nDiki : 次の行動

■ 先送りに立ち向かう

GTDの次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

• (GTDにおける)プロジェクトにして、小タスクに分割しなおす。
• いつか/もしかしたらリスト行き
• ゴミ

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

@ 参考

• シゴタノ！ - タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 仕事をサクサク進めるための１２のコツ

■ PCを使わない時間を作る

家にいるときも、ちょっとした時間があるとついノート PC を開いて作業したりネットサーフィンしたりしてしまう。 一旦PCで何かを始めると立って動くのが面倒になってしまい、ついつい「本当にやっておきたい事」をしそびれてしまう。 自宅でしか実行できない「次の行動」のリストが長くなる一方だ。

いけない、いけない。

PCを使わない時間帯あるいは使っていい時間帯を決めて、PCから離れる時間を作るというルールを自分の中で持ってみるのがいいかもしれない。

よし、今日から。

……めずらしく夕食でワインを飲んだら、眠くなってグーグー。 確かにその間はPCを使わなかったけれど、ちょっと意味が違うな。

夕食後の自由時間のうち、半分はPCを使わない時間にするように心がけてみたい。

■ 自然に計画するためのモデル(GTD) と High-Performance OS

GTD では、収集バケツからのワークフローが有名である。 しかしあまり取り上げられることが少ないのだが、かなり重要だとここ最近思っているのが「自然に計画するためのモデル」である。このモデルでは、次の順に頭を動かしていく。

1. 目的と原則を定義する
2. 結果を思い描く
3. ブレーンストーミングする
4. 整理する
5. 次の行動を明らかにする

(仕事を成し遂げる技術 p.85)

ついとりがちなのは「反応型の計画モデル(不自然な計画モデル)」で、目先の行動で行き詰まって手遅れながら逆順にステップをあがっていくというものである。

GTD というと細かい「次の行動」をガンガン進めていくという印象があるが、それらの行動は(意識的に、あるいは無意識的に)目標からブレークダウンされたものでなければならない。

@ High-Performance OS

「自然に計画するためのモデル」はハワード・ゴールドマンの High-Performance OS に通じるところがある。 High-Performance OS でも

1. ビジョン
2. 戦略的フォーカス
3. 何をするか? (what)
4. どうやってするか(how)

というように、目的・目標から始める。 重要。

@ 日常ではどうか?

大きなミッションでは、まず計画フェーズでこれらを熟考する(マズイ、何となくでいってしまうことも多々アリ)。

しかし比較的小さな規模の(GTD でいうところの)プロジェクトは、つい反応的に行動をとってしまいがちである。 依頼のままのアクション・思いついたアクション・やりやすいアクション・面白そうなアクションから手をつけて、結果的に忙しい割にはあまり成果が出ていないこともしばしばだ。

もっとゴールを見据えて効果的に行動していきたいところである。

• 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法
• すごい考え方

■ GTD 週次レビューが2時間で終わらない

金曜日なので2時間とって週次レビューを行う。

しかし今日は2時間経っても終わらなかった。 多少仕事の割り込みがあるとはいえ、ちょっとかかり過ぎな感じである。

気がつけば「2分で終わらないこと」までやってしまっているのが問題かもしれない。 こちらは、実行を分けることを意識する必要がありそう。

それから

• すんなり次の行動に落とせないプロジェクトがリストにあること
• 先送りしている次の行動の処理を行う時間がいること (より実行可能な次の行動への書き換えや、実は「プロジェクト」処理など)

も、レビューに時間がかかる要因。

もう少しやり方を見直せば2時間程度で終わるようになるのだろうか。 それともレビュー時間を増やす (2回に分ける?)必要ありか。

■ GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

@ 外出先での次の行動リストは携帯電話に

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

@ Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーン ポケット付きメモ [M] を使ってみることにした。

@ もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニーが2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

■ Task Coach で GTD

今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。

• その日からプロジェクトマネージャの仕事が1つ増えて、扱うタスクが増えた。それに従い追跡しなければならない GTD プロジェクトが増えた。
• ここ最近の傾向では PC が使える環境での仕事が多いので、PC 上で GTD まわせると感じた。
• (GTD 的には NG なのだが)次の行動リスト・プロジェクトリストを日付順に分類してみている。

が 手帳から Task Coach にした理由だ。

RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。

@ プロジェクトリスト

Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。

@ 次の行動リスト

次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザで印刷すれば、次の行動リストシートができる。

@ 完了予定日

完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。

@ 総評

ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。

やはり GTD 用にデザインされたツールの方が、一般用のタスク管理ツールよりも運用しやすいことを実感。

■ 2008年夏の GTD 運用ツール

ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。

@ inbox

キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。

これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。

@ 次の行動リスト

基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。

Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。

ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。

ルーチンワークなどのリピート系も RTM。

@ プロジェクトリスト

TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@待つリスト

これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@ スケジュール

Google カレンダーがマスター。

• 日時変更が容易。細かい作業予定もストレスなく入れておける。
• ケータイにリマイダメールを送れる。
• 共有/公開できる。
• 済んだイベントをログ化しておける。

という点で紙ベースより便利。

アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。

@ いつか/もしかしたらリスト

Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。

@ 参照ファイル

これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。

外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。

@ tickler file

tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。

TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。

@ システム手帳について

ほぼ日手帳復活なので、システム手帳は不要にしたい。 しかし

• 願望系いつか/もしかしたらリスト
• 目標

などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。

■ GTD ワークタイムテーブル再考

昨年仕事のタイムテーブルについて以下のように決めてトライしてみていた。

午前中に集中作業をあて、午後に2回ルーチンワークを設定。 午後にプロジェクトレビュー時間を設定して、その日の残りの時間で追加された次の行動を取れるようにした。

しかしやってみるとすっきりしなくて結局この流れに沿って仕事しなくなった。 考えてみると以下の2つが大きな理由かなと思う。

• 仕事のはじめにメール処理を含む GTD inbox 処理をしておかないとその日にやらなければならない仕事など出遅れそうで不安になる。
• 15:30 にGTD プロジェクトレビューをやる気にならない。午後一番の仕事をまだ続けたい状態か、もしくは集中が切れている状態でどちらにしても頭が切り替わらない。

ということでやはり午前中に GTD を一巡まわしておいた方が自分にはよいようだ。 午後のタイムテーブルについても再整理が必要だな。

[ 時間管理 ]

■ ワークタイムテーブルを簡素化して管理時間を削減

仕事の時間をいくつかに分割して「GTD 次の行動実行時間」「ルーチンワーク」「レビュー」などをそれぞれ行うタイムテーブルにしてみているんだけれども、どうもやりすぎてしまっているようだ。

今は Remember The Milk 上に時間帯別にスマートリストを作ってそれぞれやることをリピートタスクとして登録しペースメーカーとして使っている。 朝夕の GTD inbox 処理や日報作成などデイリールーチンワーク、またその他ウィークリールーチンワークは漏れなくやっていくことができるのでうまく機能している。

ただ日中の時間帯は主にプロジェクト関係の作業や開発・ミーティングなどがあるのでやる事が日によって違うし、集中具合によってどの時間にやるかも変わってくる。 逆に Remember The Milk 上のタスクが精神的にうっとおしく、また実際に(やらなかった場合を含む)完了処理の時間もばかにならない感じだ。ちなみに Google Chrome だと RTM ちょっと遅い。

ということでルーチンワークは、出社後と夕方の2つの時間帯のみに集約することにした。時間帯別の Remember The Milk のスマートリストも [AM]・[PM]・[夜](パーソナルなタスク用)の3つになりすっきり。

何ごともやりすぎは良くないな。

[ 時間管理 ]

■ プロジェクト名・タスク名の最後に「ゲーム」をつけてみる。というゲーム。

GTD で管理している「プロジェクト」や「次の行動」の最後に「ゲーム」ってつけてみた。 例えば「定例ミーティングのアジェンダを作る」を「定例ミーティングのアジェンダを作るゲーム」にしてみるとか、「進捗問い合わせのメールを送る」を「進捗問い合わせのメールを送るゲーム」とか。

するとあら不思議、以前はリストの中で目にしても面倒臭くて後回しにしていたタスクが、「おっチャレンジしてみるかな。このクエストクリアしちゃおうかな。」って気になってしまうのだ。タスクは手をつけてしまえば側坐核が頑張ってくれるので、この最初のやる気にさせてくれるというのはほんとに効く。

そして仕事を終えてみると、いっぱいゲームクリアしてた。

3文字足しただけですよ。3文字。

即効性があるのでやってみるといいよ。

なお耐性がつくかどうかわからないので常用できるかどうかは不明。