nDiki : いつか/もしかしたらリスト

「いつか/もしかしたら」リスト。 あるいは「いつかやる/多分やる」リスト。 GTD で使用するリストの1つ。

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■ DateBk5 + Progect で GTD

帰省中から、DateBk5 + Progect で GTD を運用してみることにしてみた。

@ 整理

日時指定の行動

DateBk5 の予定表へ

次の行動(今日)

DateBk5 上の 優先度1 To Do でリスト化。

次の行動

DateBk5 上の 優先度2 To Do でリスト化。

待ち

DateBk5 上の優先度3 To Do でリスト化。

備忘録

DateBk5 上の優先度4 To Do でリスト化。

収集バケツ

DateBk5 上の優先度5 To Do でリスト化。

派手な色を設定した「ラベル」To Do カテゴリを作成しておいて、各優先度毎にそれぞれ区切り用の To Do を登録。各優先度中ソート表示で1番上に来るように適当な prefix を To Do 名につけておく。

@ 収集バケツ

To Do 新規作成時には「優先度5」、「カテゴリ 収集バケツ」になるようにしておくことで、まずは収集バケツに突っ込んでおくことができる。

時間のある時に収集バケツから「やる/予定/次の行動/委譲して待ち/プロジェクト/いつもし」へ。

@ 次の行動

次の行動は【<状況名>】を prefix としてつけるようにして、ソートにより同じ状況のものがリスト内で連続して配置されるようにする。

@ プロジェクト

「(GTDにおける)プロジェクト」は Progect 上の progress として整理。 そのプロジェクトの「次の行動」を優先度2の子actionとして入力し To Do Link で To Do リストに表示させるようにする。

ここで DateBk5 上の To Do からそれの属しているプロジェクトへジャンプできるようにしたい。これは PsLink の機能を使うことにする。例えば

 【会社】[机の上を掃除する]

と入力しておく。 [、 ] を PsLink で Progect へのリンク用タグと設定しておくことで、To Do から1クリックで Progect 上のプロジェクトへジャンプできる。

@ いつか/もしかしたらリスト

これも収集バケツから Progect の方へ整理するようにする。

@ 行動をおこせる To Do リストへ

今までは To Do リストには行動不可能なもの(複数の行動で構成されているもの、ネタ、いつか/もしかしたら)が混在して、いつまでも残っている不快なものがあったのだが、これが整理されてすっきり。

@ ABC分析はやめ?

1カ月半ほどTQのABC分析をベースに「日課のリスト」として To Do に入力していたのだが、重要度/優先順位づけが実践しにくかった。

今回は重要度/優先順位づけなしのGTDでやってみる。

• GTD - 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)
• お気に入りの Palmware (2005-07-06)

■ 先送りに立ち向かう

GTDの次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

• (GTDにおける)プロジェクトにして、小タスクに分割しなおす。
• いつか/もしかしたらリスト行き
• ゴミ

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

@ 参考

• シゴタノ！ - タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 仕事をサクサク進めるための１２のコツ

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)

■ DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入

去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳・A6 方眼ノート・Task Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。

一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。

@ 収集バケツ

いつでも身近に置いておける RHODIA No11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。

@ 各種リスト

• いつか/もしかしたらリスト
• 参照資料
• プロジェクトリスト
• 待つ

それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。

薄いので4冊でもまあ許せる範囲。

参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。

@ 予定表

今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。

@ 次の行動リスト

デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を試してみることにした。

• リングノートなので RHODIA と違って、複数ページにリストが増えても問題ない (RHODIA だと1枚以上のチェックリストを保持しにくい)。
• 表紙がしっかりしているし、ゴムバンド付きなので携帯に便利。
• RHODIA No11 とほぼ同じサイズでこれまた携帯に便利。
• 方眼なのでチェックリストにも最適。

その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。

もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。

つい外出時に RHODIA No11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。

別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。

しばらくこれでやってみよう。

[ 製品レポート ]

• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)

■ そうか、備忘録ファイルがあればいいのか

今週から GTD の実装を見直して各種リストを整理している。

収集バケツにあるアイテムを処理する際に迷うのが「後でやる必要があるのだけれど……」てやつ。

例えば

• (前提条件が未定だったりして)今は具体的に物理的なアクションに変換できない
• 次の行動リストに入れるには早過ぎる
• 予定表に書くほど特定の日に実行すべき内容ではない

のようなもの。

いつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと定期的にレビューするとはいえ、タイミングを逸してしまう可能性があって不安である。 そのようなものをいつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと、リストのレビュー頻度を上げて、かつ全スキャンが必要になりコストが高い。

ということで GTD 本を読み替えしてみる。

@ 備忘録ファイル (tickler file)

そうか 43 folders として実装されたりする備忘録ファイルがこの用途にはあるのか。

いや、もちろん本を読んでそういうツールがあることは知ってはいたけれど、GTD の処理フローチャートには現れないのでオプション扱いだと思っていたよ。

私自身、「備忘録」ファイルを使いだして何年にもなりますが、今ではこれなしではやっていけないほどです。-- 仕事を成し遂げる技術 p.228

う。かなり効果的なツールだったのか。 読み返すと、いろいろな個所で備忘録ファイルを使うと書いてあるし。

さっそく導入。

さすがに43個のフォルダは大変なので、まずは他とそろえてハンディピック 方眼17 で実装してみておく。 1日1ページ、月毎のページは1月を見開き2ページとして、ページに日/月を見出しとして全部書き込む。

で特定の日に受けとるアイテムはその日付のページに、月番号付きのチェックボックスリストとして書き込んでおくことにする。

これで朝1度その日のページをチェックすれば思い出すことができるので、忘れておくことができる。

このあたりはやはり DateBk5 (Palm) を使った方が便利なんだけれど、総合的に今回は一旦紙中心にしてみるということでこのようにしてみた。

しばらく使って使い勝手を確認して再検討することにしよう。

• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)

■ ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD

現在 GTD の各種リスト

• いつか/もしかしたらリスト Someday / Maybe
• プロジェクトリスト Projects
• 待つ Waiting for
• 備忘録ファイル tickler file

については、ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」を1冊ずつ割り当てている。 このスタイルで1カ月半ほどやってみたが、薄いリフィルだとはいえ4冊バラは扱いにくい。 またリストの全ての項目が終わったページは不要になるので、自由にページの用紙が差し替え可能な方がやはり良いことも確認。

差し替え可能な手帳というとシステム手帳が真っ先に思い浮かぶ。 ハンディピックと同じ程度の書き込みスペースというとバイブルサイズか。

学生時代の頃バイブルサイズのシステム手帳を使っていたが、この時はいろいろ詰め込んでいたこともあってそれは結構大きなものだっという印象がある。

今回は薄く小さく、できればハンディピック4冊分と同じ程度の厚さ(1.5cm ぐらい)に抑えたい。果して希望に合うものがあるだろうか。

@ Davinci ジャストリフィルサイズ 聖書システム手帳 JDB405M

ということでちょっと調べてみたところ、レイメイの Davinci ジャストリフィルサイズのシステム手帳がとてもコンパクトに作られているようだ。 さっそく取扱のある大丸東京店7Fの文房具売場に見にいく。

本体サイズは 105 x 180 x 16mm。 リング径 8mm の金具を用いて薄く作られている。 ペン差し部分等も省略されて非常にコンパクトいい感じだ。

ネイビーとグリーンの両方を在庫からから出しててもらう。 どちらもかなり黒に近いカラーリング。 今回はグリーンを購入してみた。

実は昨日も浜松町の談へ行って商品を確認したのだが、この日は欲しい色が見当らなかったので手ぶらで帰ってきたのであった。 ちなみにブラウンは「Davinci」ロゴ入りの裏布地が明るすぎて格好悪い。

@ 5mm方眼リフィル

ダ・ヴィンチリフィルはほぼ日手帳と同じトモエリバーを採用していて用紙が薄いというのが売りなのだが、残念ながら方眼リフィルは店頭には見つからなかった。

かわりに KNOXBRAIN の方眼メモ100を購入。 万年筆のインクの乾きも速くてまずまず。

これからは順次 GTD の各リストをこの手帳にまとめていく予定。

[ 製品レポート ]

• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)

■ GTD Next Actions リスト用ノートをやめる

ここしばらく GTD 運用では以下のツールを使っていた。

システム手帳についてはコンパクトなものをと思っていたので Davinci ジャストリフィルサイズのもの(記事)を使っていたのだが結局リング径8mm では一杯になってしまったので、しばらく前からとりあえず無印良品のシステム手帳を使っている。

しかしこのサイズアップにともない、バッグの中のノート・手帳関係が随分かさばるようになってしまった。 ということで独立していた Next Actions リストをシステム手帳へ統合することにした。

ページをミシン目で切り取ってシステム手帳のリフィルにペタペタ貼り付けて移行完了。

最近携帯電話も使うようになったので、現在の実装は以下。

紙の inbox の場合レビューまで間があきがちなので、急ぐもの・その後の処理がデジタル上で流れるものは携帯電話のメールから PC のメルボックスに送るようにしてみている。

携帯電話の利用をもっと工夫したいところ。

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)

■ 2008年夏の GTD 運用ツール

ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。

@ inbox

キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。

これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。

@ 次の行動リスト

基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。

Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。

ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。

ルーチンワークなどのリピート系も RTM。

@ プロジェクトリスト

TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@待つリスト

これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@ スケジュール

Google カレンダーがマスター。

• 日時変更が容易。細かい作業予定もストレスなく入れておける。
• ケータイにリマイダメールを送れる。
• 共有/公開できる。
• 済んだイベントをログ化しておける。

という点で紙ベースより便利。

アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。

@ いつか/もしかしたらリスト

Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。

@ 参照ファイル

これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。

外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。

@ tickler file

tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。

TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。

@ システム手帳について

ほぼ日手帳復活なので、システム手帳は不要にしたい。 しかし

• 願望系いつか/もしかしたらリスト
• 目標

などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。

• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• Evernote 使用開始 (2009-03-03)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)

■ GTD いつか/もしかしたらリストは紙が良いかな

去年の6月ぐらいから ThinkingRock を使い始めたのだが、これがなかなか良くて使い続けている。 今では GTD システムのメインの位置付けだ。

しかし使っている中で、これは紙の方がいいなと感じるところがでてきた。 それがいつか/もしかしたらリスト。 ThinkingRock にも Someday/Maybe Items というリストがあってここに入れておくことができる。 処理の時にそのままこのリストに入れることもできるし、行動が必要になったら処理に回すこともできる。

しかしこのリスト分類がないし、まずもって味気ない。 あまりレビューする気にならなくて見なくなってしまう。

いつか/もしかしたらリストって定期的に目をすることで実現可能性が高くなるものだし、そもそも見ると楽しくなる項目が多いリストなので、定期的にレビューしたくなるようにしておきたい。

このリストは手書きでシステム手帳に書いた方がいいな。 順次移行しよう。

• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• 行きたいところが無くなった (2009-02-01)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)

■ 行きたいところが無くなった

GTD いつか/もしかしたらリストにいつか行きたいところを追加しようとしたところ、システム手帳にそのページが見つからない。金曜日に「東京で行きたいところリスト」更新がてら新しいリフィルに書き移したんだけれど、どうも間違えて捨ててしまったらしい。

ショック。

行きたいところ無くなっちゃったよ。

記憶にあるものはまた書き出さないとな。思い出さないものは実はもうそんなに行きたくないところだったのかな。だけどちょっと淋しい。

• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 今日のさえずり - 第一印象では SO905iCS (2007-11-01)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)