nDiki

2010年2月24日 (水)

■ Google Apps カレンダーを全員/チーム内で共有する方法

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Google Apps カレンダーの共有方法もようやくわかってきた(Google Apps Standard Edition の場合)。全員の Google Apps カレンダーに自動的に組織のイベントカレンダーなどをを追加する方法がないかなと思ったがそれはないみたい。

最初は「特定のユーザと共有」にずらっと追加していかなければならないかとガッカリしたがさすがにそれほど酷くはなかった。多数のユーザとカレンダーを共有する方法は以下。

@ ドメイン内の全てのユーザと共有する(閲覧権限/時間枠表示)

カレンダーを作成する (誰か)。
カレンダーの共有設定で
- 「このカレンダーを他のユーザーと共有する」をチェックする。
- 「このカレンダーをドメイン<ドメイン>のすべてのユーザーと共有する」をチェックし、権限レベルを選ぶ。
カレンダー ID をアナウンスする。
閲覧したい人が[他のカレンダー]-[同僚のカレンダーを追加]で、カレンダー ID を指定して追加する。

2. までの設定でいいと最初思ったのだが待てども他のユーザーにカレンダーが追加されず困っていた。各自明示的に追加する必要があるんだね。

@ チーム内のユーザと共有する

Google Apps 内にグループを作ってそのメールアドレスに対して[特定のユーザーと共有]を設定する。権限は任意のものを選択可能。

設定するとグループメンバにメールで通知が行く。メールにあるリンクを踏むとカレンダーに追加される。グループメンバがカレンダーを登録解除しても権限は設定されたままなので、カレンダー ID がわかれば後日またそのまま追加できる。

@ 個別ユーザと共有する

これは通常の Google カレンダーと同じ。

ちなみに Google Apps のデモ動画では[他のカレンダー]-[同僚のカレンダーを追加]にメールアドレスを指定してさっと自分のカレンダーに追加して予定を確認してウハウハしているが、あれをやるには前記の「このカレンダーをドメイン<ドメイン>のすべてのユーザーと共有する」を相手が設定してある必要あり。設定していないとアクセスを依頼するメールを送るダイアログが表示される。当初これもアレアレってなったけれど、理解できればああなるほどという感じ。

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