nDiki : GTD

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■ GTD 週次レビューが2時間で終わらない

金曜日なので2時間とって週次レビューを行う。

しかし今日は2時間経っても終わらなかった。 多少仕事の割り込みがあるとはいえ、ちょっとかかり過ぎな感じである。

気がつけば「2分で終わらないこと」までやってしまっているのが問題かもしれない。 こちらは、実行を分けることを意識する必要がありそう。

それから

• すんなり次の行動に落とせないプロジェクトがリストにあること
• 先送りしている次の行動の処理を行う時間がいること (より実行可能な次の行動への書き換えや、実は「プロジェクト」処理など)

も、レビューに時間がかかる要因。

もう少しやり方を見直せば2時間程度で終わるようになるのだろうか。 それともレビュー時間を増やす (2回に分ける?)必要ありか。

• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• 先送りに立ち向かう (2005-10-03)
• Task Coach で GTD (2008-06-23)
• 今日のさえずり - もりもり加湿中 (2008-01-15)
• DateBk5 + Progect で GTD (2005-08-11)

■ 問題とは「あるべき姿」と「現状」の「ギャップ」である

「問題解決プロフェッショナル『思考と技術』」の姉妹本「問題発見プロフェッショナル - 『構想力と分析力』」を火曜日に購入し読み始めている。

本書における問題の定義が明快であり、目から鱗である。

問題とは「あるべき姿」と「現状」の「ギャップ」である -- 「問題発見プロフェッショナル - 『構想力と分析力』」 p.16

現在の状況の中で「マズい点や困っている点」などが問題であると今までごく当たり前に考えていた。しかし本書では問題は「目標(あるべき姿)と現状のギャップ」であると説明している。

「目標をどこに置いているのか」「どういう立場で考えているか」によって、同じ状況でも問題が変わってくる。 全くその通りで非常に納得である。しかし自分ではなかなか気がつかない視点で、またついつい忘れて目の前のマズい点にのみ目が向いてしまいがちである。

• 問題発見プロフェッショナル - 『構想力と分析力』

GTDの「自然に計画するためのモデル」でもハワード・ゴールドマンの「High-Performance OS」でも「目的・目標」からプロジェクトがスタートする。 問題発見・問題解決のプロセスも「目的・目標」の再認識から。

「目的・目標」はどこから来るのだろう。 やっぱり価値観から? 価値観はどこから?

[ 書評 ] [ お薦めの本 ]

• 問題解決プロフェッショナル 「思考と技術」 (2006-08-27)
• すごい考え方 (2005-12-10)
• 自然に計画するためのモデル(GTD) と High-Performance OS (2006-07-09)
• Life Hacks PRESS で Life Hacks をおさらい (2006-03-28)
• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (2007-04-15)

■ NICT 知識創成コミュニケーション研究センターへ行ってきた

ミーティングで京都府相楽郡精華町光台にある NICT の 知識創成コミュニケーション研究センターへ行ってきた。 新幹線で京都まで出て、そこから近鉄京都線で新祝園へ。 新祝園を「しんほうその」と読むことを知らなかったので、いつ着くのか車内アナウンスでよくわからなくて、行きはちょっと不安な思いをしてしまった。

@ ほぼ日手帳

ミーティングの休憩時間に、研究員の方が机に置いておいた私のほぼ日手帳を見て「私もほぼ日手帳ですよ」と話してくれた。 ほぼ日手帳はそういった話題提供ツールでもあると思っているので、話が咲くと嬉しい。

ほぼ日手帳の話から GTD や Life Hacks の話、そして「chalow の山下達雄氏とは実は同じ大学院で、山下氏は普段からメモ帳を身につけていましたよ」という話まではずんだ。

日帰りでの移動時間の関係もありそんなに長居はできなかったけれど、いつもと違う会話ができて満足であった。

• 京都日帰り出張、帰りは最終の新幹線で。 (2006-08-01)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• 方眼手帳と方眼ミーティングメモ (2005-11-27)

■ タスクにどれだけ時間がかかっているか作業記録を取ってみる

昨日購入した「スピードハックス」を読んで作業記録を取ってみることのメリットに魅かれたので、早速やってみることにした。

@ Task Coach

作業記録ツールには以前にも使ったことのある Task Coach をチョイス。 Windows でも Linux でも使えるタスク管理ツールである。 以前使ってみた時からバージョンも上がっているので、deb パッケージを取ってきてインストール。

対抗馬として KDE の KArm もインストールしてみた。 Task Coach に比べて機能的にもシンプルであるが、階層化もできるし作業記録にはこちらでも十分かもしれない。

一応今回は、Task Coach で。

@ 作業記録結果

8時間の勤務時間のうち、記録されたタスクで合計 6時間48分48秒。 残りはコンテキストスイッチの時間や割り込みでちょっと声をかけられた話した時間とか、ブレイクやトイレなどの時間。

今日に関すると、思ったよりという予想通りというか GTD ベースのタスク管理自体に時間がかかっているようだ。 ここは工夫の余地がありそう。

それと夕方の効率が落ちてきた時間に、リフレッシュもかねて始めた作業をついつい継続してしまって、気がつけば随分時間を費やしてしまったこともはっきり記録に残っている。 オフィスで PC を起動して仕事をしている分には、それほど作業記録を取ることも手間ではなかったし、後で振り返るためのいい材料になりそうなので、しばらく続けてみようと思う。

計測中は、他の仕事を避けて集中して取り組もうと思うのでスピードもアップできそうだ。

なお Task Coach (や KArm) などを使う時には純粋に作業記録のみに使って、タスク管理には使わない方がいいように思う。 タスク管理としても使ってしまうと、記録を取り始める際に「定義済みのタスクを始めるのか」それとも「新規のタスクなのか」など記録のために考えることが増えて、おっくうになりそうだ。

[ Life Hacks ]

• Windows でも Linux でも動くタスク管理ツール Task Coach (2006-01-12)
• Google Desktop Linux 版をインストール (2007-07-02)
• KDE Installer for Windows で KDE をインストール (2008-01-30)
• Linux で使えるデスクトップ検索ツール Beagle でローカルファイ... (2006-08-08)
• サブプロジェクトが使える GTD ツール ThinkingRock 2.0.1 (2008-06-23)

■ GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーン ポケット付きメモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No.11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

@ 外出先での次の行動リストは携帯電話に

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

@ Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーン ポケット付きメモ [M] を使ってみることにした。

@ もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニーが2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入 (2006-03-27)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• 腰リールって痴漢と間違えられないだろうか? (2006-10-30)

■ なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣

2月に読んだ「スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術」(書評) の中で紹介されていた本。興味を持ったので買って読んでみた。

本書によると「仕事がうまくいく人」の習慣とは「すぐにやる!」ことだ。

• すぐにやる!
  • 書類、メールはすぐに処理する。
  • すぐに整理する。
  • すぐに計画する。
  • すぐに正しくやる。
  • すぐに整備する。

あとは

• 機械的に行う作業を決める。
• 歩きまわりコミュニケーション。

など。

GTD で言われていることとかぶる部分も多いので、やはり本書においては「すぐにやる!」というのが一番ポイントであろう。

先送りすればするほど、「問題は大きくなる」し「何度も同じ事を考えたりするはめになる」し「何度も同じメールを読み返すことになったりする」し「他人にせっつかれたりする」し「余分な進捗報告が必要になったりする」しで、達成するまでに余計なコストがかかるようになる。つまり同じ仕事をするのに必要な時間が長くなってしまうというワケ。

一見しんどそうでも結局のところすぐやってしまった方が、効率的にも精神的にも圧倒的にもお得だということ。

これを自分のものにするには

『すぐやる』方式は、長く継続しなければ意味がないという点だ。-- p.35

というのが肝だ。

人間の行動研究で著名なウィリアム・ジェームズによると、何かを毎日やって三十日間続ければ、習慣になるという。-- p.61

そうだ。

私が「すぐにやっていな」かったら「すぐに」指摘してください。> ALL

• なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 PHP研究所

[ 書評 ]

• GTD アクション確保のための時間割 (2006-09-26)
• ステーショナリーに手を出した - 私的10大ニュース2005 [ misc ] (2005-12-31)
• メールによる社内コミュニケーションの問題 (2006-04-12)
• 「グズ病」が完全に治る本 (2008-09-10)
• 来客用を想定してオフィスに La Fonera を設置 (2007-02-26)

■ GTD Next Actions リスト用ノートをやめる

ここしばらく GTD 運用では以下のツールを使っていた。

システム手帳についてはコンパクトなものをと思っていたので Davinci ジャストリフィルサイズのもの(記事)を使っていたのだが結局リング径8mm では一杯になってしまったので、しばらく前からとりあえず無印良品のシステム手帳を使っている。

しかしこのサイズアップにともない、バッグの中のノート・手帳関係が随分かさばるようになってしまった。 ということで独立していた Next Actions リストをシステム手帳へ統合することにした。

ページをミシン目で切り取ってシステム手帳のリフィルにペタペタ貼り付けて移行完了。

最近携帯電話も使うようになったので、現在の実装は以下。

紙の inbox の場合レビューまで間があきがちなので、急ぐもの・その後の処理がデジタル上で流れるものは携帯電話のメールから PC のメルボックスに送るようにしてみている。

携帯電話の利用をもっと工夫したいところ。

• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ (2007-03-19)
• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)

■ 今日のさえずり - 第一印象では SO905iCS

• 08:37 LABI品川大井町店にエクセルシオールカフェ11月23日オープン。スターバックス代替となるか。[mb]
• 14:02 GTD 実装を一部システム手帳から RTM に移したので、手帳が薄くなった。Davinci ジャストリフィルサイズシステム手帳に戻すかな。 *Tw*
• 15:12 使っている Firefox でRTM のショートカットが効かないことが多いので keyconfig を無効にしてみたが、変わらなかった。 *Tw*
• 17:54 第一印象では SO905iCS *Tw*
• 18:29 計画の科学買おうと思ったが、在庫なかった。L:秋葉原[mb]

• ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD (2006-05-17)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• GTD Next Actions リスト用ノートをやめる (2007-07-25)
• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)

■ 来年のほぼ日手帳はナイロン・マンゴー2008

ようやく「ほぼ日手帳2008」を買った。今年はつくばのロフトで。

最近は「Remember The Milk + Google カレンダー」を主に GTD とスケジュール管理をしており、ほぼ日手帳はサブ状態。 なので、来年用は本体だけ買ってカバーは今年か去年のを使えばいいかなとも思っていたのだが、結局オレンジ色のカバーを買ってしまった。

今年は革カバーの種類が少なめ、ヌメ革(プレミアムバージョン)には魅かれるんだけれど、10,500円はちょっと無理。

本体は細かい改良のみ。完成度があがってきているということか。 ただ遊びのページが年々減ってきている感じがして、ちょっと淋しい。

来年はスケジュール管理用よりも、目標管理用として使おうかな。

• 無印良品のミニ6穴手帳 (2008-01-20)
• 渋谷のロフトにほぼ日手帳2006を見にいった (2005-09-11)
• ほぼ日手帳復帰 (2008-07-22)
• 2008年夏の GTD 運用ツール (2008-07-23)
• ほぼ日手帳2007を横浜ロフトでチェック (2006-09-03)

■ 今日のさえずり - RTM 上でプライベートと仕事についてタグで分けることにした

• 12:39 RTM 上でプライベートと仕事について GTD の各リストをそれぞれ分けていたが、一緒にしたかわりにタグで分けることにした。 *Tw*
• 15:52 DBDesigner 4 での PostgreSQL 用のデータタイプの追加方法がようやくわかった。てっきりオプション関係の方で設定するのだと思っていた。 *Tw*
• 19:06 NTEmacs をポータブル HDD に展開して起動してみた。mount.exe が無いと出るけれど、まず使えそう。 *Tw*
• 19:07 PStart から NTEmacs 起動するように設定した。 *Tw*
• 19:32 最近、ヨドバシカメラ前の信号ちゃんと守る人増えたな。L:秋葉原[mb]
• 19:38 eneloop kairo、腹を温めるには力不足だが、ケータイ打つ前の手のかじかみとりにはいいな。[mb]
• 19:40 昨冬はパケ・ホーダイじゃなかったから気がつかなかったけど。[mb]
• 23:28 P3:PeraPeraPrv] を Debian/GNU Linux sid で動かしてみた。P3 から初ポスト。
• 23:35 Linux では Tweetbar 使っていたけれど、これからしばらく P3 にしてみよう。
• 23:44 スラッシュの位置間違えた。Debian GNU/Linux だ。

• サブプロジェクトが使える GTD ツール ThinkingRock 2.0.1 (2008-06-23)
• Twitter を使い始めて1年 (2008-04-06)
• 今日のさえずり - JugemKey ID がいつもので取れない (2008-04-25)
• メールボックスを Gmail に集約 (2007-08-08)
• 今日のさえずり - 納豆にオリーブオイル+胡椒 (2008-08-02)