nDiki : ファイルフォーマット

ファイルフォーマット、ファイル形式 - file format

2006年4月12日 (水)

メールによる社内コミュニケーションの問題

以前から何度も議題になる(けれども改善されない/しない)問題として、本社/東京オフィス間のコミュニケーション問題がある。 うまく情報共有ができていなかったり、共通認識になっていない背景にもとづいてのコミュニケーションによってうまく意思が伝わっていなかったりするという問題である。 特に電子メールによるコミュニケーションに多発気味のようである。

しかしなにもこれは本社/東京オフィス間だけの問題ではない。 電子メールをその特性を意識せずに使用することによって、コミュニケーションしていると思いながらも「実は一方通行」でしかなかったり、あるいは「その一方通行さえうまくできていな」かったりすることがままあるのである(もちろん自分も含めて)。

そこでまずは電子メールを含むコミュニケーションツールの利用方法について検討し、ガイドラインを決めていこうということになった。 もちろんガイドラインはシンプルかつ効果的なものにしたい。

まずは電子メールについて現状としての雑感を(特に自分の場合について)。

メーリングリスト

「ま、返事しなくてもいっか」と思わせるメールの筆頭は、メーリングリスト宛のもの。 以下のものは無視してしまう(あるいは先送りしているうちに忘れてしまう)事が多いタイプ。

  • 宛先不明のもの/「○○各位」宛のもの
  • 「ご意見があればお願いします」
    • (誰かが意見するだろう)
  • 「ご意見があればお願いします」
  • 「どちらが良いと思いますか?」
    • (メールを出した貴方はどう思っているの?)
  • 誰か一人(か二人)がメーリングリストに返事した
    • (話が進んでしまっているようだし、出遅れたな。もういっか)

「ご検討ください」

「検討しなければならないなぁ(そのうち)」->「しばらくたっちゃたなぁ」->(リファイル)

「ご意見ください」

「意見を考えなければならないなぁ」->「しばらくたっちゃたなぁ」->(リファイル)

「○○してください」

○○した -> (完了報告なし) -> (リファイル)

「した方が良いと思います」

(そうですね) -> (リファイル)

形式的な不備

  • 無関係なメールへの返信によって作成された新規メール
    • (一応読むけど)
  • 何を言いたいのかよくわからないメール
    • (ぱっと見るけど)
  • typo
    • (人間誤ちがあるからあまり咎めはしないけれど、それに気をとられて本文に対する集中度ダウン)
  • (いわゆる)全角文字と半角文字が混在
    • 内容の評価までダウン
  • 文章に句読点が無い
  • 長~~~~い全文引用(の全文引用の全文引用の……)
    • で、本文は2行ですか?

添付資料が MS Word 形式

「○○について問題があればご指摘ください」-> 読めん (Mew が wvHtml で変換して表示してくれるからちょびっとだけ見るけれど)。

添付資料が MS Excel 形式

「○○について問題があればご指摘ください」-> 読めん (Mew が xlhtml で変換して表示してくれるからちょびっとだけ見るけれど)。

予定の日時を間違えている

ヤバ。間違える(自分)。送信前に読み返しても、なぜか気がつかない。

内容がムカつく

まぁそういう場合もあるので、差し引いて読まないといかん。

時候の挨拶つき

いいね! 非常にいい。ほっとする。嬉しい。いい気分。

自分ではほとんど書かないんだけれど。

結局のところ

「誰に」「何を」「いつまでに」「どの品質で」して欲しいのかが不明確というのが問題の大部分を占めていると思う。 会話におけるリクエストでもこれを明確にできていないのだから、メールではなおさらな状態である。

逆に言うとこれらがはっきりしていて約束がかわされたならば、、添付ファイルフォーマットの問題などは些細な問題で(いや、面倒ではあるけれども)、相応に努力してしかるべきアクションをとっていくであろう。

それから、リクエストメールに対してはどうするにせよ「受ける」「断わる」「別の提案をする」というレスポンスをリクエストした者に返すべきだけれど、メールだとこれがないがしろになってしまう事も多い。 これも大きな課題であるな。

まずは、メッセージのタイプ(指示/命令? リクエスト? 情報? ……)を分析して、どのようにすれば効果的なコミュニケーションがなされるようになるか検討してみよう。


[ ビジネスメール ]

スポンサード リンク
[ 4月12日全て ]

2010年2月26日 (金)

Xperia のために FOMA 端末の電話帳を Google 連絡先に

Xperia を使うことを念頭に SO905iCS電話帳を Google Contacts にインポートしておくことにした。

SO905iCS電話帳のmicroSDカードへの書き出しを行い、作成された vCard ファイルフォーマットGoogle Contacts ( http://www.google.com/contacts ) でインポート。

1つだけ問題あり。 ケータイ側で入力してあった読みは、Google Contacts 側では「名前(フリガナ)」というラベルのカスタムフィールドにインポートされるのだが、Web ページ上では編集することも削除することもできない。 Gmail の言語切り替えを英語にするとラベル名が切り替わるなど、ただのフリーなカスタムフィールドではない様子。 Android 端末との同期か何かでないと変更できないのかな?

とりあえず現状編集できないフィールドがあるのは気持ち悪い。 ケータイでも読みによる検索など使ってなかったので、ここは読みを捨ててインポートしなおしておくことにした。

vCard ファイルについて grep -v SOUND した結果を Google Contacts にインポートしなおすことで振り仮名無しで Google アカウント上にもってくることができた。

この件については Xperia 入手後再度確認してみるつもり。

[ 2月26日全て ]

About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

follow us in feedly

月別インデックス
Process Time: 0.06032s / load averages: 1.02, 0.58, 0.47
nDiki by WATANABE Yoshimasa (Naney, Google profile)
Powered by DiKicker