nDiki : To Do

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■ Progect 0.30b5 と ToDo Link の項目名

Technology Previews 版では、アクションを ToDo Link した時に To Do に作成される項目名に上位の階層の名前が含まれなくなったようだ (0.29 では action | parent1 | parent2 のように | で区切った名前の To Do が作られる)。

「DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック」で書いた、階層中にリソース名を書いておく方法はこれでは駄目だ。

• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• お気に入りの Palmware (2005-07-06)

■ 30分早く起きて「プランニング・タイム(計画する時間)」

TQによれば

毎朝一〇分から十五分の時間を取って、その日の計画をしていただきたいとうことである。-- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.195

だそうである。またこうも書かれている:

計画のために時間を使えば使うほど、全体にかかる時間は少なくてすむ。-- p.196

そういえば学生の頃から今まで何度か、朝あるいは就寝前に行動リストのチェックにトライしてみた事があったれども継続しなかったな。

今回はもう少しシステマティックに手法を適用して試してみよう。

ということで今日から30分早く起きて、計画を立てる時間にあててみることにした。 初日の今日は、DateBk5 にたまっていた To Do の整理も含めて、30分ほどかかってしまった。

フランクリン・プランナーは使っていないので、 DateBk5 ベースで「日課のリスト」作成ししばらく使ってみよう。

@ 重要度・優先度

「DateBk5 (Palm) の To Do の優先度」を、「TQのABC価値分析における重要度 A、B、C」に対応付ける。A はmust、B は should、C は could。Palm の方は5段階あるので、A、B をそれぞれ2段階に分けてみた(意味があるかどうかは不明)。

さらに TQ ではA、B、C のグループ内でそれぞれ優先順位順に番号をつけて A-1、A-2、…、B-1、B-2、… のようにする。 DateBk5 では直接この値を入力できない。 今回は DateBk5 が To Do を自動的にソートする事を利用して、項目名の先頭に NN: (NN は二桁の数字)をつけておくことで順序付けするようにしてみた。20: よりも 10: の方がリストの上の方に表示される。

あとは必要に応じて実行する時間を決めて、予定表の方に転記する。

@ 心のやすらぎ

で、実行。 リストの上(重要度+優先度の高いもの)から着手していく。

ここで「困難」なものはつい後回しにしたくなるが、できるだけふんばって上からこなしていく。

ちょっと辛どい時もあるけれども、項目が一つづつ完了していくと何とも気持ちが良い。

To Do のリストに溺れかけていたところに、真っ直ぐロープがはられた感じ。 TQ のABC価値分析における、must / should / coluld も明快で良い。

今まで、何となく1〜5の優先度をつけたあとに(重要なのかもしれないのに)緊急度や「やりたくない度」に応じて調整してしまっていた自分にも気づかされた。

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)

■ お気に入りの Palmware

松下君が PEG-TH55 を入手。 これでオフィスの Palm OS ユーザの割合が増えた。

ここら辺で自分が PEG-TJ25 で良く使っている Palmware を再確認してみよう。

@ [ 入力 ] Graffiti

Graffiti 2 は嫌。

@ [ 入力 ] POBoxFEP

予測入力。必須。

@ [ 入力 ] Block Auto-Shifting

オートシフト機能を無効化。

@ [ 入力 ] Capitalizer

PEG-TJ25 + Graffiti で境界またぎの大文字入力をするためにインストール (Graffiti 2 のままなら不要)。

@ [ 予定表 + To Do ] DateBk5

予定表 + To Do

自分にとってキラーアプリ。

@ [ To Do ] Progect

プロジェクト単位などで To Do、コミットメントなどを管理したい時に利用。

自分にとってキラーアプリ。

@ [ メモ帳 ] PsMemo

メモ帳の置き換えアプリ。

@ [ 電源 ] OffStroke

PEG-TJ25 は若干電源ボタンで電源オフしづらいので、ペンストロークで電源オフできるように。

@ [ 電源 ] AutoDimmer

しばらく操作をしないと輝度を落とす。バッテリー消費を押さえてくれる。

@ [ 起動 ] DA Launcher

DA起動用。

@ [ 起動 ] BDAL

ハードウェアボタンから AdA を起動するために使用。

@ [ 起動 ] AdA

BDAL と組み合わせて、ハードウェアボタンから起動できるアプリケーションを増やす。

@ [ ユーティリティ ] 電卓(内蔵)

特に置き換えてなかったな。

@ [ バックアップ ] Ms Backup(内蔵)

結局今のところ、数日毎に手動でメモリースティックに手動バックアップ。

@ [ 日本語 ] PowerLOCALIZER

DateBk5、AutoDimmer などのローカライズに使用。

@ [ 日本語 ] tsPatch

DateBk5 でのTiny/Small表示用。

@ [ HotSync ] HotSync (内蔵)

普段使っているものはこれぐらい。 あといくつか、たまにしか使わない Palmware (含む DA) がインストールされている。

基本的には

• DateBk5
• Progect

2本を中心に作業をしているといった感じ。

• PEG-TJ25購入 (2004-03-05)
• PEG-TJ25インストールメモ (2004-03-28)
• PEG-TJ25インストールメモ (2004-10-20)
• [ CLIE ] PEG-TJ25 の Graffiti 2 を Graf... (2004-03-25)
• PEG-TJ25インストールメモ (2004-03-25)

■ TQ 読了 - ちょっとずつ実践中

「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を昨日読み終えた。 途中まで読んだところで妻に貸してしまい、その間に「金持ち父さん貧乏父さん」を読みはじめたので気がつけば3週間。

@ 感想

第I部「あなたたは『時間』をコントロールできる」は、それほど癖がなくすんなり読めた。基本的価値観から、長期目標、中間ステップ、日課のリストへとおとしていくというのは生活でも仕事でも活用できる仕組だ。

第II部「あなたは『行動』をコントロールできる」は、リアリティー・モデルの話。 説明されている事はよくわかるのだが「思いの窓」「想い」というキーワードがどうも抵抗感があって、そのせいでどうもすっきりしない。 それぞれ原著では belief window、beliefs のようだ。

訳語はどうも微妙にニュアンスが違うような気がする。

第III部「あなた『人生』をコントロールできる」は、ポジティブ・シンキング、奉仕の精神、前2部の統合など。リーダーシップの真髄につながる話などもあり面白い。

第I部は比較的形式化されているため実践しやすい。 ここを読むだけでも得るものがあると思う。

@ 実践

「プランニング・タイム」については、なんとかちょっぴり早起き継続中。 眠い時は普通に起きて朝食の後に時間をとるようにしてみている。

must / should / could による To Do の整理はなかなか有効。 気がのらないアクションの先送りが減ってきた。いい傾向である。

基本的価値観については、まだとりまとめ中。 はやく整理して、長期目標、中間ステップ化したいところ。

• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

[ 書評 ] [ お薦めの本 ]

• トム・デマルコ ゆとりの法則 - 誰も書かなかったプロジェクト管理の誤解 (2004-04-17)
• 三色ボールペン情報活用術 (2005-12-04)
• 「稼ぎ力」ルネッサンスプロジェクト - 渋井真帆 (2005-02-27)
• ほぼ日手帳の秘密 (2005-11-26)
• 私が産まれた病院でオカンが死んだ (2006-05-07)

■ DateBk5 + Progect で GTD

帰省中から、DateBk5 + Progect で GTD を運用してみることにしてみた。

@ 整理

日時指定の行動

DateBk5 の予定表へ

次の行動(今日)

DateBk5 上の 優先度1 To Do でリスト化。

次の行動

DateBk5 上の 優先度2 To Do でリスト化。

待ち

DateBk5 上の優先度3 To Do でリスト化。

備忘録

DateBk5 上の優先度4 To Do でリスト化。

収集バケツ

DateBk5 上の優先度5 To Do でリスト化。

派手な色を設定した「ラベル」To Do カテゴリを作成しておいて、各優先度毎にそれぞれ区切り用の To Do を登録。各優先度中ソート表示で1番上に来るように適当な prefix を To Do 名につけておく。

@ 収集バケツ

To Do 新規作成時には「優先度5」、「カテゴリ 収集バケツ」になるようにしておくことで、まずは収集バケツに突っ込んでおくことができる。

時間のある時に収集バケツから「やる/予定/次の行動/委譲して待ち/プロジェクト/いつもし」へ。

@ 次の行動

次の行動は【<状況名>】を prefix としてつけるようにして、ソートにより同じ状況のものがリスト内で連続して配置されるようにする。

@ プロジェクト

「(GTDにおける)プロジェクト」は Progect 上の progress として整理。 そのプロジェクトの「次の行動」を優先度2の子actionとして入力し To Do Link で To Do リストに表示させるようにする。

ここで DateBk5 上の To Do からそれの属しているプロジェクトへジャンプできるようにしたい。これは PsLink の機能を使うことにする。例えば

 【会社】[机の上を掃除する]

と入力しておく。 [、 ] を PsLink で Progect へのリンク用タグと設定しておくことで、To Do から1クリックで Progect 上のプロジェクトへジャンプできる。

@ いつか/もしかしたら

これも収集バケツから Progect の方へ整理するようにする。

@ 行動をおこせる To Do リストへ

今までは To Do リストには行動不可能なもの(複数の行動で構成されているもの、ネタ、いつか/もしかしたら)が混在して、いつまでも残っている不快なものがあったのだが、これが整理されてすっきり。

@ ABC分析はやめ?

1カ月半ほどTQのABC分析をベースに「日課のリスト」として To Do に入力していたのだが、重要度/優先順位づけが実践しにくかった。

今回は重要度/優先順位づけなしのGTDでやってみる。

• GTD - 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)

■ 次の行動に必要な時間を書いておく

GTDにおける「次の行動」を、現在 Palm 上 DateBk5 に状況別に To Do に登録して運用している。 しばらくやってみて、この「状況別」に整理しておくということの有り難さがよくわかった。 沢山ある「次の行動」のうち、現在あてはまら状況のものは気にかける必要がないからだ(どうせできないから)。

しかしここで同じ「状況」に沢山の「次の行動」が並んでいると、どれから手をつけるか迷ってしまうことになる。

@ 必要な時間

GTDでは「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」では、

1. 状況
2. 利用できる時間
3. 利用できるエネルギー
4. 優先順位

の四つの基準に基づいて順に行動を選択する。

ということで事前に、必要と思われる時間を記入しておくことにしてみた。

すると、なんとなく面倒くさそうでついつい後回しにしていたものが実は10分ぐらいでできる事だったりすることに気がついたり。

これで実行フェーズの時に、最初の2つの基準は悩まずに選択できるようになった。

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)

■ やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い

Palm の DateBk5 (+ Progect)で GTD を実践している。 「DateBk5 + Progect で GTD」でまとめたとおり、次の行動は To Do の機能を利用してリスト化している。

当初は「今日の分」の次の行動を「優先度1 の To Do 項目」とし、それ以外の次の行動を「優先度2 の To Do項目」として入力していた。 これにより優先度順の並び換えにより優先順位の高いものが上に来るため見やすいかなと考えていた。

その後、項目名に【状況名:時間】をつけて

 【家:15】○○掃除
 【家:30】データバックアップ

のように入力し、状況別のグループ化と時間順のソートをするようにするように方法を改良。 これによってGTDにおける「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」の「状況」「利用できる時間」別にさっと目を通せるようになる。

しかしそうすると「今日の分」と「そうでない分」をわけてていることで、同じ「状況」の次の行動リストを2つに分断されてしまい、目でスキャンしなければならない場所が2カ所になってしまう。 これは不便。

ということで最近は、全て同じ「優先度2 の To Do 項目」として「次の行動」を入力し、そのかわり優先度の高いものはボールドや大きいフォントサイズを設定することで目立つようにしてみた。

この方がリストをチェックしやすい感じだ。

まだまだ運用方法には改善の余地あり。

• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)

■ 方眼手帳と方眼ミーティングメモ

ほぼ日手帳の使い道であるが、Palm でやっているスケジュール管理をこちらに持ってこようと思う。 スケジュールと、あとログ。

さて、そうとなったら書き方だ。 せっかくなので、何か自分流のスタイルで方眼上でびしっとキメてみたい。

方眼といえば RHODIA。 ミーティングの議事メモなんかは RHODIA No.19 にカリカリと書いている。 メモ毎に方眼上にチェックボックスを書いておき、ミーティングが終わったら Palm にスケジュールやアクションを転記したり、その場で処理したりしてそこにチェックを入れていって全部チェックできたらオシマイ。

ここでちょっともやっとしているのが「何でもかんでもチェックボックス」にしている点。これだと処理の必要のない項目までチェックボックスになってしまっており、後でチェック印がはいらないのですっきりしない。

ということで、ミーティングメモも含めて共有の俺スタイルを考えてみた。 基本的にはチェックボックスを踏襲することにした。

@ 種類マーク

チェックボックスの前にマークをつけて区別

• 「→」アポイントメント
• 「C」コミットメント
• 「A」アクション (To Do)
• 「W」待ち
• 「I」情報
• 「!」思い浮かんだこと。
• マーク無しは大項目、あるいはスケジュール欄における「→」の省略
• (→、C、A、W は要処理なので○で囲む)

写真撮ってから、→にも○があった方が整合性があることに気がついた。

@ 処理マーク

チェックボックスに入れるマーク。

• 「レ」完了
• 「→」転記済み (将来のスケジュール欄、Palm 上の GTD、プロジェクトファイル等へ)
• 「×」削除 (キャンセル他)
• 「−」アクション不要

アクション不要マークを用意することで、処理後全部のチェックボックスにマークを入れた状態にできるのですっきりする。

@ その他

• 「UMLのアクターアイコン + 名前リスト」議事メモにおける出席者。
• 「UMLのアクターアイコン + 名前 + 時間」発言、コミットした人の名前と時間。
• 「スケジュール欄のスケジュール項目名の後に(MM/DD)」アポイントメントを取ったときの日付(TQ に書かれているテクニックより)。

とりあえずこんな感じ。

凡例を書いてほぼ日手帳の下敷きに貼り、しばらくはこれでやってみることにする。

• チェックボックスルール拡張 (2005-12-24)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)

■ 私にとっての PDA の長所と短所

ほぼ日手帳と Palm をどう使い分けようかと考えるために、自分にとっての Palm (主に DateBk5)の長所と短所を思いつくまま列挙してみた。

@ 長所

• 小さい (PEG-TJ25)
• スケジュール
  • スケジュール変更が簡単。汚れない。
  • 定期的なスケジュールを自動処理できる (週毎・月毎・年毎・……)
  • アラームを鳴らせる
  • 数日前から予告表示できる
• To Do
  • 繰り越し
  • 繰り返し
  • ビジネス / プライベートの切り換え

@ 短所

• 入力が面倒 (手間取ると会話の流れを止めてしまう)
• (見にくくならない範囲で)1項目に書ける量が少ない
• 開きっぱなし(つけっぱなし)にできない
• 週間・月間表示に転記しなくても見られるのだけれど、1画面の情報量少なすぎて使えない

@ こうしてみると

To Do の繰り越し・繰り返しについては、文句なしに紙の手帳より PDA の方が強い。 紙の手帳だと付箋紙で繰り越し To Do を扱う方法があり、実際一時期やったこともあったが続かなかった(多いと邪魔なのと、だんだん糊が弱くなってくるのと、見た目がちょっとなのと)。飽きただけなのかもしれないが。

スケジュール管理(含む GTD の「日時指定の行動」)は、ほぼ日手帳へ移してもいいかもしれない。 それ以外は、ひとまず DateBk5 に留保だな。

• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• Palm の充電池が切れてた (2006-05-06)
• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)

■ Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach

仕事をもらさず、先送りせず進めていくには

1. タスクを書き出して
2. 実行可能な小アクションに分割

するのがひとつのポイントである。

Palm (To Do / DateBk5 / Progect) であったり、裏紙であったり、方眼ノートであったりに、To Do リストを書き出して終わるとチェックしていく。

Palm を使う場合は繰り返し機能やアラームが使えるが、入力が面倒。電池問題あり。 紙を使うとリストアップが速く、常時表示が可能。しかし階層化書きしていくのが面倒。 それぞれ長所・短所がある。

PC用のツールだとどうだろう。タスクをサブタスクにブレークダウンしていけるもので、Windows、Linux で動くものを探してみた。

Task Coach が良さそうなので、これを Debian GNU/Linux sid にインストールしてみる。

@ Python 2.4 用 wxPython のインストール

Task Coach 0.54 は Python 2.4.1 以上、およ wxPython 2.5.5.1-unicode 以上が必要である。 sid の wxPython は Python 2.3 用なので Python 2.4 だとそのままでは使えない。

ということで、まずは Python 2.4 用の wxPython パッケージを作成してインストールするところから。 wxPython2.6-2.6.2.1-1.src.rpm から deb パッケージにする。

一旦 Python 2.4 用の RPMパッケージ

• wxPython-common-gtk2-unicode-2.6.2.1-1.i386.rpm
• wxPython2.6-2.6.2.1-1.src.rpm
• wxPython2.6-devel-gtk2-unicode-2.6.2.1-1.i386.rpm
• wxPython2.6-gtk2-unicode-2.6.2.1-1.i386.rpm

をビルドし、その後 deb パッケージ

• wxpython-common-gtk2-unicode_2.6.2.1-2_i386.deb
• wxpython2.6-devel-gtk2-unicode_2.6.2.1-2_i386.deb
• wxpython2.6-gtk2-unicode_2.6.2.1-2_i386.deb

に変換してインストールする。

 apt-get install libgtk2.0-dev freeglut3-dev python2.4-dev
 rpmbuild --rebuild --define 'pyver 2.4' wxPython2.6-2.6.2.1-1.src.rpm
 cp /usr/src/rpm/RPMS/i386/wxPython* .
 fakeroot alien *.i386.rpm
 dpkg --purge python-wxtools
 dpkg --insstall *.deb

このままだと共有ライブラリが認識されないので、ld.so.conf を修正。

 echo /usr/lib/wxPython-2.6.2.1-gtk2-unicode/lib > /etc/ld.so.conf
 /sbin/ldconfig

これでいけるかと思ったらなぜかロードできない。なぜ?

確認したらライブラリディレクトリの権限が 700 になっていた。

 chmod 755 /usr/lib/wxPython-2.6.2.1-gtk2-unicode
 chmod 755 /usr/lib/wxPython-2.6.2.1-gtk2-unicode/lib

これでOK。

@ Task Coach のインストール

tarball を展開

 tar zxvf TaskCoach-0.54.tar.gz

以上。

 python2.4 TaskCoach-0.54/taskcoach.py

で実行できる。

@ Windows へのインストールの場合

TaskCoach-0.54-win32.exe がインストーラなので、実行するだけ。簡単。

@ 使い勝手

基本的な機能はほぼそろっている感じだ。

リスト表示とツリー表示をタブで簡単に切り換えられるのが良い。

「ツリー表示の方でタスクをブレークダウン」していきそれぞれに期日を設定すると、「リスト表示の方で期日順に並べて表示して上から実行」していくことができる。

Task Coach の特徴として、各タスク毎のストップウォッチ機能がある。 これを使うとどのタスクがどれぐらい時間がかかったかを記録しておけるので、今後同じようなタスクを作成するときの時間見積もりに役立てることができる。

手元の環境だと uim との相性が良くないのか、途中で日本語入力ができなくなることがあるのが今のところ問題。その場合は Task Coach を起動しなおすことになる。

それ以外はなかなかいい感じ。

デスクワークはガンガンこれに突っ込んでアクションに分割していき、淡々とこなしてみますか。

• TrueCrypt で USB メモリに Windows と Linux ... (2006-12-14)
• Debian GNU/Linux で Dropbox (2008-09-16)
• お気に入りの Palmware (2005-07-06)
• skkinput がよく落ちるので uim-skk に乗り換え (2005-09-22)
• Wineを入れてみる (2005-03-31)

■ いまいちパッとしなかった「ふりかえり」

開発プロジェクトの一つが一区切りついたので、時間を作って「KPT ふりかえり」を行ったのだがイマイチ盛り上がらなかった。

問題点:

• Try 項目がカイゼンではなく、To Do に対するアクションになりがちであった。
• Try 項目が Problem 項目の裏返し (～ができていない → ～をする) で、具体的アイデアに乏しかった。

原因としては以下が考えられる。

• 事後評価セッションではなく中間地点なので、細かいタスクに目が向きがちだった。
• ホワイトボードがなかった。

アジェンダで中期的なプロセス改善につながる Try を挙げてもらうように、最初から行っておいた方が良さそうだ。

次回以降「ふりかえり」については工夫の余地あり。

• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)
• 乱入OK! コラボレーションタイム (2005-12-06)
• ソフトウェアかんばん「見えない化」 (2006-04-10)
• 本社にいた「すごい会議」読者とミーティング (2005-12-20)
• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)