nDiki : 2005年10月27日

情報カードを使って高速すごい会議

プロジェクトの後期フェーズのキックオフミーティングをすごい会議スタイルで開催。 もろもろの制約条件があって2時間程度しか時間がとれないので、今日はスピーディに進めたい。 幸い参加者はみなすごい会議慣れしていて、結束力もある。

今までのすごい会議では参加者が「各発言時にホワイトボードに書く」という部分に時間がかかっているようなので、今回は買ってきた情報カードを利用してみることにした。

参加者は計4人。

今回の方法

• 「書いてから発表する」にあたりワークシートに書き出すのではなく、直接B6の無地の情報カードに書く。
• 基本的には1カード、1項目にする。
• B6だと(机に広げるには)大きすぎるので適宜切る。
  • 問題点などを書く時は、情報カードを半分に切って書く。
  • 担当分野を書く時は、情報カードを6つに切って書く。

はっ、速い。

今回はミーティングスペースの都合から前半ホワイトボードが使えなかったこともあり、発表はテーブルの中央に情報カードを披露する形で行うようにした。 ホワイトボードに書く手間だけでなく、立って移動する手間もない。

さすがに時間が短いし参加者が慣れているということで、いくつか手順をはしょろうかと思っていたのだが、結局フルセットやって2時間15分で完了した。

巨大ポスト・イットも使ってみたいけれども、コスト的にもスピード的にもカード式もなかなか良いことを実感。

感じたメリット

• 速い。
• そのままカードが記録になる (後の手順で使える)
  • 担当決定後のコミットメント作成時に参照情報として、問題点カードを適任である担当へそれぞれ渡せる。
• 同じ発言を集めて整理できる。担当分野の抽出も非常に効率的。
• コミットメント・リスト作成時には簡単に日付順に並べ替え、挿入ができる。

ルール化すると良さそうなこと

• 濃い目で太字のペンで書く。
• 字は大き目に書く。
• 手順名(キーワードでも可)を書く(あとでどれかわからなくなる)。
• 誰のカードかわかるようにする(発言者名、イニシャルなどを書く)。

4人で着席してやるならば、情報カードは最初からもう少し小さいものでもいいかもしれない。

時間つぶし向け? ecute品川

今日は母の誕生日なので花でも持っていこうかと思い一駅オーバーして品川まで出て、エキュート品川へ行ってみた。 Aoyama Flower Market で買おうと思っていたんだけれど切り花やブーケ中心で、アレンジメントや鉢はほとんど置いてないようなのでやめ。

初めてエキュート品川に行ってみたのだが、なるほど綺麗にまとまっているけれどこじんまりしているといった感じだ。 待ち合わせや新幹線の時間までの暇潰しちょっと寄るのにはいいかもしれないが、自分にとってはわざわざ何かを買いにくるということはあまりなさそう。

改札を出てウィング高輪EASTの、ベリーメリー(VerryMerry) に行ってみたら良さそげなのがあったのでこちらでチョイス。知らなかったけれどベリメリーは日比谷花壇のブランドなのか。

花は母に喜んでもらえたようで、良かった良かった。

影舞でのコミットメント・リストの状態を改良

影舞でコミットメント・リストを作成して運用している。

今までコミットメントに設定できる状態として

• 提案
• 割当済み
• 完了

を用意していた。

担当は「割当済み」コミットメントを達成すると状態を「完了」に変更するのだが、そうすると割当済みリストから消え、よく見る影舞のプロジェクトトップページに表示されなくなる。 メンバにメールで通知がいくものの、全員で完了の合意が取れていないのがちょっとよくないな。なので、

• 提案
• 割当済み
• 確認待ち
• 完了

のようにしてみた。 担当が達成したと判断したら「確認待ち」とし、コミットメント・リストの進捗チェック時に皆で確認した上で「完了」とする流れに。 これでより、プロジェクトの状態を皆で共有できるのではないかと。

ちなみに「提案」は一度も使われていないので不要のようだ。