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■ 情報カードを使って高速すごい会議

プロジェクトの後期フェーズのキックオフミーティングをすごい会議スタイルで開催。 もろもろの制約条件があって2時間程度しか時間がとれないので、今日はスピーディに進めたい。 幸い参加者はみなすごい会議慣れしていて、結束力もある。

今までのすごい会議では参加者が「各発言時にホワイトボードに書く」という部分に時間がかかっているようなので、今回は買ってきた情報カードを利用してみることにした。

参加者は計4人。

@ 今回の方法

• 「書いてから発表する」にあたりワークシートに書き出すのではなく、直接B6の無地の情報カードに書く。
• 基本的には1カード、1項目にする。
• B6だと(机に広げるには)大きすぎるので適宜切る。
  • 問題点などを書く時は、情報カードを半分に切って書く。
  • 担当分野を書く時は、情報カードを6つに切って書く。

はっ、速い。

今回はミーティングスペースの都合から前半ホワイトボードが使えなかったこともあり、発表はテーブルの中央に情報カードを披露する形で行うようにした。 ホワイトボードに書く手間だけでなく、立って移動する手間もない。

さすがに時間が短いし参加者が慣れているということで、いくつか手順をはしょろうかと思っていたのだが、結局フルセットやって2時間15分で完了した。

巨大ポスト・イットも使ってみたいけれども、コスト的にもスピード的にもカード式もなかなか良いことを実感。

@ 感じたメリット

• 速い。
• そのままカードが記録になる (後の手順で使える)
  • 担当決定後のコミットメント作成時に参照情報として、問題点カードを適任である担当へそれぞれ渡せる。
• 同じ発言を集めて整理できる。担当分野の抽出も非常に効率的。
• コミットメント・リスト作成時には簡単に日付順に並び換え、挿入ができる。

@ ルール化すると良さそうなこと

• 濃い目で太字のペンで書く。
• 字は大き目に書く。
• 手順名(キーワードでも可)を書く(あとでどれかわからなくなる)。
• 誰のカードかわかるようにする(発言者名、イニシャルなどを書く)。

4人で着席してやるならば、情報カードは最初からもう少し小さいものでもいいかもしれない。

• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• すごくない会議 (2005-06-29)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• 「すごい会議」と問題解決のスコープ (2005-06-15)

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