nDiki : プロジェクトリスト

DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入

去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳・A6 方眼ノート・Task Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。

一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。

収集バケツ

いつでも身近に置いておける RHODIA No11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。

各種リスト

• いつか/もしかしたらリスト
• 参照資料
• プロジェクトリスト
• 待つ

それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。

薄いので4冊でもまあ許せる範囲。

参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。

予定表

今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。

次の行動リスト

デルフォニックス ロルバーンポケット付メモ [S] を試してみることにした。

• リングノートなので RHODIA と違って、複数ページにリストが増えても問題ない (RHODIA だと1枚以上のチェックリストを保持しにくい)。
• 表紙がしっかりしているし、ゴムバンド付きなので携帯に便利。
• RHODIA No11 とほぼ同じサイズでこれまた携帯に便利。
• 方眼なのでチェックリストにも最適。

その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。

もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。

つい外出時に RHODIA No11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。

別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。

しばらくこれでやってみよう。

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[ 製品レポート ]

ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳で GTD

現在 GTD の各種リスト

• いつか/もしかしたらリスト Someday / Maybe
• プロジェクトリスト Projects
• 待つ Waiting for
• 備忘録ファイル tickler file

については、ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」を1冊ずつ割り当てている。 このスタイルで1カ月半ほどやってみたが、薄いリフィルだとはいえ4冊バラは扱いにくい。 またリストの全ての項目が終わったページは不要になるので、自由にページの用紙が差し替え可能な方がやはり良いことも確認。

差し替え可能な手帳というとシステム手帳が真っ先に思い浮かぶ。 ハンディピックと同じ程度の書き込みスペースというとバイブルサイズか。

学生時代の頃バイブルサイズのシステム手帳を使っていたが、この時はいろいろ詰め込んでいたこともあってそれは結構大きなものだっという印象がある。

今回は薄く小さく、できればハンディピック4冊分と同じ程度の厚さ(1.5cm ぐらい)に抑えたい。果して希望に合うものがあるだろうか。

Davinci ジャストリフィルサイズ 聖書システム手帳 JDB405M

ということでちょっと調べてみたところ、レイメイの Davinci ジャストリフィルサイズのシステム手帳がとてもコンパクトに作られているようだ。 さっそく取扱のある大丸東京店7Fの文房具売場に見にいく。

本体サイズは 105 x 180 x 16mm。 リング径 8mm の金具を用いて薄く作られている。 ペン差し部分等も省略されて非常にコンパクトいい感じだ。

ネイビーとグリーンの両方を在庫からから出しててもらう。 どちらもかなり黒に近いカラーリング。 今回はグリーンを購入してみた。

実は昨日も浜松町の談へ行って商品を確認したのだが、この日は欲しい色が見当らなかったので手ぶらで帰ってきたのであった。 ちなみにブラウンは「Davinci」ロゴ入りの裏布地が明るすぎて格好悪い。

5mm方眼リフィル

ダ・ヴィンチリフィルはほぼ日手帳と同じトモエリバーを採用していて用紙が薄いというのが売りなのだが、残念ながら方眼リフィルは店頭には見つからなかった。

かわりに KNOXBRAIN の方眼メモ100を購入。 万年筆のインクの乾きも速くてまずまず。

これからは順次 GTD の各リストをこの手帳にまとめていく予定。

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[ 製品レポート ]

GTD Next Actions リスト用ノートをやめる

ここしばらく GTD 運用では以下のツールを使っていた。

RHODIA No11	inbox
システム手帳	プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、参照ファイル
ほぼ日手帳	時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file
ロルバーンポケット付メモ	Next Actions リスト
howm	参照ファイル
無印良品 A4 2穴ファイル	参照ファイル

システム手帳についてはコンパクトなものをと思っていたので Davinci ジャストリフィルサイズのもの(記事)を使っていたのだが結局リング径8mm では一杯になってしまったので、しばらく前からとりあえず無印良品のシステム手帳を使っている。

しかしこのサイズアップにともない、バッグの中のノート・手帳関係が随分かさばるようになってしまった。 ということで独立していた Next Actions リストをシステム手帳へ統合することにした。

ページをミシン目で切り取ってシステム手帳のリフィルにペタペタ貼り付けて移行完了。

最近携帯電話も使うようになったので、現在の実装は以下。

RHODIA No11	inbox
携帯電話 メモ帳	inbox、Next Actions リスト (買い物リスト)
メールボックス (携帯電話より送信)	inbox
システム手帳	プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、Next Actions リスト、参照ファイル
ほぼ日手帳	時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file
howm	参照ファイル
無印良品 A4 2穴ファイル	参照ファイル

紙の inbox の場合レビューまで間があきがちなので、急ぐもの・その後の処理がデジタル上で流れるものは携帯電話のメールから PC のメルボックスに送るようにしてみている。

携帯電話の利用をもっと工夫したいところ。

Task Coach で GTD

今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。

• その日からプロジェクトマネージャの仕事が1つ増えて、扱うタスクが増えた。それに従い追跡しなければならない GTD プロジェクトが増えた。
• ここ最近の傾向では PC が使える環境での仕事が多いので、PC 上で GTD まわせると感じた。
• (GTD 的には NG なのだが)次の行動リスト・プロジェクトリストを日付順に分類してみている。

が 手帳から Task Coach にした理由だ。

RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。

プロジェクトリスト

Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。

次の行動リスト

次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザで印刷すれば、次の行動リストシートができる。

完了予定日

完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。

総評

ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。

やはり GTD 用にデザインされたツールの方が、一般用のタスク管理ツールよりも運用しやすいことを実感。

ほぼ日手帳復帰

今年は1月に入ってすぐに「ミニ6穴見開き1週間ダイアリー」に乗り換えてしまった(記事)ため、ほぼ日手帳は半年ほど眠ってもらっていた。

見開き1週間ダイアリーで NG だった点

で結果としては「ミニ6穴 システム手帳 + 見開き1週間ダイアリー」は自分にとってはあまりよろしくなかった。

• (これは無印良品のミニ6穴手帳の問題なのだけれども)「パタン」と開いていてくれないので、机の上であまり活用する気にならなかった。
• 結局ペンホルダーをつけなかったので、さっと書くためのペンが手帳のそばになかった。
• 厚さの問題で3カ月分のダイアリーしか入れないようにしたのだが、毎週入れ替えていくのが面倒だった。
• スケジュールのマスターは完全に Google カレンダーにしてしまったので、見開き1週間ダイアリーに書くのは tickler file 項目とミーティング時参照用に重要アポイントメントの転記のみで1日1回程度しか参照しなくなった。

あたりが NG な点。

ThinkingRock にミニ6穴手帳のポジションを奪われる

ミニ6穴手帳を使い始めた(記事)のは、GTD のリストの一部を Remember The Milk (RTM) から紙ベースに戻すためで、次の行動リストとプロジェクトリストについてはミニ6穴手帳で半年ほどやってみていた。

が1カ月前から使い始めた ThinkingRock (記事)がかなり良くて、この2つのリストはほぼ完全にこのソフトウェア上に移行してしまった。 ということで紙を交換できるシステム手帳のメリットが減ってしまった。

ほぼ日手帳の実用性

ミニ6穴 システム手帳を使ってみて、ほぼ日手帳の実用性を再認識。

• 方眼
• 1日1ページ
• 「パタン」と開く
• バタフライストッパー

はやっぱりいいわ。やっぱり復活させよう。

2008年夏の GTD 運用ツール

ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。

RHODIA No11	inbox
Remember The Milk (RTM)	inbox (携帯電話からメールで入力)、次の行動リスト(リピートものと買い物リスト)
システム手帳	いつか/もしかしたらリスト(願望系)
Gmail	外出先参照ファイル (KB ラベル)
Google カレンダー	時間を決めたスケジュール (マスター)
ThinkingRock (TR)	inbox、次の行動リスト、プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、tickler file
ほぼ日手帳	時間を決めたスケジュール(コピー)、tickler file、次の行動リスト(Personal なものを ThinkingRock からプリントアウトしたものを挟み込む)

inbox

キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。

これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。

次の行動リスト

基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。

Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。

ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。

ルーチンワークなどのリピート系も RTM。

プロジェクトリスト

TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

待つリスト

これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。

スケジュール

Google カレンダーがマスター。

• 日時変更が容易。細かい作業予定もストレスなく入れておける。
• ケータイにリマイダメールを送れる。
• 共有/公開できる。
• 済んだイベントをログ化しておける。

という点で紙ベースより便利。

アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。

いつか/もしかしたらリスト

Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。

参照ファイル

これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。

外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。

tickler file

tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。

TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。

システム手帳について

ほぼ日手帳復活なので、システム手帳は不要にしたい。 しかし

• 願望系いつか/もしかしたらリスト
• 目標

などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。

今日のさえずり: iGoogle にタブ追加して Remember The Milk ガジェット2つ追加

2010年11月10日

• 10:08 今週の「笑っていいも!」のオープニングで知り合いの息子さんがダンスされているとのことで、月曜日に録画したものを朝観てきた。「タロー」の髪が短い方の岩崎浩太郎さん。
• 11:07 Gmail だと実行可能形式ファイルをはねられるので、Google Apps ドキュメント経由で受け渡し。結構お手軽で便利。
• 12:36 ビッグマックセット 590円。 (@ マクドナルド 秋葉原昭和通り店) http://4sq.com/cVnVl2
• 13:14 モビルスーツは一通り欲しい。ペプシネックス「機動戦士ガンダム BE＠RBRICK」 http://bit.ly/976mk7
• 14:57 RTM の2つのリスト(プロジェクトリストと次の行動リスト)を並べて表示したいなと思っていたんだけれど、そうだと思って iGoogle にタブ追加して Remember The Milk ガジェット2つ追加してみた。いい感じ。
• 16:01 「(蛍光灯は)他の人が業務中なので夜にでも(電源を切って)交換します」って言ったら「(電源入ったままでも)だいじょうぶだよ。慎重だねぇ」って言われた。みんな電源入ったまま交換しているのか? 死んでもしらんぞ。
• 17:51 Update_Service_Setup-2.10.11.10.exe ダウンロードしてる。 #Xperia
• 17:59 あ、前にインストールした Update Service 起動したら勝手に 2.10.7.15 から 2.10.11.10 になった。 #Xperia
• 18:01 @zapstyle とりあえず先に Update Service の方を最新にしておこうかと。 #Xperia
• 18:21 アップデートサービスでソフトウェアをダウンロード中。155.4MB。 #Xperia
• 18:25 ソフトウェアインストールのプログレスバーがのびているところ。 #Xperia
• 18:29 microUSB ケーブル抜いて電源投入。 #Xperia
• 18:37 フォントがなんか丸っこくなった感じ。 #Xperia
• 18:52 ステータスバーの 3G 通信中アイコンが 3G から H になったのかな。#Xperia
• 20:18 蛍光灯交換して退勤。
• 20:41 ADW.Launcher を donut 用じゃないのに入れ替えようと思って一旦アンインストールしたんだけど、今マーケットからダウンロードできないー。 #Xperia
• 20:44 標準ホームには何もおいてなかったので、ひどく殺風景。 #Xperia
• 20:58 ADW.Launcher ダウンロードできるようになった。ふう。設定をリストア。ウィジェットだけは再度配置する必要があるみたいだけど、あとは OK。良かった良かった。 #Xperia
• 23:22 Android 2.1 になったわけだけれども、はて 2.1 になったらやりたかったことって何だっけ? #Xperia
• 23:27 @yamakiyo この端末には 2.2 はこないかも……。
• 24:41 @yamakiyo 開発環境は入れてある。

GTD のリストの区別はきっちりつける

• 「プロジェクトリスト」
• 「プロジェクトの参考情報」
• 「カレンダー」に記入する行動や情報
• 「次にとるべき行動」リスト
• 「連絡待ち」リスト
• 「資料」
• 「いつかやる/多分やる」リスト

これらのカテゴリーには重複部分があってはいけない。(中略)「区別があいまいになったとたん、「整理」のメリットの大部分は失われてしまう。 -- はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 p.150

原理主義に立ち返り。

特定の日にやりたい行動(GTD で言うところのカレンダーに記入すべき行動)について、今まで Remember The Milk 上の「次の行動リスト」に入るようにスマートリストを設定し、優先度や期日で上に表示されるようにしていたのだけれど、あらためて別リストに分けた。

さすがにカレンダーへのガチ転記は手間なので、時刻指定の予定はカレンダーに入れるとして、その日内実行モノはこのリストで追うようにしよう。

WIP を下げるために GTD でプロジェクトリストからバックログを分ける

スクラムでソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。

GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。

Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。

ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。

今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。