去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳・A6 方眼ノート・Task Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。
一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。
いつでも身近に置いておける RHODIA No11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。
それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。
薄いので4冊でもまあ許せる範囲。
参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。
今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。
デルフォニックス ロルバーンポケット付メモ [S] を試してみることにした。
その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。
もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。
つい外出時に RHODIA No11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。
別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。
しばらくこれでやってみよう。
[ 製品レポート ]
現在 GTD の各種リスト
については、ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」を1冊ずつ割り当てている。 このスタイルで1カ月半ほどやってみたが、薄いリフィルだとはいえ4冊バラは扱いにくい。 またリストの全ての項目が終わったページは不要になるので、自由にページの用紙が差し替え可能な方がやはり良いことも確認。
差し替え可能な手帳というとシステム手帳が真っ先に思い浮かぶ。 ハンディピックと同じ程度の書き込みスペースというとバイブルサイズか。
学生時代の頃バイブルサイズのシステム手帳を使っていたが、この時はいろいろ詰め込んでいたこともあってそれは結構大きなものだっという印象がある。
今回は薄く小さく、できればハンディピック4冊分と同じ程度の厚さ(1.5cm ぐらい)に抑えたい。果して希望に合うものがあるだろうか。
ということでちょっと調べてみたところ、レイメイの Davinci ジャストリフィルサイズのシステム手帳がとてもコンパクトに作られているようだ。 さっそく取扱のある大丸東京店7Fの文房具売場に見にいく。
本体サイズは 105 x 180 x 16mm。 リング径 8mm の金具を用いて薄く作られている。 ペン差し部分等も省略されて非常にコンパクトいい感じだ。
ネイビーとグリーンの両方を在庫からから出しててもらう。 どちらもかなり黒に近いカラーリング。 今回はグリーンを購入してみた。
実は昨日も浜松町の談へ行って商品を確認したのだが、この日は欲しい色が見当らなかったので手ぶらで帰ってきたのであった。 ちなみにブラウンは「Davinci」ロゴ入りの裏布地が明るすぎて格好悪い。
ダ・ヴィンチリフィルはほぼ日手帳と同じトモエリバーを採用していて用紙が薄いというのが売りなのだが、残念ながら方眼リフィルは店頭には見つからなかった。
かわりに KNOXBRAIN の方眼メモ100を購入。 万年筆のインクの乾きも速くてまずまず。
これからは順次 GTD の各リストをこの手帳にまとめていく予定。
[ 製品レポート ]
ここしばらく GTD 運用では以下のツールを使っていた。
RHODIA No11 | inbox |
システム手帳 | プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、参照ファイル |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file |
ロルバーンポケット付メモ | Next Actions リスト |
howm | 参照ファイル |
無印良品 A4 2穴ファイル | 参照ファイル |
システム手帳についてはコンパクトなものをと思っていたので Davinci ジャストリフィルサイズのもの(記事)を使っていたのだが結局リング径8mm では一杯になってしまったので、しばらく前からとりあえず無印良品のシステム手帳を使っている。
しかしこのサイズアップにともない、バッグの中のノート・手帳関係が随分かさばるようになってしまった。 ということで独立していた Next Actions リストをシステム手帳へ統合することにした。
ページをミシン目で切り取ってシステム手帳のリフィルにペタペタ貼り付けて移行完了。
最近携帯電話も使うようになったので、現在の実装は以下。
RHODIA No11 | inbox |
携帯電話 メモ帳 | inbox、Next Actions リスト (買い物リスト) |
メールボックス (携帯電話より送信) | inbox |
システム手帳 | プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、Next Actions リスト、参照ファイル |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file |
howm | 参照ファイル |
無印良品 A4 2穴ファイル | 参照ファイル |
紙の inbox の場合レビューまで間があきがちなので、急ぐもの・その後の処理がデジタル上で流れるものは携帯電話のメールから PC のメルボックスに送るようにしてみている。
携帯電話の利用をもっと工夫したいところ。
今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。
が 手帳から Task Coach にした理由だ。
RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。
Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。
次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザで印刷すれば、次の行動リストシートができる。
完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。
ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。
今年は1月に入ってすぐに「ミニ6穴見開き1週間ダイアリー」に乗り換えてしまった(記事)ため、ほぼ日手帳は半年ほど眠ってもらっていた。
で結果としては「ミニ6穴 システム手帳 + 見開き1週間ダイアリー」は自分にとってはあまりよろしくなかった。
あたりが NG な点。
ミニ6穴手帳を使い始めた(記事)のは、GTD のリストの一部を Remember The Milk (RTM) から紙ベースに戻すためで、次の行動リストとプロジェクトリストについてはミニ6穴手帳で半年ほどやってみていた。
が1カ月前から使い始めた ThinkingRock (記事)がかなり良くて、この2つのリストはほぼ完全にこのソフトウェア上に移行してしまった。 ということで紙を交換できるシステム手帳のメリットが減ってしまった。
ミニ6穴 システム手帳を使ってみて、ほぼ日手帳の実用性を再認識。
はやっぱりいいわ。やっぱり復活させよう。
ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。
RHODIA No11 | inbox |
Remember The Milk (RTM) | inbox (携帯電話からメールで入力)、次の行動リスト(リピートものと買い物リスト) |
システム手帳 | いつか/もしかしたらリスト(願望系) |
Gmail | 外出先参照ファイル (KB ラベル) |
Google カレンダー | 時間を決めたスケジュール (マスター) |
ThinkingRock (TR) | inbox、次の行動リスト、プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、tickler file |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール(コピー)、tickler file、次の行動リスト(Personal なものを ThinkingRock からプリントアウトしたものを挟み込む) |
キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。
これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。
基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。
Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。
ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。
ルーチンワークなどのリピート系も RTM。
TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
Google カレンダーがマスター。
という点で紙ベースより便利。
アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。
Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。
これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。
外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。
tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。
TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。
などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。
これらのカテゴリーには重複部分があってはいけない。(中略)「区別があいまいになったとたん、「整理」のメリットの大部分は失われてしまう。 — はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 p.150
原理主義に立ち返り。
特定の日にやりたい行動(GTD で言うところのカレンダーに記入すべき行動)について、今まで Remember The Milk 上の「次の行動リスト」に入るようにスマートリストを設定し、優先度や期日で上に表示されるようにしていたのだけれど、あらためて別リストに分けた。
さすがにカレンダーへのガチ転記は手間なので、時刻指定の予定はカレンダーに入れるとして、その日内実行モノはこのリストで追うようにしよう。
スクラムでソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。
GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。
Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。
ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。
今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。
Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。
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