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仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズドリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

• 原則1 新しい仕事は「明日やる」を基本にする
• 原則2 クローズドリストを使う

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

「すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

「すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

• 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
• 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

• 緊急レベル1「今すぐ」
• 緊急レベル2「今日中に」
• 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

will do リスト

本書では「WILL DOリスト」と表記。その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズドリスト(本書ではクローズ・リストと表記)。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の will do リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の will do リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず will do リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

will do リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

• 原則1 とにかく、する (Do)
• 原則2 一番始めに、する (First)
• 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

• 「やり残し」を片付ける
• 仕事のシステムを修正する
• プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二等分法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

• 「毎日15分」など時間を決め確保する。
• 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
• 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

• 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
• 「コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
• 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則」
• 「タスク」「プロジェクト」
• 「タスク・ダイアリー」
• 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
• 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
• 「ダッシュ法」「期限の効果」
• 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリーと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

2017年ふりかえり

年末に1年をふりかえって出来事を中心にまとめ日記を書いたりしていましたが、今年は今後の改善に向けて KPT でふりかえってみることにしました。

ちなみに買って良かったものは12月始めにまとめずみ。

• 買って良かったもの 2017

日記に書き残してあることは思い出せるし、書き残していないことはなかなか思い出せないものです。日記を書く習慣は続けていきたいことの筆頭です。

続けたいこと

テキストファイルでのノート管理

昨年の年末に Evernote と Day One 上にあった日記系データをテキストファイル化を完了し、以来1年間ノートと日記をテキストファイルに書くようにしました。テキストファイル化することで様々なツールで読み書きできる自由を手に入れることができ、また特定のサービスやアプリを使っている場合の終了の不安からも解放されました。

今のところ Mac アプリケーションの Ulysses が最高のテキストファイル管理アプリで愛用しています。

1日ごとに1ノートフォルダというスタイルも確立できました。引き続きテキストファイルでノート・日記/日誌を書いていきます。

Remember The Milk

タスク管理ツールはやはり Remember The Milk。テキストファイル化を推し進めなかで TaskPaper も試しましたが、タスク管理についてはいつでも様々なデバイスでさっとアクセスできるネットサービスの方が便利でした。

マニャーナの法則

• 原則1 新しい仕事は「明日やる」を基本にする
• 原則2 クローズドリストを使う

という2つの原則であるマニャーナの法則。 GTD とのハイブリッドでやっています。「今日はここまでやる」と明確にすることで、「やり残してしまった」という気持ちを減らすことができました。

nNote

永続的に残しておくほどではないちょっとしたノートを置いておく公開スペースとして nNote を作ってみました。そんなにしょっちゅう使うものでもないですが、あると便利。来年も使います。

六面立体パズル(いわゆるルービックキューブ)

9月ぐらいから再び始めたルービックキューブ。このまま練習を継続して30秒は切りたい。

歩く会

今年は神田川沿いを踏破。それからソロで東急大井町線沿線も歩きました。充実感のある遊びなので来年も続けたいです。

改善したいこと

プロダクトについて費やす時間不足

仕事においては人・組織・プロセスに力を注ぐことになった1年でした。そのかわりなかなかプロダクトについての取り組みが弱かったので、来年はプロダクト面の仕事のウェイトを上げていきたいと思ってまいます。

メタボリックシンドローム

今年も健康診断で指摘されました。自重筋トレもなかなか続いてません。運動・食事に気をつけていきたいところ。

夜すぐ眠くなる

仕事から帰って夕食を食べて少しすると眠くなってしまい、ついゴロゴロ寝てしまいがち。好きなことができる貴重な時間なのでもったいないです。眠くなりにくい食事の摂り方にするとか、体力をつけるとか何かいい方法があるのかな。

読書不足

前述の通り眠くなってしまうというのもあるのですが、なかなか読書する時間が取れてないの反省です。

トライしたいこと

行動の合間に考える習慣をつける

去年少し「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズをやったのですが忙しくなったタイミングでやめてしまっていたので、来年またやってみることにします。

体力アップとメタボリックシンドローム解消

毎日の運動を継続する仕組みを何か考えて取り組みます。

本を読む

ネットサーフィンの時間を減らして本を読みます。

Web 日記ふりかえりの間隔

1年に1回だと少なすぎますね。今後四半期に1回は Web 日記ふりかえりやっておこうかなと思います。

will do リスト作りを朝に戻した【日記】

その日にやることをリストアップした will do リスト(クローズドリスト)を作るのを昨年の夏から前日帰り際に用意することにしてから何カ月か経ちました。帰り際に余裕があればきちんと will do リストが作れていい感じですが、割り込みが多かったりすると前日に作っておけなくてもやっとした気分でした。

マニャーナの法則の通り割り込みをコントロールするのが一番良いのかもしれませんが、あくまで原則なのでなかなかそうもいかない場合もあります。それからやはり夜だとエネルギーが切れてきていて計画に力が入らないことも。

自分の場合はやはり朝に計画する方が良さそうなので、 will do リスト作りを今日から朝に戻すことにしました。

Remember The Milk の優先度の使い分けを見直し

ここしばらく !1 は使わない感じになっていましたが、!2〜!4だけだとやはり足りないので見直し。

GTD + マニャーナの法則でやっているので

• !1 今日中にやるクローズドリスト(朝つくる)
• !2 今日中にやるリスト(緊急・割り込み)
• !3 今日中にやるリスト(繰り返しタスク)

としました。これに加えて !4 のうち今日が期限のタスク(繰り返しタスクも含む)も一緒に見られるスマートリストを作ってそこにあるタスクをやるようにしてます。

will do リスト作りを前日帰る前に戻した【日記】

will do リスト(クローズドリスト)を作るのを1月から朝に用意することにして半年経ったのだけれど、夕方までに will do リストができていないことが最近増えきた(意味なし)。朝のルーチンワークをちょっと減らしたりしたけれどもあまり変わらないので、will do リストは前日用意する流れに今日から戻すことにした。

2018年第2第3四半期ふりかえり

四半期毎にふりかえりをしようと思っていたんだけれど、第2四半期末は後回しにしている間に終わってしまった。第3四半期末も後回しにしてこれを書いたのは10月23日だったりする。

• 2017年ふりかえり
• 2018年第1四半期ふりかえり

続けたいこと

写真を見に行く (前回: 続けたいこと)

最近行ってないなと思ったけどここ半年43回は行っていた。もっといろいろ見て感性を磨きたいな。

• ねこ専 2018 作品展
• カメラはスズキ x ナダール コラボ企画「カメナダ展」
• 東京カメラ部2018写真展
• 東京都写真美術館 TOPコレクション たのしむ、まなぶ「イントゥ・ザ・ピクチャーズ」展

本を読む (前回: トライしたいこと)

最近は通勤時にスマートフォンで Kindle本を読むようにしている。ちょっとずつだけれど時間的にはこの枠が習慣化しやすいかなと。

写真を撮る (前回: トライしたいこと)

毎朝通勤時に1枚撮ることを日課にしたら習慣になった。

• 出勤時に写真を撮る

それ以外に毎日2枚 Twitter に投稿するという自分ルールを作ったら、撮りためなきゃというのがあってカメラを持って出歩く時間が増えた。 DSC-RX0 が気軽に持ち歩けること・ Lightroom を買って現像が楽しくなったというのも大きいな。

• サイバーショット DSC-RX0 を1カ月使っての感想
• Adobe Creative Cloudフォトプラン購入

フィルムの方は TC-1 に入れたフィルムと写ルンですがまだ撮り終わっていない。今となってはフィルムは撮りどころが難しくて。

• 写ルンです プレミアムキットIIを衝動買い

自分の Tweet を Retweet する (NEW)

感想を聞いたことはまだないんだけれど、 Retweet したらいいねがつくので継続してみる。

• 自分の Tweet を Retweet する

will doリスト作りは前日に(NEW)

前日に will do リスト(クローズドリスト)を作っておいた方が朝の仕事の出だしが早い。前日作れないこともあるけれど、できるだけ前日で。

• will do リスト作りを前日帰る前に戻した

引き続き続けたいこと(前回: 続けたいこと)

以下はいい感じなので引き続き継続。

• テキストファイルでのノート管理 → 継続
• Remember The Milk → 継続
• マニャーナの法則 → 継続
• nNote → 継続

改善したいこと

自分の頭で考える (前回: 改善したいこと)

元日に今年意識してみることにしたもの。「情報を遮断して考える」「毎日考える時間をとる」仕組み化できてない。

体力アップとメタボリックシンドローム解消 (前回: 続けたいこと)

自重筋トレ続かず。

ビジネスについて考える (前回: トライ)

関連する本を読んだりするようになったけれどまだ不足している。

WSJF (NEW)

ポートフォリオプランニングの優先順位決めに WSJF 導入しようとしたんだけれど、うまくいっていない。今はほぼない感じになってしまっているので、続けるのかやめるのか判断せねば。

ちなみに「ポートフォリオバックログ」のスプレッドシートに「概要レベルのプロダクトバックログ」列を追加したのは良い感じ。

• WSJF (重み付けされた最短の作業から着手)という手法を使い始める
• ポートフォリオバックログのスプレッドシートに概要レベルのプロダクトバックログ列を追加

トライしたいこと

ふりかえりからはなし。

やめるもの

六面立体パズル(いわゆるルービックキューブ) (前回: 改善したいこと)

最近はオフィスでポモドーロテクニック的休憩の間にたまに回すぐらい。忘れない程度にいったん維持できればいいかな。

歩く会 (前回: トライしたいこと)

行きたいとは思っているんだけれど優先度下げ。

アイカツ!

アイカツスターズ! を2年間観たわけだけど、アイカツフレンズ! は観ないことに。最近観ているのは「レイトン ミステリー探偵社 〜カトリーのナゾトキファイル〜」。

• ゼルダの伝説をやったりアイカツ!完了したり

iThoughtsX マインドマップを都度 Markdown 形式でエクスポートして Ulysses で管理

煩雑なので続かず。

• iThoughtsX + Ulysses でマインドマップの管理をしてみる

Day One Premium をキャプチャツールとして使うのを控える

無くてもまわるようになった。次回 Premium プランは更新無しかな。

• Day One Premium をキャプチャツールとして使うのを控える

年末なので Remember The Milk での GTD システムを見直し

昨日から週次レビューをかねてタスクをしっかりめに棚卸し。それから最近課題に感じていたところがうまくまわるように Remember The Milk のリスト・スマートリストの構成をいじってみた。

時間は有限、タスク棚卸し

あれこれやった方がいいとちょっとずつルーチンワークが増えていくので、たまに見直しが必要。昨日はがっつりルーチンワークを掃除。定例 one-on-one ミーティングの前日準備はタスクから外して、やったあとの事後整理の中で一緒にやってしまおう。

プロジェクトを分ける

仕掛り(WIP)なプロジェクト減らして、もっとプロジェクトをどんどん終わらせるようにしたい。プロジェクトを入れておく Remember The Milk リストを以下に分けてみた。

• active (NEW) 優先してやる。
• backlog
• later (NEW) someday/maybe ではなく将来確実にやるけれど、すぐにはやらない。
• others
• someday

優先的にやるのを active に分けて明確にして進めていけるようにした。

それから確実にやることなのだけれど、すぐにはやらないものを later に分けることにした。someday だと「やれたらいいなあ」というのと混ざってしまって嫌だし、かといって今のうちに詳細化するコストを払いたくないなあというものを入れておく場所にした。 later にある次の行動タスクが someday のと同様に全体の行動タスクリストに上がってこないようにして、クローズドリスト作成時に負担にならないようにした。これで日次レビュー・週次レビューもスムーズにできるようになるといいな。

will do リスト作りをやっぱり朝に

will do リスト(クローズドリスト)を前日に作成するフローにしていたのだけれど、夕方〜夜は時間やエネルギーが足りないようでやれないことの方が多かったのでやっぱり当日の朝にやることにした。

それから自分の場合「今日やるタスク (will do)」「今日中にする緊急のタスク」「今日できたらやるタスク」の両方が Remember The Milk (RTM) の1つのリストに表示された方が見通しがよくストレスが無いので、RTM 上の優先度設定の見直しとスマートリストの修正をした。

• 優先度 1: will do リスト(クローズドリスト)
• 優先度 2: 今日中にする緊急のタスク
• 優先度 3: 今日できたらやるタスク
• 優先度 4: まだすぐやらないタスク

「明日やる」で「今日やる」がいっぱい

暑いので日中はオフィスから出ず。今週は水〜金と α6300 を持ち出したけれど出番なく。

昨日欲しくなったタイマーは、気に入ったものがあったのでロフトネットストアで注文した。セブン-イレブンで受け取りすれば送料がかからずお得ではと思ったが、3,000円(税抜)以上じゃないと店舗受け取りできなかった。

最近その日にやりたい仕事(will do リスト)のやり残しが多い。1日分の見極めがちょっと甘いかな。マニャーナの法則の「新しい仕事は『明日やる』を基本にする」は意識できているけど、「明日やる」にしたクローズドリストの方がいい感じにできてない。

クローズドリストにこだわるのをやめる

GTD に加えて4年ちょっと前からマニャーナの法則を取り入れてきた。

「原則1 新しい仕事は『明日やる』を基本にする」というスタンスは結構いい感じだが、「原則2 クローズドリストを使う」はきちんとできないので自分には合わないな。クローズリストにこだわるのやめてみることにした。