nDiki : 時間管理

• オーバーワークは最終的にパフォーマンス低下をもたらす。

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■ TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

すごい会議でコミットメント・リストを作成していくと、コミットメントが明確になるぶんやる事も多くなってくる。問題解決のためにやってこなかった事だっだり、今まで気がつかなかった事だったり。

これらを達成していくと効果的に前進していけるはずであるが、さすがに多いと目がくらむ。重要度を把握し時間管理するスキルを高める必要がありそうだ。

ということで、まずはフランクリン・プランナーで有名な 「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を読んでみることにする。

• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

[ 書評 ] [ お薦めの本 ]

• すごい考え方 (2005-12-10)
• 早朝会議革命 - 元気企業トリンプの「即断即決」経営 (2005-07-16)
• すごい会議 - 短期間で会社が劇的に変わる! (2005-05-27)
• コミットメント・リスト vs ガントチャート (2005-10-19)
• このやり方でやると「すごいこと」が起きる。 (2005-06-08)

■ 30分早く起きて「プランニング・タイム(計画する時間)」

TQによれば

毎朝一〇分から十五分の時間を取って、その日の計画をしていただきたいとうことである。-- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.195

だそうである。またこうも書かれている:

計画のために時間を使えば使うほど、全体にかかる時間は少なくてすむ。-- p.196

そういえば学生の頃から今まで何度か、朝あるいは就寝前に行動リストのチェックにトライしてみた事があったれども継続しなかったな。

今回はもう少しシステマティックに手法を適用して試してみよう。

ということで今日から30分早く起きて、計画を立てる時間にあててみることにした。 初日の今日は、DateBk5 にたまっていた To Do の整理も含めて、30分ほどかかってしまった。

フランクリン・プランナーは使っていないので、 DateBk5 ベースで「日課のリスト」作成ししばらく使ってみよう。

@ 重要度・優先度

「DateBk5 (Palm) の To Do の優先度」を、「TQのABC価値分析における重要度 A、B、C」に対応付ける。A はmust、B は should、C は could。Palm の方は5段階あるので、A、B をそれぞれ2段階に分けてみた(意味があるかどうかは不明)。

さらに TQ ではA、B、C のグループ内でそれぞれ優先順位順に番号をつけて A-1、A-2、…、B-1、B-2、… のようにする。 DateBk5 では直接この値を入力できない。 今回は DateBk5 が To Do を自動的にソートする事を利用して、項目名の先頭に NN: (NN は二桁の数字)をつけておくことで順序付けするようにしてみた。20: よりも 10: の方がリストの上の方に表示される。

あとは必要に応じて実行する時間を決めて、予定表の方に転記する。

@ 心のやすらぎ

で、実行。 リストの上(重要度+優先度の高いもの)から着手していく。

ここで「困難」なものはつい後回しにしたくなるが、できるだけふんばって上からこなしていく。

ちょっと辛どい時もあるけれども、項目が一つづつ完了していくと何とも気持ちが良い。

To Do のリストに溺れかけていたところに、真っ直ぐロープがはられた感じ。 TQ のABC価値分析における、must / should / coluld も明快で良い。

今まで、何となく1〜5の優先度をつけたあとに(重要なのかもしれないのに)緊急度や「やりたくない度」に応じて調整してしまっていた自分にも気づかされた。

• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• TQ 読了 - ちょっとずつ実践中 (2005-07-08)
• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 (2005-06-16)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)

■ 「私の人生で何が最も大切なものだろうか」

「私の人生で何が最も大切なものだろうか」 -- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.101

「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探求」の第二章「『価値観』を発見する」を週末を利用してやり始めてみる。

@ 学生時代

自分の基本的価値観を明確にし直すのはいつ以来だろう。 20歳前後の頃に挙げたのは以下のものだったと思う。

• 信じる (自分を信じる。自信を持つ。等々)
• 本質を見極める
• 楽観的に考える
• ゆとりを持つ

その頃の手帳に書き記したものを探してみたけれど見あたらなかったのでうろ覚え。 なのでちょっと違うかもしれない。 当時は「価値観」という名前ではなくて、「信念」とかそんな感じの題目で列挙していたはず。 あと何かあった気がするけど忘れた。忘れたということは、重要でなかったか心の底からのものでなかったか身にならなかったのどれかなのだろう。

10年以上経ったが、さて今の自分はどうだろう。 そんなにブレてないと自分では思うが、他人から見てどう感じるであろうか。

@ 今

今回はもう少し洗い出してみようと思う。 列挙してみると、それらは上位概念・下位概念の関係で整理できるものもあるな。

じっくり時間をかけて練ってみよう。

• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)
• 30分早く起きて「プランニング・タイム(計画する時間)」 (2005-06-20)
• TQ 読了 - ちょっとずつ実践中 (2005-07-08)
• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 (2005-06-16)
• ファブリック・マキノ・ヘリンボーン (2008-10-18)

■ GTD アクション確保のための時間割

複数の提案書レビューをショートサイクルで繰り返すというスタイルのフローをいま実践中で、そのため最近はスケジュールにミーティング時間がどんどん書き込まれるという状態である。

自分の中でルールを確立していないため、ミーティング時刻の設定はなんとなく。 何も考えずにこのまま続けていくと、スケジュールがミーティングで埋まってしまいそうだ。 しかしそうなるとその他のアクションが実行されず、責任ある仕事ができなくなってしまう。

いい機会なので、GTD にある次の行動リストの項目を実行するための時間帯とミーティング時間帯をある程度分けて決めてみてしまうことにした。 生理的な「はかどる時間帯」等も考慮してタイムテーブルを考えてみた。

• *1 金曜日は GTD 週次レビュー時間
• *2 単調作業 / 事務処理 / 整理等

論理的な仕事に向いている午前中には社内ミーティングを入れずに、頭を使うアクション(計画や提案立案など)を実行したい。

14:00 - 15:00 は眠くなる時間帯のようなので、待つリストをチェックして他の人に状況を確認するなど、コミュニケーション用時間とする。

社内ミーティングは原則 15:00 - 17:00。場合によっては前後 1時間もミーティング設定可。この時間帯にミーティングがない場合は、単調作業があればこなすようにする (貴重な午前中にやらないように)。この時間帯は繰り返し作業などに向いているらしい。

そういえば社内ミーティング 13:30 開始っていうのがあるのだが、これは準備する側の時には楽だけれど、そうではない側の時はその30分が中途半端であまり効率が良くないというのが最近の印象だ (その隙間時間を活用するのが GTD の極意ではあるのだが)。

最後の1時間は日によって無かったりする可能性があるので、バッファ的な時間としておく。in-box もここで処理しておく。

まずはこれでトライ。

[ 時間管理 ]

• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (2007-04-15)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)