nDiki : タスク管理

テキストファイルアウトライナーとして TaskPaper を購入した

アウトライナーの OmniOutliner や WorkFlowy などを活用しようかなとちょっと前から使っているのですが、出来上がったアウトラインをテキストファイルに落とすのがやっぱりどうしても面倒でどうしたもんかなとなりました。過去何度も同じことを繰り返しているのですけれども。

独自形式や OPML 形式ではなく、最初からプレーンテキストに近いテキストファイルをネイティブな形式として扱えるアウトライナーが無いかなぁと以前から思っていたのですが、実は TaskPaper がそうだったと今頃知りました。

• https://www.taskpaper.com/

しかもできればいいなと思っていた「テキストファイル中のリスト形式のところだけアウトライン編集」が出来るじゃないですか。即購入しました。

個人的に嬉しい点は以下です。

• データファイルがテキストファイル。
• リスト部分は Markdown のリストと同じ。リストの部分がアウトライナー的に編集できる。
• リストではない部分はそのまま保持される。
• Ulysses で書いているメモから「このアプリケーションで開く」で TaskPaper を指定して開けばさくっとリストの部分だけアウトライン編集できる。
• 他のアプリでファイルが更新されると自動的に再読み込みしてくれるので、 Ulysses や iA Writer などと同時に開いて編集できる。

もとはタスク管理アプリなのですがアウトライナーの部分だけでも十分便利そう。

タスク管理のためのテキストファイル形式には todo.txt がありますが、サブタスク階層が作れる点とタスク以外のノートを同じファイルに書いておける点で、圧倒的に TaskPaper 形式の方が使い勝手が良いです。

なお TaskPaper には1つのファイル内にプロジェクトを複数作り特定のプロジェクトだけフォーカスするということもできるのですが、その機能を使うにはリストを第一階層からインデントしておく必要があり Markdown 形式でのリストとは違う書式で書かなければなりません。自分の場合は Markdown 形式ファイル中のリストをアウトライン編集したりちょっとしたタスクリストとして使ったりしたいので、このプロジェクト機能は無視することにしました。

(画像は https://www.taskpaper.com/ より。)

タスク管理とノートを TaskPaper に集約する

2週間前に使い始めた TaskPaper が使い勝手が良く重宝しています。アウトライナーとしてプロジェクトや課題について整理するだけでなく、その日の一次ノート先としても使うようになりました。

TaskPaper を使っていると自然と「やること」が思い浮かんでくるので、そのまま TaskPaper に書き出しています。 TaskPaper はもともとタスク管理ツールなのでそのままタスク管理できちゃうんですね。ただ今は Remember The Milk をメインのタスク管理ツールとして使っているので、TaskPaper にもタスクリストがあると面倒なことになってしまいます。

さてどうしようかなーと思ったのですが

• タスク管理ツール: Remember The Milk
• 思考ツール: TaskPaper
• ノートツール: Ulyssess

と使っている中で一次ノートの書き出し先は TaskPaper で済ませらそうなので、タスク管理ツールも TaskPaper に寄せてみることにしました。これで Mac でのワークスペースを TaskPaper に一本化まとめられそうです。タスク管理を TaskPaper でするにあたり気になる点は

• 繰り返しタスクに関する機能がほとんどない。
• TaskPaper フォーマットに対応した良い Android アプリがない。

あたり。

繰り返しについては、デイリータスクやウィークリータスクは Toggle Done コマンドで一括完了外しをすることで運用できそうなのでしばらくそれでやってみるつもりです。

Mac を開かないとタスク管理できないとさすがにプライベートなものは困るので、やはり Remember The Milk も引き続き使うことはします。シチュエーションにに合わせて Remember The Milk で管理するものと TaskPaper で管理するものとを分けようと思います。

• https://www.taskpaper.com/

今日のさえずり: todo.txt よりも圧倒的に良かった

2017年03月29日

• 23:48 TaskPaper でタスク管理してみたところ todo.txt よりも圧倒的に良かった。繰り返しがネックなのは一緒。

iPhone 用の TaskPaper アプリとして Editorial を入れてみる

最近 Mac を使っている時のタスク管理ツールとして TaskPaper を便利に使っています。今のところスマートフォンでこのタスクリストを扱うことは無いのですが、思い浮かんだことをさっと書き込んでおきたいことはたまにあります。 iPhone 用テキストエディタで TaskPaper ファイル形式にも対応している Editorial を入れてみました。

http://omz-software.com/editorial/

ちょっと触ってみて気がついた点は以下です。

ファイル関連

• iA Writer のように都度 Dropbox 上のファイルにアクセスするタイプのエディタではなく Ulysses のようにフォルダツリーを同期するタイプ。1つのフォルダしか指定できない。
• 書き込みは比較的すぐ Dropbox へ反映してくれるみたい。読み込みは明示的にメニューから同期してあげないといけなさそう。
• TaskPaper ファイルとして認識させるには拡張子を taskpaper にする必要がある。

今は Dropbox 上で TaskPaper ファイルを離れたフォルダに置いているので、 Editorial を使うとすると近くに寄せておく必要があると感じました(ずっと上の方の祖先フォルダを同期指定すると同期対象が多すぎて大変なことになりそうだし、階層を上がったり下がったりも面倒そう)。

それから今は Markdown ファイルも TaskPaper ファイルも拡張子を txt に統一して使っているのですがここも運用を変える必要ありです。

編集関連

• 折り畳みできるのはプロジェクトのみ。リストは折り畳みできず、フォーカスすることもできないので、深い/長いリストは扱いにくい。
• 各行のドラッグハンドルを掴んで上下移動できるので通常のテキストエディタよりは便利。リストごとまとめて移動はできないのでアウトライナーとしての編集機能はほぼなし。

ということであくまでも TaskPaper 形式のハイライト・若干の編集補助があるテキストエディタと思った方が良い感じです。

Editorial だけでタスク管理するのは難しいと思いますが、 Mac から離れているときにさっと確認したりちょっと修正・追記したりするのには使えそうです。

(画像は http://omz-software.com/editorial/ より)

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[ iOS アプリレビュー ]

TaskPaper で Doing リスト

2週間ほど前からタスク管理に TaskPaper を使い始めています。アウトライナーとしてプロジェクトやタスクをいろいろ検討しながら分解していけますし、近くにノートを書けるフォーマットなので気軽に補足を書いておけたりするしで、とても便利に使っています。ただ1点不便だなと思うことがあります。検索による絞り込みで今日やるタスクをざっと眺められる点は良いのですが、それらを今日やりたい順番に並べることができないのです。

一方 GTD をしている中で「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で次の行動を選んで実行していくと、 WIP がどんどん増えてしまうなと最近思うようになってきました。やはり仕掛かるプロジェクトを減らしてその中のタスクをどんどん進めた方が良いなと最近感じています。

そんなことを考えて手動で TaskPaper 上に Doing リストを作ることにしました(過去にもたまに紙でやったりしたことがありました)。ルーチンワークのリストアップなどが面倒かなと思っていたのですが、雛形からコピーするのが思ったより苦ではなさそうです。あとはプロジェクトの中からどう抜き出してくるか(プロジェクトごと Doing リストに移動してくるか、 Doing には端的に書いておいて詳細はプロジェクトの方を参照するのか)がちょっと迷っていますが、ここはやりながら考えていくつもりです。

フィルタされてきたタスクリストから実行していくよりも Doing リストから実行していく方が「自分で決めたことを上からやっていくぞ」と覚悟を決められので、ガッツのいるタスクを先送りを減らせそう。

Remember The Milk のかわりに TaskPaper を使って気付いたこと

3月下旬にタスク管理ツールを Remember The Milk から TaskPaper に替えて1カ月弱経ちました。基本 MacBook Pro を開いている仕事に関するタスク管理では引き続き TaskPaper を使い、逆に PC を開いていない時間も多い個人のタスク管理はメインを Remember The Milk に戻すことにしました。

Remember The Milk を離れて TaskPaper を使って気付いたこと

• ソート機能で並べられたリストよりも、主体的に手で並べたリストの方がより重いタスクをやる気になる。Doing リスト良い。
• そのかわり Remember The Milk で「日時順にソートしてやることを確認できる」「開始日時指定を使って夕方以降のタスクを隠しておける」などはあらためて便利だと思った。
• 「次の行動(GTD)」を抽出したリストでタスクを進めていくと「重いタスクを後回しにしがち」「WIP が増える」。 TaskPaper で Doing リストに「プロジェクト(GTD)」を入れるようにしたら同じプロジェクトのタスクをまとめて取り掛かりやすくなった。
• TaskPaper ではメモも気軽に一緒に書いておけて便利。
• TaskPaper はサブタスクを展開した状態で見渡せるのも良い。 Remember The Milk ではサブタスク単位でしか見られないのでサブサブタスクまであまり使わずにできるだけフラットにした方が良さそう。
• TaskPaper ファイルは1つにしておいた方が煩雑でなくて良い。

TaskPaper のメリットというよりは Doing リストのメリットに気付けたかなという1カ月でした。

個人タスク管理を TaskPaper から Remember The Milk に

昨日考えた通り、個人タスク管理は Remember The Milk に戻しました。

Remember The Milk 内に手で並べる Doing リストを作って活用します。

それから過去 Remember The Milk を使っている時には機能的に便利なこともあってルーチンワークを繰り返しタスクとしてたくさん登録していたのですが、やれないとどんどん溜まって見通しが悪くなるのでできるだけ減らすことにしました。朝ルーチンワークや週次レビューなどの一連のルーチンワークは TaskPaper 上でチェックリストを作って進めることにします。

全部 TaskPaper から Remember The Milk に戻す

TaskPaper に飽きてきたこともあって、ルーチンワークも含め全面的に Remember The Milk にタスク管理を戻し始めました。

ついリストをルーチンワークだらけにしがちなことを反省して、一連のルーチンワークはサブタスクとしてまとめて親タスクをリピート設定してみることにしました。これで見通しが良くなりました。

それからこれを機会に1日分の WILL DO リスト(クローズリスト)を作るようにしてみます。毎朝その日にやるタスクを決めて優先度1にし、それを抽出した @today スマートリストを WILL DO リストとする運用にしてみようと思ってます。

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

• 原則1 新しい仕事は「明日やる」を基本にする
• 原則2 クローズリストを使う

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

「すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

「すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

• 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
• 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

• 緊急レベル1「今すぐ」
• 緊急レベル2「今日中に」
• 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

WILL DO リスト

その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズリスト。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の WILL DO リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の WILL DO リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず WILL DO リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

WILL DO リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

• 原則1 とにかく、する (Do)
• 原則2 一番始めに、する (First)
• 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

• 「やり残し」を片付ける
• 仕事のシステムを修正する
• プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二分等法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

• 「毎日15分」など時間を決め確保する。
• 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
• 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

• 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
• 「コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
• 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則」
• 「タスク」「プロジェクト」
• 「タスク・ダイアリー」
• 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
• 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
• 「ダッシュ法」「期限の効果」
• 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

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[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

何もコミットしないスプリントで各自好きなことをして得られたもの

「プロダクトバックログアイテムについては何もコミットしない」で各自好きなことをして良い1週間スプリントが終わったのでチームでふりかえりました。

何をやらなかったか?

• スプリントプランニング。スプリントバックログは空。

何をやったか?

• チームとして
  • デイリースクラム(朝会)はいつも通りやった。
  • プロダクトバックログリファインメントもいつも通りやった。
  • スクラム外でやったことをレビューした。
• 開発メンバがやったこと
  • プロダクトバックログアイテムを準備完了にするための情報収集・まとめをやった。リリースできるものはリリースまでした。
  • BTS にある不具合報告についてどんどん調査をした。
  • まとまった時間でシェルの設定を見直して開発しやすくした。QOL が上がった。

このチームが自主的に決めたワーキングアグリーメント(記事)に

スプリントゴールが全て達成された場合は、優先する割り込みタスクがあれば対応し、そうでなければ準備完了になっていないプロダクトバックログアイテム(PBI)に関する情報収集・まとめを優先度の高いものからしよう。」

というのがあり、この活動をしていたメンバが多かったです。「スプリントバックログが空 = ただちにスプリントゴールが達成されたので PBI の準備に取り組んだ」わけですね。

環境整備にあてたりとかはあまり多くなかったようです。シェルの設定見直しをしたエンジニアは「失敗したら1日潰れてしまいそうで普段やれなかったことをできた」とやって良かったと言っておりました。

どう感じたか?

開発メンバからは以下のような意見が出ました。

• 「スクラムを始める前のチケット駆動開発時代に戻った感じ。」
• 「スクラムで開発をしない場合(タイムボックスが無い場合)、個人でしっかり時間・タスク管理する能力が求められると感じた。」
• 「半年に1度くらい頻度でまたやりたい。」
• 「スクラムでやりたい。」

得られた気付きは?

• タイムボックスの良さにあらためて気付いた(期日から逆算していつまでに何をやるということを考えやすい)。
• 複数人で作業を見積もることで自信が得られることに気が付いた。

自由になったことで、普段やっているアクティビティの良さを再認識できたようです。チームが取り組んでいるプロダクトの状況から考えるとスクラムではなくカンバンの方が進めやすいのかもしれないのではと私は考えていたのですが、今回の取り組みで開発メンバは「スクラムで続けたい」と改めて思ったとのことです。

スクラムの基本からは外れる取り組みではありましたが、基本通りにやっていたのでは感じ考えることのことができないことを得られたという意味では非常に有意義な1週間でした。

今日のさえずり: 駅に着いた時に「トイレットペーパー!」って通知させられるので Google Keep 良い

2017年08月22日

• 20:13 駅に着いた時に「トイレットペーパー!」って通知させられるので Google Keep 良い。
• 20:17 いつものエリエール。
• 21:21 @youclick0113 他のタスク管理ツールにも場所リマインダー機能はあったりするのですが、 Google Keep のがお手軽で好きです。精度も結構いいですし(Xperia Z5 の場合)。
• 24:48 壁際に謎の黒い物体があったので恐る恐るティシューでつまんでみたら、夜ご飯のおかずに入っていたひき肉だった。