nDiki : ポスト・イット

ポスト・イット - Post-it

3M の粘着メモ/付箋紙。

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2005年6月3日 (金)

すごい会議」2度目

1週間前のとは別のプロジェクトで「すごい会議」を開いてみた。 といっても参加者は、前回のメンバとほとんどかぶっていて、新たに一人加わった4人。 3人はすでに前回途中まで「すごい会議」をやっているので、勝手がある程度つかめているかなといった感じ。

いま、うまくいっていることはなにか?

最初の手順であるが、これが意外と時間がかかる。 4人で30分弱。 ただ、雰囲気作りと書いてから発表するという手順に慣れるという効果を得るにはそれぐらい費すべきか。

達成したいことはなにか?

前回もそうだったが、本の通り「〜(精神的意味合い)となる」という形で考えるとなかなか困ってしまうようである。テンプレートを再考した方がよさそう。

この会議で、達成したいことはなにか?

それぞれの立場が列挙される。 「自分自身が一番影響を与える」という意識に参加者を導くという意味合いがある手順であるが、ここであげられた各人のテーマを司会者としてどう組んでいくべきのか悩む。 前回と同様の悩み。

いま直面している問題はなにか?

これが今回一番ブレイクした手順。 今回は以下のルールのもと進めてみた。

  • 「どのようにすれば〜」を順番にホワイトボードに書いていく時、思いついた解決策を思いついていればその場で赤で併記する。
  • すでに書いてある(自分の/他人の)「どのようにすれば〜」に対して、解決策が思いついたら好きなタイミングで赤でホワイトボードに書いてよいことにする。
  • 赤で書いてある解決策について、問題点を発見した場合はそれをまた「どのようにすれば〜」という形にして、ホワイトボードに黒で書き足す。これの解決策が思い浮かんだら同様に赤で書く。

このルールによって、面白いようにホワイトボードアイデアが書きこまれていく。 「どのようにすれば〜」は分割統治法で問題を解くエンジンではないかとこの間ちょっと思ったのだが、今回それを実感。

残り時間が少なくなってきたので、忙がなければならない解決策は担当決め。 後できちんとコミットメント・リストに入れる必要あり。

時間切れ

結局ここまでで、今日の予定2時間が経過したので、終了。 やはり、最低もう倍ぐらいの時間はないと最後までまとまらなさそうだ。

ホワイトボード

そういえばこのまえ雑談で「1人1台PC + プロジェクタ + Wiki」を使うことで、ホワイトボードに書く時間を減らして効率的にできるのではという話が出た。

1度はそいういう形式でやってみたいのだが、ホワイトボードに手を動かして書いていくというのも捨てがたい。

それから、ポスト・イット イーゼルパッドもぜひ使ってみたい。 ホワイトボードだと、先に書いた手順は消していってしまうから後で参照できない。 巨大ポスト・イットに書き込んでいって、会議の後の方でも壁に貼っていつでも参照できるようにするといった進めかたをしてみたい。

議事録

全員がそれぞれノートを取るのはちょっともったいないかも。 ミーティングのテンションが上がって、ホワイトボードへの書き出しが多くなるほどノート取りが大変になって、アイデア出しに使う頭が奪われてしまう。

  • デジカメで撮る (前回はそうしてみた)
  • イーゼルパッドを使う
  • 誰かが書記担当になる (少人数だと専任というわけにもいかない)

あたりのルールを決めて始めた方が良いかもしれない。

そうそう自分は FreeMindノートを取ってみた(結局自分も皆と同様ノートを取っていたのである)。 どんどん追記されていくホワイトボードメモるのは、紙に書くより圧倒的に楽(紙だと書くところがなくなる)。 図がででくると困りそうだけれど。 やはりその時は手書きやデジカメ併用で、後で清書するしかないかな。

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[ 6月3日全て ]

2005年7月7日 (木)

すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく?

すごい会議をしてみて

  • ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?
  • ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

という点が悩ましい問題であった。

その点について大橋禅太郎氏に質問して教えていただいた。 回答を私のサイトで掲載することのお許しをいただいたので、以下にとりまとめ。

ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

手順6,7,8,9,10,11。コミットメントリストをつくる際に、手順6,7,8,9,10の内容が見えればOK。 ホワイトボードでやるとはまるので、やはり巨大ポスト・イットを使うのがよい。

ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

手順6で思い浮かんだアイデアを活用するには?

目標達成に今役立つなら「コミットメント・リスト」に日付を入れた形で入れる。 そうでなければ(もしどうしても残したければ)どこか個人的にメモに残しておくのがお勧め(扱う情報は少ない方がよいとのこと)。

ぜんたろう節

上は私が要約しちゃったけれど、メールでいただいた返信は本の文章と同じ気さくでやさしい感じの文調であった。 いやむしろ、普段の雰囲気がそのままうまく本になっているというべきなのかな。

p.s.「すごい会議」で大きな敵は、「薄いホワイトボードマーカー」ですね。

には

そのとうりです。で近くにいいゴミバコがないことがほとんどなので、薄かったら、「床にすてる」が手順です。(あとでゆっくりゴミバコに入れればいいです)

とコメントいただいた。最高!

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2005年10月27日 (木)

情報カードを使って高速すごい会議

プロジェクトの後期フェーズのキックオフミーティングすごい会議スタイルで開催。 もろもろの制約条件があって2時間程度しか時間がとれないので、今日はスピーディに進めたい。 幸い参加者はみなすごい会議慣れしていて、結束力もある。

今までのすごい会議では参加者が「各発言時にホワイトボードに書く」という部分に時間がかかっているようなので、今回は買ってきた情報カードを利用してみることにした。

参加者は計4人。

今回の方法

  • 「書いてから発表する」にあたりワークシートに書き出すのではなく、直接B6の無地の情報カードに書く。
  • 基本的には1カード、1項目にする。
  • B6だと(机に広げるには)大きすぎるので適宜切る。
    • 問題点などを書く時は、情報カードを半分に切って書く。
    • 担当分野を書く時は、情報カードを6つに切って書く。

はっ、速い。

今回はミーティングスペースの都合から前半ホワイトボードが使えなかったこともあり、発表はテーブルの中央に情報カードを披露する形で行うようにした。 ホワイトボードに書く手間だけでなく、立って移動する手間もない。

さすがに時間が短いし参加者が慣れているということで、いくつか手順をはしょろうかと思っていたのだが、結局フルセットやって2時間15分で完了した。

巨大ポスト・イットも使ってみたいけれども、コスト的にもスピード的にもカード式もなかなか良いことを実感。

感じたメリット

  • 速い。
  • そのままカードが記録になる (後の手順で使える)
    • 担当決定後のコミットメント作成時に参照情報として、問題点カードを適任である担当へそれぞれ渡せる。
  • 同じ発言を集めて整理できる。担当分野の抽出も非常に効率的。
  • コミットメント・リスト作成時には簡単に日付順に並べ替え、挿入ができる。

ルール化すると良さそうなこと

  • 濃い目で太字のペンで書く。
  • 字は大き目に書く。
  • 手順名(キーワードでも可)を書く(あとでどれかわからなくなる)。
  • 誰のカードかわかるようにする(発言者名、イニシャルなどを書く)。

4人で着席してやるならば、情報カードは最初からもう少し小さいものでもいいかもしれない。

[ 10月27日全て ]

2006年7月7日 (金)

ポスト・イットソフトウェアかんばん

naney:185368155

短期決戦型プロジェクトが佳境状態。 かなりスピーディーさを要求される展開なので、応接室のホワイトボードを奪ってきて昨日からソフトウェアかんばんに仕立てあげた(さらにその前から、プロジェクトの情報用に占有していたりする)。

今まで何度か情報カードを使ってソフトウェアかんばんをしているけれど、今回は細粒度なタスクレベルでクリアしていく必要があるので、お手軽にポスト・イットにした。

強粘着のものを買ってきたのだが、あまりつきが良くない。 雑巾でホワイトボードを綺麗に拭いてから貼りはじめたんだけれど、まだ油分が残っていたのかなぁ。

そこそこの情報を書けるように 75mm x 100mm のポスト・イットにしたのだけれど、これだとちょっと大きすぎた。 小さなタスクを沢山貼るにはこれだとスペースが足りなくなる。

とりあえず半分に切ってペタペタ。

見える化すると、厳しさがより鮮明に見えてきた。 「もっと早めに……」というのは言いっこなしだ。

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About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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