nDiki : ファイルフォーマット

メールによる社内コミュニケーションの問題

以前から何度も議題になる(けれども改善されない/しない)問題として、本社/東京オフィス間のコミュニケーション問題がある。 うまく情報共有ができていなかったり、共通認識になっていない背景にもとづいてのコミュニケーションによってうまく意思が伝わっていなかったりするという問題である。 特に電子メールによるコミュニケーションに多発気味のようである。

しかしなにもこれは本社/東京オフィス間だけの問題ではない。 電子メールをその特性を意識せずに使用することによって、コミュニケーションしていると思いながらも「実は一方通行」でしかなかったり、あるいは「その一方通行さえうまくできていな」かったりすることがままあるのである(もちろん自分も含めて)。

そこでまずは電子メールを含むコミュニケーションツールの利用方法について検討し、ガイドラインを決めていこうということになった。 もちろんガイドラインはシンプルかつ効果的なものにしたい。

まずは電子メールについて現状としての雑感を(特に自分の場合について)。

メーリングリスト

「ま、返事しなくてもいっか」と思わせるメールの筆頭は、メーリングリスト宛のもの。 以下のものは無視してしまう(あるいは先送りしているうちに忘れてしまう)事が多いタイプ。

• 宛先不明のもの/「○○各位」宛のもの
  • 10人が参加しているメーリングリストでは、送信者から届くパワーは通常のメールの1/10以下である。
• 「ご意見があればお願いします」
  • (誰かが意見するだろう)
• 「ご意見があればお願いします」
  • (メーリングリストに? 個人宛に? まいっか)
• 「どちらが良いと思いますか?」
  • (メールを出した貴方はどう思っているの?)
• 誰か一人(か二人)がメーリングリストに返事した
  • (話が進んでしまっているようだし、出遅れたな。もういっか)

「ご検討ください」

「検討しなければならないなぁ(そのうち)」->「しばらくたっちゃたなぁ」->(リファイル)

「ご意見ください」

「意見を考えなければならないなぁ」->「しばらくたっちゃたなぁ」->(リファイル)

「○○してください」

○○した -> (完了報告なし) -> (リファイル)

「した方が良いと思います」

(そうですね) -> (リファイル)

形式的な不備

• 無関係なメールへの返信によって作成された新規メール
  • (一応読むけど)
• 何を言いたいのかよくわからないメール
  • (ぱっと見るけど)
• typo
  • (人間誤ちがあるからあまり咎めはしないけれど、それに気をとられて本文に対する集中度ダウン)
• (いわゆる)全角文字と半角文字が混在
  • 内容の評価までダウン
• 文章に句読点が無い
  • (日本語?)
  • 適当にメールを送ってきている? ではこっちも。
• 長〜〜〜〜い全文引用(の全文引用の全文引用の……)
  • で、本文は2行ですか?

添付資料が MS Word 形式

「○○について問題があればご指摘ください」-> 読めん (Mew が wvHtml で変換して表示してくれるからちょびっとだけ見るけれど)。

添付資料が MS Excel 形式

「○○について問題があればご指摘ください」-> 読めん (Mew が xlhtml で変換して表示してくれるからちょびっとだけ見るけれど)。

予定の日時を間違えている

ヤバ。間違える(自分)。送信前に読み返しても、なぜか気がつかない。

内容がムカつく

まぁそういう場合もあるので、差し引いて読まないといかん。

時候の挨拶つき

いいね! 非常にいい。ほっとする。嬉しい。いい気分。

自分ではほとんど書かないんだけれど。

結局のところ

「誰に」「何を」「いつまでに」「どの品質で」して欲しいのかが不明確というのが問題の大部分を占めていると思う。 会話におけるリクエストでもこれを明確にできていないのだから、メールではなおさらな状態である。

逆に言うとこれらがはっきりしていて約束がかわされたならば、、添付ファイルフォーマットの問題などは些細な問題で(いや、面倒ではあるけれども)、相応に努力してしかるべきアクションをとっていくであろう。

それから、リクエストメールに対してはどうするにせよ「受ける」「断わる」「別の提案をする」というレスポンスをリクエストした者に返すべきだけれど、メールだとこれがないがしろになってしまう事も多い。 これも大きな課題であるな。

まずは、メッセージのタイプ(指示/命令? リクエスト? 情報? ……)を分析して、どのようにすれば効果的なコミュニケーションがなされるようになるか検討してみよう。

• 研究結果「メールの意図が正しく伝わる確率は5割」
• 各種コミュニケーション・ツールの強みと弱み － 1/2 － ＠IT情報マネジメント

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[ ビジネスメール ]

Xperia のために FOMA 端末の電話帳を Google 連絡先に

Xperia を使うことを念頭に SO905iCS の電話帳を Google Contacts にインポートしておくことにした。

SO905iCS で電話帳のmicroSDカードへの書き出しを行い、作成された vCard ファイルフォーマットを Google Contacts ( http://www.google.com/contacts ) でインポート。

1つだけ問題あり。 ケータイ側で入力してあった読みは、Google Contacts 側では「名前（フリガナ）」というラベルのカスタムフィールドにインポートされるのだが、Web ページ上では編集することも削除することもできない。 Gmail の言語切り替えを英語にするとラベル名が切り替わるなど、ただのフリーなカスタムフィールドではない様子。 Android 端末との同期か何かでないと変更できないのかな?

とりあえず現状編集できないフィールドがあるのは気持ち悪い。 ケータイでも読みによる検索など使ってなかったので、ここは読みを捨ててインポートしなおしておくことにした。

vCard ファイルについて grep -v SOUND した結果を Google Contacts にインポートしなおすことで振り仮名無しで Google アカウント上にもってくることができた。

この件については Xperia 入手後再度確認してみるつもり。

Mac 版 Google Chrome での --user-data-dir 指定

スクリプトエディタ.app を使って AppleScript でショートカットアプリケーションを書く。

 set chrome to ""/Applications/Google Chrome.app/Contents/MacOS/Google Chrome""
 set userdatadir to ""/Volumes/Naney/var/Chrome""
 do shell script chrome & " --user-data-dir=" & userdatadir & " > /dev/null 2>&1 &"

「ファイルフォーマット」で「アプリケーション」を指定し、アプリケーションフォルダに保存。

Finder で Google Chrome.app の右クリックメニューから「情報を見る」で情報ダイアログを開き左上の Google Chrome アイコンを左クリックしたあと command + c でコピー。同じく先ほど作ったアプリケーションの情報ダイアログを開き、アイコンを左クリックしたあと command + v でペースト。

アウトライナー Bike を試す

TaskPaper の Hog Bay Software が Bike という新しいアウトライナー Mac アプリケーションをリリースしたので触ってみた。

操作が気持ちいいな。ぬらぬら感があって、脳が気持ちよがってる。

ファイルフォーマットの1つしてプレーンテキストが選べる。アウトライン構造はシンプルにタブ文字による字下げになる。先頭にハイフンマイナスはつかない。「リストじゃない」というのがとても良い。

Bike でプレーンテキストファイルを開いて編集し保存すると空行が消えてしまうので、他のアプリケーションとの併用は考えない方がいいだろう。

最新版を使い続けるにはライセンスの更新が必要となっている。小ぶりで心地よいアプリケーションだけれど、常時使うかというとそうでも無さそうなので、今のところ購入は無いかな。

• https://www.hogbaysoftware.com/bike/

Mac 版 Google Chrome での --disk-cache-dir 指定

暗号化されたディスクイメージ上のディレクトリを --user-data-dir で指定している Google Chrome が高負荷になり最終的に電源ボタンで Mac を強制終了しなければならない状態に今日何度か見舞われた。アクティビティをみても CPU 負荷が高くなっている訳でもない。

ファイルの読み書きが遅くなっていそうなので、キャッシュ先を通常のドライブにしてみることにした。

スクリプトエディタ.app を使って AppleScript でショートカットアプリケーションを書く。

 set chrome to ""/Applications/Google Chrome.app/Contents/MacOS/Google Chrome""
 set userdatadir to ""/Volumes/Naney/var/Chrome""
 set diskcachedir to "\"/Users/naney/var/Chrome/Cache\""
 do shell script chrome & " --user-data-dir=" & userdatadir & " --disk-cache-dir=" & diskcachedir & " > /dev/null 2>&1 &"

「ファイルフォーマット」で「アプリケーション」を指定し、アプリケーションフォルダに保存。

Finder で Google Chrome.app の右クリックメニューから「情報を見る」で情報ダイアログを開き左上の Google Chrome アイコンを左クリックしたあと command + c でコピー。同じく先ほど作ったアプリケーションの情報ダイアログを開き、アイコンを左クリックしたあと command + v でペースト。

(実際は 前回作ったスクリプトをスクリプトエディタ.app で編集した) [^] これで重くなるのがずいぶん軽減されたので、やはりファイルの読み書き問題のようだ。