nDiki : 次の行動

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■ DateBk5 + Progect で GTD

帰省中から、DateBk5 + Progect で GTD を運用してみることにしてみた。

@ 整理

日時指定の行動

DateBk5 の予定表へ

次の行動(今日)

DateBk5 上の 優先度1 To Do でリスト化。

次の行動

DateBk5 上の 優先度2 To Do でリスト化。

待ち

DateBk5 上の優先度3 To Do でリスト化。

備忘録

DateBk5 上の優先度4 To Do でリスト化。

収集バケツ

DateBk5 上の優先度5 To Do でリスト化。

派手な色を設定した「ラベル」To Do カテゴリを作成しておいて、各優先度毎にそれぞれ区切り用の To Do を登録。各優先度中ソート表示で1番上に来るように適当な prefix を To Do 名につけておく。

@ 収集バケツ

To Do 新規作成時には「優先度5」、「カテゴリ 収集バケツ」になるようにしておくことで、まずは収集バケツに突っ込んでおくことができる。

時間のある時に収集バケツから「やる/予定/次の行動/委譲して待ち/プロジェクト/いつもし」へ。

@ 次の行動

次の行動は【<状況名>】を prefix としてつけるようにして、ソートにより同じ状況のものがリスト内で連続して配置されるようにする。

@ プロジェクト

「(GTDにおける)プロジェクト」は Progect 上の progress として整理。 そのプロジェクトの「次の行動」を優先度2の子actionとして入力し To Do Link で To Do リストに表示させるようにする。

ここで DateBk5 上の To Do からそれの属しているプロジェクトへジャンプできるようにしたい。これは PsLink の機能を使うことにする。例えば

 【会社】[机の上を掃除する]

と入力しておく。 [、 ] を PsLink で Progect へのリンク用タグと設定しておくことで、To Do から1クリックで Progect 上のプロジェクトへジャンプできる。

@ いつか/もしかしたら

これも収集バケツから Progect の方へ整理するようにする。

@ 行動をおこせる To Do リストへ

今までは To Do リストには行動不可能なもの(複数の行動で構成されているもの、ネタ、いつか/もしかしたら)が混在して、いつまでも残っている不快なものがあったのだが、これが整理されてすっきり。

@ ABC分析はやめ?

1カ月半ほどTQのABC分析をベースに「日課のリスト」として To Do に入力していたのだが、重要度/優先順位づけが実践しにくかった。

今回は重要度/優先順位づけなしのGTDでやってみる。

• GTD - 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• お気に入りの Palmware (2005-07-06)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)

■ 次の行動に必要な時間を書いておく

GTDにおける「次の行動」を、現在 Palm 上 DateBk5 に状況別に To Do に登録して運用している。 しばらくやってみて、この「状況別」に整理しておくということの有り難さがよくわかった。 沢山ある「次の行動」のうち、現在あてはまら状況のものは気にかける必要がないからだ(どうせできないから)。

しかしここで同じ「状況」に沢山の「次の行動」が並んでいると、どれから手をつけるか迷ってしまうことになる。

@ 必要な時間

GTDでは「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」では、

1. 状況
2. 利用できる時間
3. 利用できるエネルギー
4. 優先順位

の四つの基準に基づいて順に行動を選択する。

ということで事前に、必要と思われる時間を記入しておくことにしてみた。

すると、なんとなく面倒くさそうでついつい後回しにしていたものが実は10分ぐらいでできる事だったりすることに気がついたり。

これで実行フェーズの時に、最初の2つの基準は悩まずに選択できるようになった。

• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)
• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)

■ 次の行動がたまってきた

GTD を実践しているが、実用的で確かに良い感じだ。 気がつかないうちに闇に葬られる行動が減った。

しかし、その分「次の行動リスト」がオーバーフロー気味。

• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• 先送りに立ち向かう (2005-10-03)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)

■ 南仏プロヴァンス料理 PATATI PATATA

夜までかかかったミーティング終了後、GAKU氏と本社からきたスタッフと3人で夕食へ。 最初に向かったお店が閉まっていたため、同じ清洲橋通りにある PATATI PATATA へ入ってみた。 2003年にお金を貯めてカリブを見にカナダへ旅立ったスタッフの送別会のとき以来、2年ぶり2度目。 前回いったときと同じく、スタッフはフレンドリー。

夜のメニューはそこそこいい値段でちょっと気軽にこれるお店ではないが、今回はちょっとしたマネーがあるので(ありがとうございます)挑戦してみた。

全般的に濃い味であるものの、まとまっていて値段相応に美味。デザートの「レモンのタルト」がちょっとくたびれていたのが惜しい。

今日の話題は

• 最近の仕事の進め方について。社長と私が同タイミングで、コミットメント・次の行動などを踏まえたスタイルを取り入れたという話(社長は「特別に最近からというわけではない」とおっしゃりそうであるが)。Life Hacks など。
• 映画。ポケモン、ゴジラ、ゾンビ映画。

といったところ。

• 東京都台東区浅草橋5-5-5 キムラビル1F (Google マップ)

• 新年会 + 送別会 (2005-01-12)
• 浅草橋 海運堂 (2004-06-23)
• 今日のさえずり - 昭和通りでホームレスがトロフィーかかげてる! (2008-08-31)
• プチフレックスタイム導入 (2002-11-14)
• 酒蔵駒忠 浅草橋西口店 (2004-10-19)

■ やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い

Palm の DateBk5 (+ Progect)で GTD を実践している。 「DateBk5 + Progect で GTD」でまとめたとおり、次の行動は To Do の機能を利用してリスト化している。

当初は「今日の分」の次の行動を「優先度1 の To Do 項目」とし、それ以外の次の行動を「優先度2 の To Do項目」として入力していた。 これにより優先度順の並び換えにより優先順位の高いものが上に来るため見やすいかなと考えていた。

その後、項目名に【状況名:時間】をつけて

 【家:15】○○掃除
 【家:30】データバックアップ

のように入力し、状況別のグループ化と時間順のソートをするようにするように方法を改良。 これによってGTDにおける「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」の「状況」「利用できる時間」別にさっと目を通せるようになる。

しかしそうすると「今日の分」と「そうでない分」をわけてていることで、同じ「状況」の次の行動リストを2つに分断されてしまい、目でスキャンしなければならない場所が2カ所になってしまう。 これは不便。

ということで最近は、全て同じ「優先度2 の To Do 項目」として「次の行動」を入力し、そのかわり優先度の高いものはボールドや大きいフォントサイズを設定することで目立つようにしてみた。

この方がリストをチェックしやすい感じだ。

まだまだ運用方法には改善の余地あり。

• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)

■ 先送りに立ち向かう

GTDの次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

• (GTDにおける)プロジェクトにして、小タスクに分割しなおす。
• いつか/もしかしたら行き
• ゴミ

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

@ 参考

• シゴタノ！ - タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 仕事をサクサク進めるための１２のコツ

• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)

■ PCを使わない時間を作る

家にいるときも、ちょっとした時間があるとついノート PC を開いて作業したりネットサーフィンしたりしてしまう。 一旦PCで何かを始めると立って動くのが面倒になってしまい、ついつい「本当にやっておきたい事」をしそびれてしまう。 自宅でしか実行できない「次の行動」のリストが長くなる一方だ。

いけない、いけない。

PCを使わない時間帯あるいは使っていい時間帯を決めて、PCから離れる時間を作るというルールを自分の中で持ってみるのがいいかもしれない。

よし、今日から。

……めずらしく夕食でワインを飲んだら、眠くなってグーグー。 確かにその間はPCを使わなかったけれど、ちょっと意味が違うな。

夕食後の自由時間のうち、半分はPCを使わない時間にするように心がけてみたい。

• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• [ Debian ] 11:30 dnscache + tinydns 2本だて (2002-02-21)
• フレッシュリーダーから Google リーダーに乗り換え (2007-10-29)
• Eclipse 2.0.2 (2002-11-15)
• Synergy (2002-11-14)

■ 自然に計画するためのモデル(GTD) と High-Performance OS

GTD では、収集バケツからのワークフローが有名である。 しかしあまり取り上げられることが少ないのだが、かなり重要だとここ最近思っているのが「自然に計画するためのモデル」である。このモデルでは、次の順に頭を動かしていく。

1. 目的と原則を定義する
2. 結果を思い描く
3. ブレーンストーミングする
4. 整理する
5. 次の行動を明らかにする

(仕事を成し遂げる技術 p.85)

ついとりがちなのは「反応型の計画モデル(不自然な計画モデル)」で、目先の行動で行き詰まって手遅れながら逆順にステップをあがっていくというものである。

GTD というと細かい「次の行動」をガンガン進めていくという印象があるが、それらの行動は(意識的に、あるいは無意識的に)目標からブレークダウンされたものでなければならない。

@ High-Performance OS

「自然に計画するためのモデル」はハワード・ゴールドマンの High-Performance OS に通じるところがある。 High-Performance OS でも

1. ビジョン
2. 戦略的フォーカス
3. 何をするか? (what)
4. どうやってするか(how)

というように、目的・目標から始める。 重要。

@ 日常ではどうか?

大きなミッションでは、まず計画フェーズでこれらを熟考する(マズイ、何となくでいってしまうことも多々アリ)。

しかし比較的小さな規模の(GTD でいうところの)プロジェクトは、つい反応的に行動をとってしまいがちである。 依頼のままのアクション・思いついたアクション・やりやすいアクション・面白そうなアクションから手をつけて、結果的に忙しい割にはあまり成果が出ていないこともしばしばだ。

もっとゴールを見据えて効果的に行動していきたいところである。

• 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法
• すごい考え方

• 問題とは「あるべき姿」と「現状」の「ギャップ」である (2006-10-13)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)

■ GTD 週次レビューが2時間で終わらない

金曜日なので2時間とって週次レビューを行う。

しかし今日は2時間経っても終わらなかった。 多少仕事の割り込みがあるとはいえ、ちょっとかかり過ぎな感じである。

気がつけば「2分で終わらないこと」までやってしまっているのが問題かもしれない。 こちらは、実行を分けることを意識する必要がありそう。

それから

• すんなり次の行動に落とせないプロジェクトがリストにあること
• 先送りしている次の行動の処理を行う時間がいること (より実行可能な次の行動への書き換えや、実は「プロジェクト」処理など)

も、レビューに時間がかかる要因。

もう少しやり方を見直せば2時間程度で終わるようになるのだろうか。 それともレビュー時間を増やす (2回に分ける?)必要ありか。

• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• 先送りに立ち向かう (2005-10-03)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• 今日のさえずり - もりもり加湿中 (2008-01-15)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)

■ GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No.11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

@ 外出先での次の行動リストは携帯電話に

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

@ Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーン ポケット付きメモ [M] を使ってみることにした。

@ もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニーが2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか? (2006-10-30)