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■ 「とりあえず袋」は実は未処理 inbox だった

少し前から「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読みながら、自分の GTD システムを見直している。

収集のところを読んでいて気がついたのは、自分が収集していたのは主に「思考的なもの」だけだったというところ。 いやもちろん物理的なメモなどは収集して処理をしている。 しかし田口元氏訳版 Getting Things Done を読みながら「ああそういえばあまりモノそのものは inbox につっこんで処理していなかったな」と。

自宅では、すぐに片付けられない雑多なものをユニクロやロフトなどのビニール袋に放り込んでしまっている。 で、後で整理しようと思っているんだけれどほぼ放置状態。 「この袋を整理する」というのはプロジェクト化しているんだけれど、考えてみるとこれ自体が inbox だから最低週次レビューで処理しなければいけないんだよな。

それと部屋の片付けなんかもダンボールか何かを inbox にしてモノをいったん放り込んで(物理的に無理ならメモを inbox に放り込んで)処理した方が、不要なものの破棄が進む気がする。 物を捨てられない派なんだけれど、きちんとそれが何であるかを考えて処理すれば、将来的にも不要なものは捨てられるんじゃないかな。

• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• RHODIA No11 にぴったりなロットリングのボールペン (2006-04-20)
• 今日のさえずり - スプーのえかきうた騒動について勉強している (2008-10-24)
• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• チェックボックスルール拡張 (2005-12-24)

■ GTD いつか/もしかしたらリストは紙が良いかな

去年の6月ぐらいから ThinkingRock を使い始めたのだが、これがなかなか良くて使い続けている。 今では GTD システムのメインの位置付けだ。

しかし使っている中で、これは紙の方がいいなと感じるところがでてきた。 それがいつか/もしかしたらリスト。 ThinkingRock にも Someday/Maybe Items というリストがあってここに入れておくことができる。 処理の時にそのままこのリストに入れることもできるし、行動が必要になったら処理に回すこともできる。

しかしこのリスト分類がないし、まずもって味気ない。 あまりレビューする気にならなくて見なくなってしまう。

いつか/もしかしたらリストって定期的に目をすることで実現可能性が高くなるものだし、そもそも見ると楽しくなる項目が多いリストなので、定期的にレビューしたくなるようにしておきたい。

このリストは手書きでシステム手帳に書いた方がいいな。 順次移行しよう。

• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• 行きたいところが無くなった (2009-02-01)

■ 「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で3年目の再理解

「仕事を成し遂げる技術」が Amazon.co.jp から届いたのが2005年の8月3日。 それから時折読みかえしつついろいろと試行錯誤しながら GTD を実践してきた。

そんななか昨年末に田口元氏監訳による新訳「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」が出版されたのでもちろん購入して読んでみた。

すでに GTD の理解が進んでいるというとともあるのだろが、評判の悪かった日本語版「仕事を成し遂げる技術」に比べて「ストレスフリーの整理術」の方がすっと頭に入ってきた。 GTD 本では基本・実践とわけて同じことを繰り返して説明されているのだが、前書を初めて読んだ時にはそのスパイラルがわかりづらくて難儀した記憶がある。 本書ではレイアウト構成も含めその点もメリハリよく理解できるようになっていると思う。

今回の読書で「『とりあえず袋』は実は未処理 inbox だった」などのきづきや、GTD レビューの見直しなど GTD システムのブラッシュアップのきっかけになった。

GTD をこれから初める人にはもちろん、すでに「仕事を成し遂げる技術」を読んだ人にもこれは必読書だ。

• はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

[ 書評 ] [ お薦めの本 ]

• Life Hacks PRESS で Life Hacks をおさらい (2006-03-28)
• 問題とは「あるべき姿」と「現状」の「ギャップ」である (2006-10-13)
• 問題解決プロフェッショナル 「思考と技術」 (2006-08-27)
• 「コンサルタントの秘密」 (2007-06-03)
• 今日もよくたれています。 (2006-11-17)

■ すぐに違うことを始めてしまうので Doing リストを使ってみることにする

仕事をしていてちょっとした待ち時間があるともとの作業に戻れなくなることがよくある。

例えば PC でアプリケーションが起動するのを待つ時間、処理待ちの時間、フリーズして起動しなおす時間。 ちょっとした待ち時間を活用しようとメールチェックや書類の整理など他のアクションを始めてしまうといつの間にかそちらに気をとられて、元の作業が再開できる状態になっても戻ってこない/これなくなったりする。

待ち時間でなくてもちょっとひらめいたことを先にやってみたい衝動にかられて、気がつけばそちらに没頭してしまったり。 あるいは割り込みが入ってそちらの用事を済ませた後に元のタスクを思い出すのに時間がかかったり。

Lifehacking.jp で「本当に忙しいときでも GTD の効果を引き出す7つのポイント」の記事の中で、以前気になった過去記事「ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト」が再び紹介されていて、「あ、これいいかも」と思ってやってみることにした。

• Doing リスト用に机の上に裏紙を置く。
• 作業を始める時にそのタスクを Doing リストに書きこむ。
• 処理待ちなどで今のタスクをスタックする場合は、新しいタスクを書く。
• 作業が終了したらその作業を線で消す。
• Doing リストに中断中のタスクが残っていたら再開する。
• 作業中に関連する次のアクションが思い浮かんだら Doing リストに追加して、現在の作業が終了してから実行する。
• 関連しないアクションが思い浮かんだら、GTD inbox へ放り込む。
• Doing リストが空になったら、GTD の各リストから次のアクションを選ぶ。
• 1日終って Doing リストにやることが残っていたら GTD inbox へ放り込む。

こんな感じかな。 Doing リストには「今やっているアクション」と「関連してすぐやるアクション」のみにしぼってアクションをコントロールしてみよう。

• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (2007-04-15)
• Evernote 使用開始 (2009-03-03)
• GTD ワークタイムテーブル再考 (2009-01-08)
• 今日のさえずり - スプーのえかきうた騒動について勉強している (2008-10-24)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)

■ 行きたいところが無くなった

GTD いつか/もしかしたらリストにいつか行きたいところを追加しようとしたところ、システム手帳にそのページが見つからない。金曜日に「東京で行きたいところリスト」更新がてら新しいリフィルに書き移したんだけれど、どうも間違えて捨ててしまったらしい。

ショック。

行きたいところ無くなっちゃったよ。

記憶にあるものはまた書き出さないとな。思い出さないものは実はもうそんなに行きたくないところだったのかな。だけどちょっと淋しい。

• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• GTD の tickler file をほぼ日手帳へ統合 (2006-09-17)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)

■ Evernote 使用開始

Linux クライアントがないので静観していたのだけれども、最近 Dropbox や ZumoDrive などいろいろオンラインサービスを使ってみていることもあり、Evernote も手をつけてみることにした。

• ThinkingRock を使って GTD をしていてちょっとしたリファレンスを書いておくところに困ることがある。
• (それほど使っていなかったけれども)Google ノートブックの開発が終了すると今年の1月発表があったので別の Web クリッピングツールを確保しておきたい。
• Emacs で入力できる howm をメモに使っていて検索でそこそこいけるが、Linux ノート PC がない時に使えないのがネック。

という点をカバーできればいいかなと思う。

昨日登録して使用開始。

@ サービス

月40MB はやはり心理的に窮屈。随所にメータがあるので、気になってしょうがない。 メモは躊躇なくガンガンできなければいけない。

使い勝手がよければ有料でもいいのだけれど、まだ評価しきれていないので何ともいえないところ。 メモがたまってくるとロックインされてしまうので、有料オプションは慎重に考えたい。

@ Windows クライアント

Web アプリケーションだけでなくクライアントソフトウェアがあるという点でインタフェース的にも便利そうだ。 ポータブルアプリケーション化できるなど、メモツールとしてのポイントを良く押さえているところも好感が持てる。

使っていて気になるところは以下。

• 日本語入力すると、変換中の描画がおかしい。
• リッチテキストエディタでは最低限の書式指定ができるが、「見出し」など論理的な書式指定ができるといいのになと思う。
• Install Evernote Portable でインストールすると、インストールした階層で local files ディレクトリが固定される(ドライブは可変)。
• Install Evernote Portable でインストールすると、タスクトレイに入らなくなる。

日本語がもっさりするのはノートとしてはちょっとつらいところ。

@ Web サイト

Google ノートブックより洗練されていて分かりやすい。 というか Google ノートブックはちょと分かりにくすぎ。

Linux 向けのクライアントソフトウェアがないので、Linux PC からは Web サイトでつきあうことになるので使い慣れなければ。

@ メール登録

メールでノートの作成もできる。 自分は今ケータイからは GTD 的の inbox に放り込みたい時は RTM へ、それ以外は Gmail へメールしていた。 ちょっとした原稿やアイデアメモなどは後でそのま再編集できるという点で、Gmail に送るよりは Evernote に送った方が便利だな。

欲をいえば、Gmail アドレスに送ってフィルタで Evernote に転送してもちゃんと受け付けてくれればいいのになと思う。今はダメ。 それができると 1カ所に送信するだけで Gmail と Evernote にアーカイブできるのだけれどな。

@ iモードから

Google Mobile Proxy 経由は NG。

PC2M からは OK。 検索可能。プレーンテキストなノートなら編集も可能のようだ。 ちょっとしたメモの参照に使えそうである。

絶賛する人もいる Evernote。自分にとってどれぐらい使えるのかはまだ未知数。 しばらくいじってみようと思う。

• Linux 母艦ノート PC を使わずに仕事ができるかチャレンジ (2007-08-20)
• Linux で使えるデスクトップ検索ツール Beagle でローカルファイ... (2006-08-08)
• Evernote は 1.1MB 中の 40MB (今月残り14日) (2009-03-18)
• 今日のさえずり - 同僚が USB 給電の電気ケトルを所望している (2009-03-02)
• FreeMind でマインドマップ (2005-06-02)

■ プロジェクトの数が増えても選びやすくなった ThinkingRock

サブプロジェクトが使える GTD ツール ThinkingRock が 2.0.1 から 2.2.1 にアップデート。

process の際に追加先のプロジェクトの選択インタフェースがリストから、ツリー型の専用ダイアログになった。プロジェクトの数が多くなってきて選ぶのが大変になったのでこれは嬉しい。

またアクション画面でアクションのリストの上にいくつかボタンが追加された。 完了にしたい時にはリスト上で選択してそこにあるボタンを押せばよくなった。

その他全体的に編集ダイアログのレイアウトが再デザインされた。 以前よりコンパクトになったが、配置が変わったのでちょっととまどう。 慣れれば新しい方が使いやすそうだ。

その他いくつかの改良・修正があるが目につくのはそんなところ。 全体的にちょっと重くてメモリ喰いなのはあいかわらずだけれど、手放せない GTD ツールだ。

• http://www.trgtd.com.au/

• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• Evernote 使用開始 (2009-03-03)
• スライドアップ式コネクタの USB フラッシュメモリを購入 (2006-12-14)
• GTD いつか/もしかしたらリストは紙が良いかな (2009-01-14)
• Pentium 4 マシンから Athron 64 マシンに乗り替え (2008-09-05)

■ 冷蔵庫にもホワイトボードを

GTD 本「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」でホワイトボードについてこう書かれている。

子供がいる人は、子ども部屋にも置いてあげるといいだろう(今でも自分が子どものときにあればよかったと思う。きっといろいろなアイデアが書けたはずだ)。-- ストレスフリーの整理術 p.239

やっぱり家にもホワイトボードがあった方がいいよなあと思っていたので、まずは手始めに冷蔵庫に貼っておく小型のを買ってきてみた。

買ったのはシモジマにあったマグエックスのソフトホワイトボード ナチュルボ。 21.5cm x 17.5cm。ボード面はほぼ A5 サイズ。 背面磁石が直接露出していないので冷蔵庫を傷つけなさそう。

家でちょっとひらめいたアイデアや、伝えておきたいこと、週末にやろうと思ったことを忘れる前にさっとメモしておくのに活用するつもり。

• はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)
• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• Evernote 使用開始 (2009-03-03)
• 今日のさえずり - 「エビちゃん」マックカード当たった (2008-02-12)
• 見える化用に 60cm x 40cm のホワイトボードを新調 (2007-04-20)

■ 常備 RHODIA を No10 にしてみる

最近買った IXY DIGITAL 210 IS を持ち歩くようにするようにしたら PORTER SMOKEY バッグ (コレ)がいっぱいになってきてしまった。 ということでウエストバッグに入れておく RHODIA として No11 のかわりに No10 にかえてみることにした。

RHODIA 75周年記念で発売されている RHODIA No10 は知ってはいたのだけれど、限定販売ということで長期的に見てシステムに組み込むのにはどうかと思って手を出さないでいた。 同時にペンを持ち歩くためのカバーの手配もどうするか迷うところだし(ブロックメモ自体が限定ならなおさら)。

RHODIA No11 自体はもはや手放せないアイテムなんだけれど、野外・移動中ではケータイから Remember The Milk へのメールで済ますことも増えており出番も減っている。ほんのちょっとしたメモなら No10 でもいけそうなので試してみることにした。

極小サイズを殺さないようにバッグにそのまま放り込んでおくつもり。 No11 では書き終わったメモは切り離してカバーのポケットに入れ、GTD のレビューの時に処理している。No10 のメモは適宜 No11 のカバーに放り込めばよいか。 ペンについては PORTER にペンポッドを下げておくことにしよう。

塩梅がよければ RHODIA No10 大量に買っておく必要があるなあ。

[ 製品レポート ]

• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 常に持ち歩くアイテム用に PORTER SMOKEY バッグ - 誕生日プ... (2007-04-27)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• RHODIA No11 にぴったりなロットリングのボールペン (2006-04-20)
• Evernote 使用開始 (2009-03-03)

■ ワークタイムテーブルを簡素化して管理時間を削減

仕事の時間をいくつかに分割して「GTD 次の行動実行時間」「ルーチンワーク」「レビュー」などをそれぞれ行うタイムテーブルにしてみているんだけれども、どうもやりすぎてしまっているようだ。

今は Remember The Milk 上に時間帯別にスマートリストを作ってそれぞれやることをリピートタスクとして登録しペースメーカーとして使っている。 朝夕の GTD inbox 処理や日報作成などデイリールーチンワーク、またその他ウィークリールーチンワークは漏れなくやっていくことができるのでうまく機能している。

ただ日中の時間帯は主にプロジェクト関係の作業や開発・ミーティングなどがあるのでやる事が日によって違うし、集中具合によってどの時間にやるかも変わってくる。 逆に Remember The Milk 上のタスクが精神的にうっとおしく、また実際に(やらなかった場合を含む)完了処理の時間もばかにならない感じだ。ちなみに Google Chrome だと RTM ちょっと遅い。

ということでルーチンワークは、出社後と夕方の2つの時間帯のみに集約することにした。時間帯別の Remember The Milk のスマートリストも [AM]・[PM]・[夜](パーソナルなタスク用)の3つになりすっきり。

何ごともやりすぎは良くないな。

[ 時間管理 ]

• GTD ワークタイムテーブル再考 (2009-01-08)
• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)