nDiki : 次の行動リスト

「次の行動」リスト。 GTD で使用するリストの1つ。

体を使った具体的な次の行動のリスト。

「次の行動」が多い場合状況に応じてカテゴリー分けするのが良いとされている。

RHODIA メモ tickler file システム手帳 RTM 手帳 レビュー ほぼ日手帳 ThinkingRock ミーティング Palm ポイント DELFONICS メール DateBk5 ハンディピック フロー 携帯電話 Web ブラウザ Task Coach Remember The Milk 印刷 PDA Google カレンダー ノート HEAD PORTER ストラップ チェックリスト デザイン 無印良品

■ 次の行動がたまってきた

GTD を実践しているが、実用的で確かに良い感じだ。 気がつかないうちに闇に葬られる行動が減った。

しかし、その分「次の行動リスト」がオーバーフロー気味。

• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• 先送りに立ち向かう (2005-10-03)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)

■ やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い

Palm の DateBk5 (+ Progect)で GTD を実践している。 「DateBk5 + Progect で GTD」でまとめたとおり、次の行動は To Do の機能を利用してリスト化している。

当初は「今日の分」の次の行動を「優先度1 の To Do 項目」とし、それ以外の次の行動を「優先度2 の To Do項目」として入力していた。 これにより優先度順の並び換えにより優先順位の高いものが上に来るため見やすいかなと考えていた。

その後、項目名に【状況名:時間】をつけて

 【家:15】○○掃除
 【家:30】データバックアップ

のように入力し、状況別のグループ化と時間順のソートをするようにするように方法を改良。 これによってGTDにおける「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」の「状況」「利用できる時間」別にさっと目を通せるようになる。

しかしそうすると「今日の分」と「そうでない分」をわけてていることで、同じ「状況」の次の行動リストを2つに分断されてしまい、目でスキャンしなければならない場所が2カ所になってしまう。 これは不便。

ということで最近は、全て同じ「優先度2 の To Do 項目」として「次の行動」を入力し、そのかわり優先度の高いものはボールドや大きいフォントサイズを設定することで目立つようにしてみた。

この方がリストをチェックしやすい感じだ。

まだまだ運用方法には改善の余地あり。

• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)
• 次の行動に必要な時間を書いておく (2005-08-19)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• DateBk5 + Progect でのリソース別タスクチェック (2004-04-24)
• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)

■ 先送りに立ち向かう

GTDの次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

• (GTDにおける)プロジェクトにして、小タスクに分割しなおす。
• いつか/もしかしたら行き
• ゴミ

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

@ 参考

• シゴタノ！ - タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！
• シゴタノ！ - 仕事をサクサク進めるための１２のコツ

• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)

■ DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入

去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳・A6 方眼ノート・Task Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。

一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。

@ 収集バケツ

いつでも身近に置いておける RHODIA No.11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。

@ 各種リスト

• いつか/もしかしたら
• 参照資料
• プロジェクト
• 待つ

それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。

薄いので4冊でもまあ許せる範囲。

参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。

@ 予定表

今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。

@ 次の行動リスト

デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を試してみることにした。

• リングノートなので RHODIA と違って、複数ページにリストが増えても問題ない (RHODIA だと1枚以上のチェックリストを保持しにくい)。
• 表紙がしっかりしているし、ゴムバンド付きなので携帯に便利。
• RHODIA No.11 とほぼ同じサイズでこれまた携帯に便利。
• 方眼なのでチェックリストにも最適。

その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。

もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。

つい外出時に RHODIA No.11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。

別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。

しばらくこれでやってみよう。

[ 製品レポート ]

• A6 方眼ノート比較 (2006-01-06)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• RHODIA No.11 にぴったりなロットリングのボールペン (2006-04-20)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)

■ そうか、備忘録ファイルがあればいいのか

今週から GTD の実装を見直して各種リストを整理している。

収集バケツにあるアイテムを処理する際に迷うのが「後でやる必要があるのだけれど……」てやつ。

例えば

• (前提条件が未定だったりして)今は具体的に物理的なアクションに変換できない
• 次の行動リストに入れるには早過ぎる
• 予定表に書くほど特定の日に実行すべき内容ではない

のようなもの。

「いつか/もしかしたら」リストへ入れてしまうと定期的にレビューするとはいえ、タイミングを逸してしまう可能性があって不安である。 そのようなものを「いつか/もしかしたら」リストへ入れてしまうと、リストのレビュー頻度を上げて、かつ全スキャンが必要になりコストが高い。

ということで GTD 本を読み替えしてみる。

@ 備忘録ファイル (tickler file)

そうか 43 folders として実装されたりする備忘録ファイルがこの用途にはあるのか。

いや、もちろん本を読んでそういうツールがあることは知ってはいたけれど、GTD の処理フローチャートには現れないのでオプション扱いだと思っていたよ。

私自身、「備忘録」ファイルを使いだして何年にもなりますが、今ではこれなしではやっていけないほどです。-- 仕事を成し遂げる技術 p.228

う。かなり効果的なツールだったのか。 読み返すと、いろいろな個所で備忘録ファイルを使うと書いてあるし。

さっそく導入。

さすがに43個のフォルダは大変なので、まずは他とそろえてハンディピック 方眼17 で実装してみておく。 1日1ページ、月毎のページは1月を見開き2ページとして、ページに日/月を見出しとして全部書き込む。

で特定の日に受けとるアイテムはその日付のページに、月番号付きのチェックボックスリストとして書き込んでおくことにする。

これで朝1度その日のページをチェックすれば思い出すことができるので、忘れておくことができる。

このあたりはやはり DateBk5 (Palm) を使った方が便利なんだけれど、総合的に今回は一旦紙中心にしてみるということでこのようにしてみた。

しばらく使って使い勝手を確認して再検討することにしよう。

• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い (2005-09-29)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• 私にとっての PDA の長所と短所 (2005-11-27)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)

■ 会社に置き忘れた定期券の所在ををライブカメラで確認

今日は誕生日ということで早めに会社を出たのだが、駅の近くまできてフリースジャケットのポケットに何も入っていないことに気がつく。 「あ、定期券忘れた」。

慌ててでたせいで、定期入れを忘れてきてしまったらしい。 GTD 用の RHODIA と、次の行動リストも一緒に忘れてきてしまったのもかなり痛い。 しかしここまできて取りに戻ると早く会社を出た意味がなくなってしまうので、泣く泣く切符を買って帰宅。

明日出社すれば定期入れはどこかにあるはずだが、はてしかしどこに置いてきたのだろう。

あ、そういえばライブカメラがあるじゃないか。 ということで帰ってさっそくアクセス。 Web ブラウザから BL-C10 のカメラ方向を移動させて机の上に向けてみると、ぽつんと置いてあった。 こういう時には、向きの変えられるライブカメラは非常に便利。

まだオフィスに残っている(カメラのモータ音で、私が家からアクセスしているだろうことは感ずいている)同僚に Skype チャットで話しかけたら、あれよあれよとデスクの上が大変なことに。

主犯は zakwa 女史だな。ばっちり腕が写ってますぜ。

とりあえず定期入れを端に寄せてもらって一安心。

• ネットワークカメラが欲しい (2005-01-15)
• ホームネットワークカメラ BL-C10 買っちゃった (2005-01-18)
• 今日のさえずり - 先っちょ、あけぼの鮭フレークの瓶に漬けた (2008-11-11)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• リモートポートフォワーディングでライブカメラを晒す (2005-01-21)

■ GTD アクション確保のための時間割

複数の提案書レビューをショートサイクルで繰り返すというスタイルのフローをいま実践中で、そのため最近はスケジュールにミーティング時間がどんどん書き込まれるという状態である。

自分の中でルールを確立していないため、ミーティング時刻の設定はなんとなく。 何も考えずにこのまま続けていくと、スケジュールがミーティングで埋まってしまいそうだ。 しかしそうなるとその他のアクションが実行されず、責任ある仕事ができなくなってしまう。

いい機会なので、GTD にある次の行動リストの項目を実行するための時間帯とミーティング時間帯をある程度分けて決めてみてしまうことにした。 生理的な「はかどる時間帯」等も考慮してタイムテーブルを考えてみた。

• *1 金曜日は GTD 週次レビュー時間
• *2 単調作業 / 事務処理 / 整理等

論理的な仕事に向いている午前中には社内ミーティングを入れずに、頭を使うアクション(計画や提案立案など)を実行したい。

14:00 - 15:00 は眠くなる時間帯のようなので、待つリストをチェックして他の人に状況を確認するなど、コミュニケーション用時間とする。

社内ミーティングは原則 15:00 - 17:00。場合によっては前後 1時間もミーティング設定可。この時間帯にミーティングがない場合は、単調作業があればこなすようにする (貴重な午前中にやらないように)。この時間帯は繰り返し作業などに向いているらしい。

そういえば社内ミーティング 13:30 開始っていうのがあるのだが、これは準備する側の時には楽だけれど、そうではない側の時はその30分が中途半端であまり効率が良くないというのが最近の印象だ (その隙間時間を活用するのが GTD の極意ではあるのだが)。

最後の1時間は日によって無かったりする可能性があるので、バッファ的な時間としておく。in-box もここで処理しておく。

まずはこれでトライ。

[ 時間管理 ]

• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (2007-04-15)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD 週次レビューが2時間で終わらない (2006-09-29)
• 次の行動がたまってきた (2005-08-29)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)

■ 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか?

いつでもメモを書けるようにするためのツールとしては腰リールが有名である。

自分は流石にそこまで進歩的なスタイルは取れないので、腰に HEAD PORTER の PDA ポーチを下げ、最近使わなくなった CLIE のかわりに inbox 用の RHODIA No.11 と次の行動リストを書いた Rollbahn を入れている。

これで街歩きや出勤中でも好きな時にメモが取れる。

いや、取れないシチュエーションがある。

それが電車の席に座った時。

電車の座席に座ったら、左右に幅をとらないように PDA ポーチごと腰の後に回して腰とせもたれの間に押しこむようにしている。 そうすると隣に人がいる場合、もはや到着駅までメモが取り出せなくなってしまうのだ。

下手に取ろうとすると、隣が女性なら痴漢と勘違いされそうだし、女性でなかったとしてもスリと間違われるかもしれない。

これは腰リール派の人も同様な悩みをかかえているのではないかと思うのだが、どうなのだろう。

やっぱり、胸ポケットかネックストラップにサブのメモツールを用意することを考えた方が良いのかもしれない。

• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 常に持ち歩くアイテム用に PORTER SMOKEY バッグ - 誕生日プ... (2007-04-27)
• モンベルクラブ渋谷店 (2004-08-07)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• HEAD PORTER TANKER PDAポーチ (2004-03-14)

■ GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No.11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

@ 外出先での次の行動リストは携帯電話に

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

@ Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーン ポケット付きメモ [M] を使ってみることにした。

@ もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニーが2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか? (2006-10-30)

■ Task Coach で GTD

今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。

• その日からプロジェクトマネージャの仕事が1つ増えて、扱うタスクが増えた。それに従い追跡しなければならない GTD プロジェクトが増えた。
• ここ最近の傾向では PC が使える環境での仕事が多いので、PC 上で GTD まわせると感じた。
• (GTD 的には NG なのだが)次の行動リスト・プロジェクトリストを日付順に分類してみている。

が 手帳から Task Coach にした理由だ。

RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。

@ プロジェクトリスト

Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。

@ 次の行動リスト

次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザで印刷すれば、次の行動リストシートができる。

@ 完了予定日

完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。

@ 総評

ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。

やはり GTD 用にデザインされたツールの方が、一般用のタスク管理ツールよりも運用しやすいことを実感。

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• サブプロジェクトが使える GTD ツール ThinkingRock 2.0.1 (2008-06-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• そうか、備忘録ファイルがあればいいのか (2006-03-30)