nDiki : すごい会議

• すごい会議 - 短期間で会社が劇的に変わる! - 大橋禅太郎

• すごい会議の正しい手順
• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく?

コミットメント 戦略的フォーカス 開発 メール アイデア お薦めの本 書評 影舞 ポイント メモ キックオフミーティング アジェンダ ノート ポスト・イット 付録 目標 松下 議事録 社長 事後評価セッション ソフトウェア 適応型ソフトウェア開発 意思決定 会議室 革 コーチ 司会 デジカメ 影舞プロジェクトテンプレート A4

■ すごくない会議

今日は自分ではない人が議長となった「普通」のミーティングに参加。

自分は一参加者として何か変革できないかと、「提案」「リクエスト」「明確化の質問」などすごい会議のポイントを書いた紙を手元におき常に意識するようにして望んでみた。 しかしながらそれでも、ついつい上の3点以外のタイプの発言が口をついてしまう。

すごくない会議に参加すると、あらためてすごい会議のすごさを実感。

今日のミーティングで感じた事:

• 書いて発表しないと、声が大きい方が勝つ。
• ホワイトボードに書かないので、空中に消えていきがち (今回はミーティングスペースの都合でホワイトボードが確保できなかった)。
• スピーチ多すぎ。
• 提案少なすぎ。
• 明確なコミットメント(誰、期日、成功のクライテリア)があまり決まらない。上の立場の人がコミットしているという感蝕がうすい。

議論自体は有意義に感じたのだが、コミットメントが決まっていかないと気持ち悪い。

• すごい会議はじめての全手順(1/2) (2005-06-30)
• 「すごい会議」をしてみる (2005-05-27)
• 「すごい会議」と問題解決のスコープ (2005-06-15)
• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)

■ すごい会議はじめての全手順(1/2)

6カ月間のプロジェクト*1のちょうど半分ということで、担当とコミットメントの再確認を含めたすごい会議を開催。 このプロジェクトでは約1カ月前にすごい会議をしてみているが、その時は「いま直面している問題はなにか?」の手順を終えたところでタイムアップ。

今回は長めに時間を用意して、全ての手順をやってみるというのもミーティングの一つの目的。

出席者は自分を含めて4人。

@ いま、うまくいっていることはなにか? 13:05 - 13:25 (20分)

前回より時間短縮。 皆慣れてきている感じ。

@ 達成したいことはなにか? 13:25 - 13:40 (15分)

やはり実務者ほど、短期間で設定する傾向がある感じ(いい悪いではなく)。

@ この会議で、達成したいことはなにか? 13:40 - 13:50 (10分)

実験。 今回はホワイトボードではなくA4の紙 (RHODIA No.19) 1枚を 4つに区切りそれぞれの達成したいことを書いてもらって、その後ミーティングのあいだテーブルの真中に置いておくことにした。

「ミーティング中それぞれ自分の達成したいことを意識できるようになるのでは?」という狙いであったが、結局あまり見返さなかった様子。

紙に書いたという点では:

• 席を立ちホワイトボードの前に移動してそこで書くより圧倒的にはやい
• 各自ノートする必要がない (後でコピーできるものが、その場にできるから)

というメリットはあるようである。

• A3以上のより大きい紙
• 大きい字で
• 太ペンで書く

にすればもっと目について効果があるかもしれない。

@ いま直面している問題はなにか? 13:50 - 14:35, 休憩, 14:45-14:50 (50分)

前回同様「解決案があれば赤で併記する(自分の/他人のどちらにでも)」というルールで。 それなりにアイデアが出る。

今回は別途担当者決め手順を行うので、終了後ホワイトボードをデジカメで撮って次へ。

この手順は皆の発言個数が増えるので、書き込みシートも余白を多めにしておいた方が良さそうだ。

@ 言えない問題はなにか? 14:50 - 15:35 (45分)

ここからは、今まで実施しなかった手順。

第一印象は「もっと過激なものが出てもいいのでは?」

いや「どのようにすれば～」形式にすることで、過激さが柔らいでいるのかもしれない(かつ、問題解決へ思考が向いた状態になっていると)。

それほどドラマチックな展開にならなかったが、「2段階で問題出しをする」ことで確かにより深く本質に近い問題が目にみえるようになるようだ。

@ あなた自身のひとい真実はなにか? 15:35 - 15:45 (10分)

それぞれが感じている倦怠感などが明らかに。 それぞれ何となく笑える感じ。本質に近づけているのか? いないのか?

自分自身としては、襟を正して気合いを入れなおさねばなという思いを持ったので意味はそれなりにあった。

ただし今回は

会議室のセットアップ (3) やばい話ができるぐらいのプライバシーがキープできる -- すごい会議 p.20

が実現されていなかったというマイナス要因があった。 会議の出席者ではない、別のスタッフ(特に上の人)がふらふらと来てのぞかれる可能性があると思うとなかなかズバンと書きにくい。

@ これからの6～12か月で、このチームが達成する成果はなにか? 15:50 - 16:20 (30分)

残り後3カ月に対する戦略的フォーカス決め。 てっきり全員最終日をターゲットに指定すると思っていたのだが、そうではなかった。

総意的には大きなブレが無かったのは助かった点。 既にチームとしての目標がしっかり共有できているということかな。

そうだとすると素晴らしい。

@ 今日はここまで (計3時間20分。休憩約10分を含む)

明日残りを行う予定。

• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)
• 「すごい会議」と問題解決のスコープ (2005-06-15)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)

■ 東京駅八重洲南口周辺で夜にミーティングできる飲食店ありませんか?

諸般の事情で月に1回前後、東京駅八重洲南口周辺で夜にミーティングをしている。

いつもきまって場所は「東京ルセット」。 JRハイウェイバスのりばが近いこともあり重宝しているのだが、

• 店内が暗い
• 周りが騒がしくて(多い時は10名弱になる)全員が話に参加できない
• 同じお店ももう飽きた

といくつか問題がでてきている。

ということで今回は、チームメンバで周辺にかわりになるような良いスペースがないかリサーチしてみることにした。

@ 東京駅一番街 (旧東京駅名店街の一部)

ビアードパパ、パステルデザート、チーズケーキファクトリーなどスイーツ関連のお店をチェックするも、めぼしいミーティングスペース見つからず。

@ 八重洲地下街

閉店時間が早めのお店が多い気がする。特に駅から離れた奥の方ほど。

@ 結局

うーん、やはり改札からの距離を補って余りあるほどに条件の良いお店がないなぁ。

ということで今回は途中「ラーメン激戦区“東京編”」で見かけた五香路で飯食って帰る。

残念ながら良いスペースは見つからなかったけれど、いままで毎回問題だとは思いつつ何もアクションしなかった事に対し、すごい会議で「どのようにすれば〜→コミットメント」と落として実際に皆で行動に移したということ点についてかなり評価して良いと思う。 誰か良い場所を知っていたら教えてください。

[ 松下、ぐらさん ]

• 今日のさえずり - 横浜パソケットのパンフレットが出てきた (2008-08-11)
• 帰省土産は大丸東京店で (2008-08-10)
• 今日のさえずり - 顔は忘れられてはいなかった (2008-09-15)
• 戦略的フォーカスは (ﾟДﾟ ) (2005-08-16)
• すごくない会議 (2005-06-29)

■ すごい会議はじめての全手順(2/2)

昨日の続き。

@ 戦略的フォーカスを達成するのに、必要不可欠な担当分野はなにか? 15:00 - 16:00 (60分)

一人6つ程度担当分野を考えホワイトボードに書いた後にそれぞれ番号をふり、「n番とm番は一緒」という風にマージしていく。

結局4人のチームに対して8つの担当分野が決まった。

ここからは「一番効果的な担当者」を決める作業。 まずそれぞれの担当分野に適任と思う人を手元の紙に1人づつ書いてもらう。 書き終わったら挙手で人数を数える。

参加者の中で自身を少な目に投票した人がいて、その人が最初担当に浮かびあがってこないという事があったが、未決担当を再投票しなおして確定。

皆で決めた担当に対して反対意見はなし。 逆にちょっとそれがこわかったりするけど、皆それが一番効果的という事で納得したということでいいのかな。

それから一つの疑問は「どのようにすれば学習的配慮を含む担当決めができるか」。 この手順だと一番効果的な担当者が決まるのだが、もし「多少効果が低くなるけれど、スタッフの学習を考えた担当決めにしたい」時にはどうするのがよいだろう?

@ それぞれの担当者が、いつまでに何を達成すれば戦略的フォーカスが確実に達成されるのか? 16:00 - 17:30 (90分)

コミットメント・リスト作り。

皆それぞれ手元に書いてから、ホワイトボードにリストアップ。 依存関係をチェックして期日を調整したり足りないコミットメントを追加したりして、最終的に30強のコミットメントが確定。

自分も含めまだ、コミットメントのタイトルづけは不慣れ。 作業として書きがちな部分もあるが、慣れればコミットメントらしい表現ができるようになるだろう。

メジャーメントは今回明示的に書かなかった。 影舞上のコミットメント・リストに登録する際に、整理して決めることにする。

@ いまから1ヶ月以内に、自分の起こす一番大きな、インパクトはなにか? 17:30 - 17:45

チャレンジに必要なエネルギーのプレゼント手順。

自分にもチャージしておく。

@ 終了 (合計約6時間、休憩含まず)

2日に分けて全手順完了。

全手順やったという満足感と同時に、担当決めとコミットメント・リストを獲得。

「すごい会議」全手順は、プロジェクト開始時に1日かけてばっちりやるのが一番効果的なんだろう。で、チェックポイントでは「集団解決の型」を使う。

そういえば「集団解決の型」はまだ実践してないな。 今度使ってみよう。

• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• 「すごい会議」をしてみる (2005-05-27)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• すごくない会議 (2005-06-29)
• 情報カードを使って高速すごい会議 (2005-10-27)

■ すごい会議の正しい手順

すごい会議FAQによると、付録の手順には誤りがあるらしい。

「最初の1、3、5が準備段階で一人でやる部分で、2からが参加者と一緒にやる部分」 すごい会議FAQより。

とのこと。すっきり!

• 手順5がミーティング前に行うというのは自明なのでミーティング時にはパスしていた(事前の招待メール時に適用)。
• その前に手順1、手順3 がくる事で手順5がパワフルかつ明確にできるようになると。
• 手順3。どおりで出席者が悩むわけだ。今回は既に走っているプロジェクトのメンバだった事からある程度方向性を共有していたのでそれなりに書けていたんだけれど、これは1人でやる手順なワケね。手順3と手順9がかぶっていて進をちょっと迷ったのだが、これですっきり。

@ 答えを作らない場所

また次の点も非常に参考になった。

ここでは、手順6、7、8は答えを作る場所ではないのです。 問題を前向きな形でたな卸しするだけです。 「答え」を提示する人がいたら、それはストップします(経営者自身がやってしまいそうになることも多くみます) ここで、誰かが「答え」を言ってしまうとドチッラケなのです。その答えが、各自、意識的または無意識のうちに手順11でコミットメントとしてその解決策が約束される可能性を最大化するためにやっているとお考えください。-- すごい会議FAQより。

もしや、思いっきりドッチラケだった?

さすがに手順8では答え作りしなかったけど、手順6、手順7では思いっきりアイデア出しに利用しちゃってたからなぁ。

• 初期の頃やっていたミーティングでは、手順6までしか時間的に進まなかったこともありそこでコミットメントに落としてしまっていた(担当と期日設定)。
• 先週の木金でやったミーティングでは、全手順を通してやるために手順6、手順7ではアイデア出しまでやった後、先に進めてみた。手順11でコミットメントを作る際、手順6、手順7で上がったアイデアを漏らしてしまわないかちょっと心配だったんだけれど、もともと答を作る場所でなかったのでなければ構わなかったということか。

@ リストにしてオシマイ

光栄な事にまた著者の大橋禅太郎氏よりコメントをいただいた。

初期のころの「この会議で達成したいことはなにか」を発表してもらってから、司会者がどうすればいいか? といったところがありましたが、司会者は特にそれについてはなにもすることはありません。そのほかにもグループとしての統一した「意思決定」がなくても進むやつは、リストにしてオシマイです。

ありがとうございます。非常に参考になります!

手順を眺めてみると、参加者と一緒にやる部分のうち前半はリストにしておしまいだ。確かにすごい会議の本文でも、実際に出席者が順に発言するところが描かれているけれどそれ以上は書かれていない。

そこに書かれていない何かをしているんじゃないかなとも思ったのだが、本当にリストアップだけで良かったのか。安心。

となると合意は

• 戦略的フォーカス
• 担当分野と担当
• コミットメント・リストと、そのチェックのしくみ

となる。

やはりすごい会議は最後の手順までやらないとオイシイところが食べられないわけだ。 ふむふむ。

はやく次のすごい会議の機会こーい。

• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議はじめての全手順(1/2) (2005-06-30)
• 「すごい会議」をしてみる (2005-05-27)
• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)

■ すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく?

すごい会議をしてみて

• ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?
• ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

という点が悩ましい問題であった。

その点について大橋禅太郎氏に質問して教えていただいた。 回答を私のサイトで掲載することのお許しをいただいたので、以下にとりまとめ。

@ ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

手順6,7,8,9,10,11。コミットメントリストをつくる際に、手順6,7,8,9,10の内容が見えればOK。 ホワイトボードでやるとはまるので、やはり巨大ポスト・イットを使うのがよい。

@ ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

• 戦略的フォーカス　
• 担当分野と担当
• コミットメント・リストと、そのチェックのしくみ

@ 手順6で思い浮かんだアイデアを活用するには?

目標達成に今役立つなら「コミットメント・リスト」に日付を入れた形で入れる。 そうでなければ(もしどうしても残したければ)どこか個人的にメモに残しておくのがお勧め(扱う情報は少ない方がよいとのこと)。

@ ぜんたろう節

上は私が要約しちゃったけれど、メールでいただいた返信は本の文章と同じ気さくでやさしい感じの文調であった。 いやむしろ、普段の雰囲気がそのままうまく本になっているというべきなのかな。

p.s.「すごい会議」で大きな敵は、「薄いホワイトボードマーカー」ですね。

には

そのとうりです。で近くにいいゴミバコがないことがほとんどなので、薄かったら、「床にすてる」が手順です。(あとでゆっくりゴミバコに入れればいいです)

とコメントいただいた。最高!

• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)
• すごい会議はじめての全手順(1/2) (2005-06-30)
• 情報カードを使って高速すごい会議 (2005-10-27)

■ 早朝会議革命 - 元気企業トリンプの「即断即決」経営

トリンプの吉越浩一郎社長による「会議を通したスピード経営」についてを、会議出席や社員へのインタビューを通して著者がまとめあげた1冊。

会議を中心とした内容であるが、「すごい会議」と同様ただ単に会議手法を述べた本ではない。 会議を通した経営についてが述べられている。

同社のMS会議 (Marketing and Sales 会議) は吉越社長が自部門の改革として始め、粘り強く改善・継続して全社的なものになったもので、そう簡単に真似ることができるものではないが、そのエッセンスには学ぶものが多い。

@ 朝開催

• 多くの人間が集まる時間帯。
• 集中できる時間。
• 同日に即行動に移せる。

特に最後のは魅力的。やる気がみなぎっている間に行動に移せる。 しかし、自分はオフピーク通勤が気にいっているからなぁ……。

@ 毎朝開催

当然週1回よりスピードがある。

回数は多いが、きちんと問題について意思決定しコミットメントに落としていくので無駄がない。

@ トップダウン

ただし民主的、フラット。

@ 「決める」会議

• 「誰が、何を、いつまでに」

ここら辺はすごい会議と通じる。

@ デッドライン

• ドイツ系の会社から。
• 厳しく。でないとみんな逃げる。
• 最大限で1週間。それ以上はスケジュール化。
• 稚拙でもいいから速く。

毎朝会議が開催され議論されることで、1週間でまわしていける。

@ プレゼンテーション

• プレゼンテーション自体を目的にしない。無駄に準備に時間をかけない。

@ コミュニケーションの場・情報共有の場

• 「和」を形成。
• 共通認識が広がる。
• 判断・決断までのプロセスを共有。プロセスから参加することに意味がある。
  • 意思決定に変化があっても理解できる。
  • 教育の場
    • 技は盗むもの。「教育なんてほんとはできっこない」。
• オープン、フェアネス。

見習いたい。 どのようにすれば我社で判断・決断プロセスから共有していけるようになるだろうか。

@ 継続

• 継続はトップの責任
• 改善こそ継続の母
• 成功するまでやれば、成功する。p.207

@ 結論から言え

• 言いにくくても、結論から言え。p.207

@ 感想

「決める会議」、「誰が、何を、いつまでに」という方針のメリットを再確認。

• 早朝会議革命 - 元気企業トリンプの「即断即決」経営

[ 書評 ] [ お薦めの本 ]

• すごい考え方 (2005-12-10)
• すごくない会議 (2005-06-29)
• トム・デマルコ ゆとりの法則 - 誰も書かなかったプロジェクト管理の誤解 (2004-04-17)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• 一緒に仕事をしたい人のタイプ (2006-03-17)

■ 戦略的フォーカスは (ﾟДﾟ )

現在進行しているプロジェクトの中のサブプロジェクトを、今年入社したスタッフが担当することになったので、久しぶりにすごい会議を開く。

参加者は自分と、すでに何度かこの方法でミーティングを行っている松下君と、その新しく加わったスタッフの3人。 3時間の枠をとっておいたが、ちょっとオーバーして3時間半で全手順終了(途中20分の休憩含む)。 未経験者が入ったわりには短時間で終わったといえるかもしれない(サブプロジェクトが、ある程度目的の決まっている短いプロジェクトということもあるが)。

@ 戦略的フォーカスのニックネーム

担当分野決定の手順では、戦略的フォーカスに対しニックネームをつけ、円の中央に書くのだが、一番若い新人女性スタッフが提案したのは、「(ﾟДﾟ )」

……発音できません。

たしかに今回の戦略的フォーカスは「2005年X月XX日に○○完成。信じがたい真実となる。」ですけど (このフォーカスも、3人の候補の文の中からインパクトがあったのでその女性スタッフのものを選んだ)。

まあ、面白いので採用。

@ 初体験の感想

与えられた項目がとても抽象的にもかかわらず、自分の意見をはっきり言うことができるという不思議な利点を持っている

とのこと。 興味を持ったようで書籍「すごい会議 - 短期間で会社が劇的に変わる!」を借りていった。

• 「すごい会議」をしてみる (2005-05-27)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• 2005年仕事初日 (2005-01-05)
• 新入社員とすごい会議 (2006-04-07)
• 「すごい会議」と問題解決のスコープ (2005-06-15)

■ すごいKPT事後評価セッション

先週納品を終えてほぼ完了したプロジェクトについて、冷めないうちに事後評価セッションを行う。 「適応型ソフトウェア開発」に触発されて去年から主に自分の担当プロジェクトで導入しているセッションであるが、今回はこれにすごい会議の手法と、@ITの記事*1で紹介されていたKPT法を組み入れて実施してみた。

@ 招待状

参加者には、以下の事前準備をメールでリクエストしておいた。

• 「あなたが、この会議で達成したい事を考えておいてください。」(すごい会議流)
• 各評価対象について「3つの成功点(良かった点)、3つの失敗点」を事前に考えてください。 (「適応型ソフトウェア開発流」)
  • スコープ、スケジュール、リソース、欠陥レベル
  • プロジェクト運営
  • コラボレーション (スタッフ間)
  • 個人・チームとして学習した点
  • その他 (開発手法など)
• 問題点については「どのようにすれば〜(だろうか)」のかたちに書き換えてください。(すごい会議流)
• 良かった点のうち Keep のものがあるかご検討ください (KPT法流)。
• 問題点は Problem です。(KPT法流)
• 問題点について「次にやってみたいもの(Try)」が思い浮かんだらメモしておいてください。(KPT法流)
• 問題点に関係なく Try してみたいものがあれば、メモしておいてください。(KPT法流)
• 注意点 (「適応型ソフトウェア開発流」)
  • 良かった点を必ず書いてください。(すごい会議にも通じる)
  • 成功点、失敗点については3つ以上でも構いません (その際は、成功点と失敗点が同数程度に)
  • 特定の個人を批評はいけません。
• 事前に考えたメモを K・P・T 別にA5〜A4用紙各1枚程度ずつにまとめてプリントアウトして持参してください (発表時間短縮のため)。

@ セッション

メンバは4人。 ホワイトボードをK(Keep)・P(Problem)・T(Try)の3領域に分割。

それぞれ用意してきたプリントをマグネットや、テープでホワイトボードに貼りつける。4人分ぐらいならホワイトボードに貼れたし、前に集って座れば字もだいたい読むことができた。

【Keep】まず最初に成功点について各自発表。「うまくいっている」ことから開始するのはすごい会議流で。 次のプロジェクトで Keep しておきたい点について確認しておく。

【Problem】どのようにすれば〜でそれぞれ発表(すごい会議流)。この形式で表現することで、アイデアが浮かびやすくなる。アイデアが出れば ホワイトボードの Try の領域に書き込んでいく。

【Try】あらかじめ考えてあった Try をそれぞれ発表。

KPTの発表が終わったら、今度は Try をコミットメント化していく。 「担当」と「期日」を明確に設定 (すごい会議流)。

@ 完了

合計90分。ほぼ予定時間とぴったり。 事前に書いてきた内容をホワイトボードに書き込まずに貼りつけるだけで済むようにしたためかなり時間が短縮できた。

今までの事後評価セッションに比べて次のアクションが明確になり、コミットメント化した事で実行する可能性が高まった。 成功点・問題点をそれぞれ発表して確認しあう段階までだった過去の事後評価セッションよりパワーアップ。

• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• すごい会議はじめての全手順(1/2) (2005-06-30)
• いまいちパッとしなかった「ふりかえり」 (2007-02-28)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• ソフトウェアかんばん「見えない化」 (2006-04-10)

■ コミットメント・リスト vs ガントチャート

会社の人が市販のガントチャートソフトウェアを購入して、現在本格導入を検討しているとのこと。

 社内にはコミットメントをコアにした管理手法もあり、
 その優位性は十分に認めている。

 しかし、単純にガンチャートがすきなのである。
 特に見た目、がね。

 -- GAKUさんの日記 「これは好みなのだ」 2005年10月18日 13:10 より

とのことだ。 コミットメント・リスト派とはまさに私の事である(多分)。 いい機会なので自分の中でも、コミットメント・リストとガントチャートについて整理しておこう。

ここで言うところのコミットメント・リストというのはすごい会議で紹介されているものである。

ちなみに私はプロジェクトマネジメントについては教育を受けたこともないし、明確な手法を導入したプロジェクトマネージャーの下についたこともない。 「ガントチャートは駄目」だとも思っていない。 以下は試行錯誤を繰り返している中での現在の私見である。

どちらも特徴・欠点があり適材適所(と好み)があるのだと思う。 両方同時に使っているケースもあるであろう。 またこれらは一つのツールであるから、本来はもっと上位の管理手法まで議論しなければならないであろう。

@ モデル

コミットメント・リストでは「期日」という点で「成果」をリスト化する。 一方ガントチャートでは「期間」という点で「作業」をリスト化する(たいがい)。

• 作業時間がある程度精度よく見積もれる
• 作業時間と成果が比例的である

であるような場合はガントチャートで計画しやすい。

逆に言うとそうでない場合は、コミットメントベースの方が合っているように感じる。

@ ガントチャートを利用したマネジメントの特徴

• マネージャからのトップダウン的なスケジュール向き
• リソースの多重度を把握しやすい (本来はかけもちさせない方がいいと思うが)
• 比較的多人数のチームでもいける
• リソースがタスクに時間を割く割合を設定できる (やろうと思えば)
• 人月計算/コスト積算できる
• プロジェクト外からの割り込みの発生によって狂いやすい
• 成果がみにくい
• チェックしにくい
  • 「進んでますか?」「はい作業中です」「どれぐらい?」「うーん、30%ぐらい」
• ぱっと見、計画できている気がする
• 期間が長いと、チャートが見にくくなる
• 1日単位で見積もりたくなる
• 休日が気になりだす

@ コミットメント・リストを利用したマネジメントの特徴

• 担当の裁量を尊重・重視
• コミットメントのクロスチェックがしやすい (コミットメント、メジャーメントの明文化)
• 期日前にせっぱつまりやすい
• 依存関係が複雑だと把握しにくい
• 専用のソフトウェアがなくても可能
• 他のプロジェクトと兼任しているリソースの稼働状況がわかりにくい
• 線表派からみると計画だと思ってくれないかも

@ 自分がガントチャートでうまくいかなかった点

ソフトウェア開発で線を引いてみたときの感想

• スケジュールの変更があった時に面倒
• 現状とあわなくなってくるとだんだん見なくなった
• 結局だんだんメンテナンスしなくなってしまう
• 進捗チェック時に、ガントチャートで○○%と入力しても適当で意味がなかった

@ コミットメント・リストでうまくいっている点

• 成果が達成できているか、そうでないかが明確
• 達成できていないコミットメントのチェック、フォローができている
• 担当自身が忘れていたコミットメントもクロスチェックで再認識できる
• コミットメント一つ達成するたびに「いい気分を味わえる」

@ まとめ

現在自分がマネジメントしているような、ソフトウェア開発の含まれる少人数体制のチームではコミットメント・リストベースがかなりイケているように思われる。

必要であるならば適応型ソフトウェア開発にあるような、タイムボックス(サイクル)を設定してコンポーネントを割り当てる形で長めの計画をコミットすればよいであろう。

ガントチャートは、それこそ「依存関係のある工程が順番に進んでいく」「クリティカルパス重要」のようなプロジェクトにはいいんだと思う。 自分が扱っているプロジェクトがそういうものではないのだなと。

• ソフトウェア技術者御用達のプロジェクトマネジメントツール TaskJuggler (2007-04-23)
• すごいKPT事後評価セッション (2005-10-07)
• ソフト契約と見積りの基本がよ～くわかる本 (2005-10-14)
• すごい会議の正しい手順 (2005-07-04)
• Joel on Software - 必読書 (2008-08-14)

■ 情報カードを使って高速すごい会議

プロジェクトの後期フェーズのキックオフミーティングをすごい会議スタイルで開催。 もろもろの制約条件があって2時間程度しか時間がとれないので、今日はスピーディに進めたい。 幸い参加者はみなすごい会議慣れしていて、結束力もある。

今までのすごい会議では参加者が「各発言時にホワイトボードに書く」という部分に時間がかかっているようなので、今回は買ってきた情報カードを利用してみることにした。

参加者は計4人。

@ 今回の方法

• 「書いてから発表する」にあたりワークシートに書き出すのではなく、直接B6の無地の情報カードに書く。
• 基本的には1カード、1項目にする。
• B6だと(机に広げるには)大きすぎるので適宜切る。
  • 問題点などを書く時は、情報カードを半分に切って書く。
  • 担当分野を書く時は、情報カードを6つに切って書く。

はっ、速い。

今回はミーティングスペースの都合から前半ホワイトボードが使えなかったこともあり、発表はテーブルの中央に情報カードを披露する形で行うようにした。 ホワイトボードに書く手間だけでなく、立って移動する手間もない。

さすがに時間が短いし参加者が慣れているということで、いくつか手順をはしょろうかと思っていたのだが、結局フルセットやって2時間15分で完了した。

巨大ポスト・イットも使ってみたいけれども、コスト的にもスピード的にもカード式もなかなか良いことを実感。

@ 感じたメリット

• 速い。
• そのままカードが記録になる (後の手順で使える)
  • 担当決定後のコミットメント作成時に参照情報として、問題点カードを適任である担当へそれぞれ渡せる。
• 同じ発言を集めて整理できる。担当分野の抽出も非常に効率的。
• コミットメント・リスト作成時には簡単に日付順に並び換え、挿入ができる。

@ ルール化すると良さそうなこと

• 濃い目で太字のペンで書く。
• 字は大き目に書く。
• 手順名(キーワードでも可)を書く(あとでどれかわからなくなる)。
• 誰のカードかわかるようにする(発言者名、イニシャルなどを書く)。

4人で着席してやるならば、情報カードは最初からもう少し小さいものでもいいかもしれない。

• すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく? (2005-07-07)
• 「すごい会議」2度目 (2005-06-03)
• すごい会議はじめての全手順(1/2) (2005-06-30)
• 「すごい会議」と問題解決のスコープ (2005-06-15)
• すごくない会議 (2005-06-29)