nDiki : 次の行動リスト

「次の行動」リスト。 GTD で使用するリストの1つ。

体を使った具体的な次の行動のリスト。

「次の行動」が多い場合状況に応じてカテゴリー分けするのが良いとされている。

RHODIA メモ レビュー ThinkingRock Palm RTM tickler file システム手帳 ミーティング ほぼ日手帳 手帳 ノート メール 携帯電話 DELFONICS DateBk5 HEAD PORTER Web ブラウザ PDA 印刷 ハンディピック Task Coach Remember The Milk Google カレンダー フロー ソニープラザ ケータイ コミュニケーション Gmail 計画

■ 先送りに立ち向かう

GTDの次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

• (GTDにおける)プロジェクトにして、小タスクに分割しなおす。
• いつか/もしかしたら行き
• ゴミ

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

@ 参考

• シゴタノ！ - タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 仕事をサクサク進めるための１２のコツ

• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)

■ DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入

去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳・A6 方眼ノート・Task Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。

一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。

@ 収集バケツ

いつでも身近に置いておける RHODIA No.11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。

@ 各種リスト

• いつか/もしかしたら
• 参照資料
• プロジェクト
• 待つ

それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。

薄いので4冊でもまあ許せる範囲。

参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。

@ 予定表

今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。

@ 次の行動リスト

デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を試してみることにした。

• リングノートなので RHODIA と違って、複数ページにリストが増えても問題ない (RHODIA だと1枚以上のチェックリストを保持しにくい)。
• 表紙がしっかりしているし、ゴムバンド付きなので携帯に便利。
• RHODIA No.11 とほぼ同じサイズでこれまた携帯に便利。
• 方眼なのでチェックリストにも最適。

その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。

もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。

つい外出時に RHODIA No.11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。

別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。

しばらくこれでやってみよう。

[ 製品レポート ]

• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• RHODIA No.11 にぴったりなロットリングのボールペン (2006-04-20)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)

■ そうか、備忘録ファイルがあればいいのか

今週から GTD の実装を見直して各種リストを整理している。

収集バケツにあるアイテムを処理する際に迷うのが「後でやる必要があるのだけれど……」てやつ。

例えば

• (前提条件が未定だったりして)今は具体的に物理的なアクションに変換できない
• 次の行動リストに入れるには早過ぎる
• 予定表に書くほど特定の日に実行すべき内容ではない

のようなもの。

「いつか/もしかしたら」リストへ入れてしまうと定期的にレビューするとはいえ、タイミングを逸してしまう可能性があって不安である。 そのようなものを「いつか/もしかしたら」リストへ入れてしまうと、リストのレビュー頻度を上げて、かつ全スキャンが必要になりコストが高い。

ということで GTD 本を読み替えしてみる。

@ 備忘録ファイル (tickler file)

そうか 43 folders として実装されたりする備忘録ファイルがこの用途にはあるのか。

いや、もちろん本を読んでそういうツールがあることは知ってはいたけれど、GTD の処理フローチャートには現れないのでオプション扱いだと思っていたよ。

私自身、「備忘録」ファイルを使いだして何年にもなりますが、今ではこれなしではやっていけないほどです。-- 仕事を成し遂げる技術 p.228

う。かなり効果的なツールだったのか。 読み返すと、いろいろな個所で備忘録ファイルを使うと書いてあるし。

さっそく導入。

さすがに43個のフォルダは大変なので、まずは他とそろえてハンディピック 方眼17 で実装してみておく。 1日1ページ、月毎のページは1月を見開き2ページとして、ページに日/月を見出しとして全部書き込む。

で特定の日に受けとるアイテムはその日付のページに、月番号付きのチェックボックスリストとして書き込んでおくことにする。

これで朝1度その日のページをチェックすれば思い出すことができるので、忘れておくことができる。

このあたりはやはり DateBk5 (Palm) を使った方が便利なんだけれど、総合的に今回は一旦紙中心にしてみるということでこのようにしてみた。

しばらく使って使い勝手を確認して再検討することにしよう。

• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)

■ 会社に置き忘れた定期券の所在ををライブカメラで確認

今日は誕生日ということで早めに会社を出たのだが、駅の近くまできてフリースジャケットのポケットに何も入っていないことに気がつく。 「あ、定期券忘れた」。

慌ててでたせいで、定期入れを忘れてきてしまったらしい。 GTD 用の RHODIA と、次の行動リストも一緒に忘れてきてしまったのもかなり痛い。 しかしここまできて取りに戻ると早く会社を出た意味がなくなってしまうので、泣く泣く切符を買って帰宅。

明日出社すれば定期入れはどこかにあるはずだが、はてしかしどこに置いてきたのだろう。

あ、そういえばライブカメラがあるじゃないか。 ということで帰ってさっそくアクセス。 Web ブラウザから BL-C10 のカメラ方向を移動させて机の上に向けてみると、ぽつんと置いてあった。 こういう時には、向きの変えられるライブカメラは非常に便利。

まだオフィスに残っている(カメラのモータ音で、私が家からアクセスしているだろうことは感ずいている)同僚に Skype チャットで話しかけたら、あれよあれよとデスクの上が大変なことに。

主犯は zakwa 女史だな。ばっちり腕が写ってますぜ。

とりあえず定期入れを端に寄せてもらって一安心。

• ホームネットワークカメラ BL-C10 買っちゃった (2005-01-18)
• ネットワークカメラが欲しい (2005-01-15)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• Twitter のアカウントを作成して、今何をやっているかを晒す (2007-04-06)

■ GTD アクション確保のための時間割

複数の提案書レビューをショートサイクルで繰り返すというスタイルのフローをいま実践中で、そのため最近はスケジュールにミーティング時間がどんどん書き込まれるという状態である。

自分の中でルールを確立していないため、ミーティング時刻の設定はなんとなく。 何も考えずにこのまま続けていくと、スケジュールがミーティングで埋まってしまいそうだ。 しかしそうなるとその他のアクションが実行されず、責任ある仕事ができなくなってしまう。

いい機会なので、GTD にある次の行動リストの項目を実行するための時間帯とミーティング時間帯をある程度分けて決めてみてしまうことにした。 生理的な「はかどる時間帯」等も考慮してタイムテーブルを考えてみた。

• *1 金曜日は GTD 週次レビュー時間
• *2 単調作業 / 事務処理 / 整理等

論理的な仕事に向いている午前中には社内ミーティングを入れずに、頭を使うアクション(計画や提案立案など)を実行したい。

14:00 - 15:00 は眠くなる時間帯のようなので、待つリストをチェックして他の人に状況を確認するなど、コミュニケーション用時間とする。

社内ミーティングは原則 15:00 - 17:00。場合によっては前後 1時間もミーティング設定可。この時間帯にミーティングがない場合は、単調作業があればこなすようにする (貴重な午前中にやらないように)。この時間帯は繰り返し作業などに向いているらしい。

そういえば社内ミーティング 13:30 開始っていうのがあるのだが、これは準備する側の時には楽だけれど、そうではない側の時はその30分が中途半端であまり効率が良くないというのが最近の印象だ (その隙間時間を活用するのが GTD の極意ではあるのだが)。

最後の1時間は日によって無かったりする可能性があるので、バッファ的な時間としておく。in-box もここで処理しておく。

まずはこれでトライ。

[ 時間管理 ]

• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (2007-04-15)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)

■ 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか?

いつでもメモを書けるようにするためのツールとしては腰リールが有名である。

自分は流石にそこまで進歩的なスタイルは取れないので、腰に HEAD PORTER の PDA ポーチを下げ、最近使わなくなった CLIE のかわりに inbox 用の RHODIA No.11 と次の行動リストを書いた Rollbahn を入れている。

これで街歩きや出勤中でも好きな時にメモが取れる。

いや、取れないシチュエーションがある。

それが電車の席に座った時。

電車の座席に座ったら、左右に幅をとらないように PDA ポーチごと腰の後に回して腰とせもたれの間に押しこむようにしている。 そうすると隣に人がいる場合、もはや到着駅までメモが取り出せなくなってしまうのだ。

下手に取ろうとすると、隣が女性なら痴漢と勘違いされそうだし、女性でなかったとしてもスリと間違われるかもしれない。

これは腰リール派の人も同様な悩みをかかえているのではないかと思うのだが、どうなのだろう。

やっぱり、胸ポケットかネックストラップにサブのメモツールを用意することを考えた方が良いのかもしれない。

• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 常に持ち歩くアイテム用に PORTER SMOKEY バッグ - 誕生日プ... (2007-04-27)
• HEAD PORTER TANKER PDAポーチ (2004-03-14)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• モンベルクラブ渋谷店 (2004-08-07)

■ GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No.11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

@ 外出先での次の行動リストは携帯電話に

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

@ Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーン ポケット付きメモ [M] を使ってみることにした。

@ もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニーが2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか? (2006-10-30)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)

■ Task Coach で GTD

今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。

• その日からプロジェクトマネージャの仕事が1つ増えて、扱うタスクが増えた。それに従い追跡しなければならない GTD プロジェクトが増えた。
• ここ最近の傾向では PC が使える環境での仕事が多いので、PC 上で GTD まわせると感じた。
• (GTD 的には NG なのだが)次の行動リスト・プロジェクトリストを日付順に分類してみている。

が 手帳から Task Coach にした理由だ。

RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。

@ プロジェクトリスト

Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。

@ 次の行動リスト

次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザで印刷すれば、次の行動リストシートができる。

@ 完了予定日

完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。

@ 総評

ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。

やはり GTD 用にデザインされたツールの方が、一般用のタスク管理ツールよりも運用しやすいことを実感。

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• サブプロジェクトが使える GTD ツール ThinkingRock 2.0.1 (2008-06-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• WikiPage 編集画面で Ctrl+S を押すとプレビューするようにしてみる (2006-04-29)

■ ほぼ日手帳復帰

今年は1月に入ってすぐに「ミニ6穴見開き1週間ダイアリー」に乗り換えてしまった(記事)ため、ほぼ日手帳は半年ほど眠ってもらっていた。

@ 見開き1週間ダイアリーで NG だった点

で結果としては「ミニ6穴 システム手帳 + 見開き1週間ダイアリー」は自分にとってはあまりよろしくなかった。

• (これは無印良品のミニ6穴手帳の問題なのだけれども)「パタン」と開いていてくれないので、机の上であまり活用する気にならなかった。
• 結局ペンホルダーをつけなかったので、さっと書くためのペンが手帳のそばになかった。
• 厚さの問題で3カ月分のダイアリーしか入れないようにしたのだが、毎週入れ替えていくのが面倒だった。
• スケジュールのマスターは完全に Google カレンダーにしてしまったので、見開き1週間ダイアリーに書くのは tickler file 項目とミーティング時参照用に重要アポイントメントの転記のみで1日1回程度しか参照しなくなった。

あたりが NG な点。

@ ThinkingRock にミニ6穴手帳のポジションを奪われる

ミニ6穴手帳を使い始めた(記事)のは、GTD のリストの一部を Remember The Milk (RTM) から紙ベースに戻すためで、次の行動リストとプロジェクトリストについてはミニ6穴手帳で半年ほどやってみていた。

が1カ月前から使い始めた ThinkingRock (記事)がかなり良くて、この2つのリストはほぼ完全にこのソフトウェア上に移行してしまった。 ということで紙を交換できるシステム手帳のメリットが減ってしまった。

@ ほぼ日手帳の実用性

ミニ6穴 システム手帳を使ってみて、ほぼ日手帳の実用性を再認識。

• 方眼
• 1日1ページ
• 「パタン」と開く
• バタフライストッパー

はやっぱりいいわ。やっぱり復活させよう。

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• ほぼ日手帳をやめてミニ6穴見開き1週間ダイアリーに (2008-01-21)

■ 2008年夏の GTD 運用ツール

ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。

@ inbox

キャプチャツールとしてのRHODIA No.11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。

これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。

@ 次の行動リスト

基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。

Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。

ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。

ルーチンワークなどのリピート系も RTM。

@ プロジェクトリスト

TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@待つリスト

これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

@ スケジュール

Google カレンダーがマスター。

• 日時変更が容易。細かい作業予定もストレスなく入れておける。
• ケータイにリマイダメールを送れる。
• 共有/公開できる。
• 済んだイベントをログ化しておける。

という点で紙ベースより便利。

アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。

@ いつか/もしかしたらリスト

Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。

@ 参照ファイル

これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。

外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。

@ tickler file

tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。

TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。

@ システム手帳について

ほぼ日手帳復活なので、システム手帳は不要にしたい。 しかし

• 願望系いつか/もしかしたらリスト
• 目標

などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。

• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)