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TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

すごい会議でコミットメント・リストを作成していくと、コミットメントが明確になるぶんやる事も多くなってくる。問題解決のためにやってこなかった事だっだり、今まで気がつかなかった事だったり。

これらを達成していくと効果的に前進していけるはずであるが、さすがに多いと目がくらむ。重要度を把握し時間管理するスキルを高める必要がありそうだ。

ということで、まずはフランクリン・プランナーで有名な 「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を読んでみることにする。

• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

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[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

30分早く起きて「プランニング・タイム(計画する時間)」

TQによれば

毎朝一〇分から十五分の時間を取って、その日の計画をしていただきたいとうことである。-- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.195

だそうである。またこうも書かれている:

計画のために時間を使えば使うほど、全体にかかる時間は少なくてすむ。-- p.196

そういえば学生の頃から今まで何度か、朝あるいは就寝前に行動リストのチェックにトライしてみた事があったれども継続しなかったな。

今回はもう少しシステマティックに手法を適用して試してみよう。

ということで今日から30分早く起きて、計画を立てる時間にあててみることにした。 初日の今日は、DateBk5 にたまっていた To Do の整理も含めて、30分ほどかかってしまった。

フランクリン・プランナーは使っていないので、 DateBk5 ベースで「日課のリスト」作成ししばらく使ってみよう。

重要度・優先度

「DateBk5 (Palm) の To Do の優先度」を、「TQのABC価値分析における重要度 A、B、C」に対応付ける。A はmust、B は should、C は could。Palm の方は5段階あるので、A、B をそれぞれ2段階に分けてみた(意味があるかどうかは不明)。

Palm 優先度	TQ 重要度
1	A
2	A
3	B
4	B
5	C

さらに TQ ではA、B、C のグループ内でそれぞれ優先順位順に番号をつけて A-1、A-2、…、B-1、B-2、… のようにする。 DateBk5 では直接この値を入力できない。 今回は DateBk5 が To Do を自動的にソートする事を利用して、項目名の先頭に NN: (NN は二桁の数字)をつけておくことで順序付けするようにしてみた。20: よりも 10: の方がリストの上の方に表示される。

あとは必要に応じて実行する時間を決めて、予定表の方に転記する。

心のやすらぎ

で、実行。 リストの上(重要度+優先度の高いもの)から着手していく。

ここで「困難」なものはつい後回しにしたくなるが、できるだけふんばって上からこなしていく。

ちょっと辛どい時もあるけれども、項目が一つづつ完了していくと何とも気持ちが良い。

To Do のリストに溺れかけていたところに、真っ直ぐロープがはられた感じ。 TQ のABC価値分析における、must / should / coluld も明快で良い。

今まで、何となく1〜5の優先度をつけたあとに(重要なのかもしれないのに)緊急度や「やりたくない度」に応じて調整してしまっていた自分にも気づかされた。

「私の人生で何が最も大切なものだろうか」

「私の人生で何が最も大切なものだろうか」 -- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.101

「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探求」の第二章「『価値観』を発見する」を週末を利用してやり始めてみる。

学生時代

自分の基本的価値観(governing values)を明確にし直すのはいつ以来だろう。 20歳前後の頃に挙げたのは以下のものだったと思う。

• 信じる (自分を信じる。自信を持つ。等々)
• 本質を見極める
• 楽観的に考える
• ゆとりを持つ

その頃の手帳に書き記したものを探してみたけれど見あたらなかったのでうろ覚え。 なのでちょっと違うかもしれない。 当時は「価値観」という名前ではなくて、「信念」とかそんな感じの題目で列挙していたはず。 あと何かあった気がするけど忘れた。忘れたということは、重要でなかったか心の底からのものでなかったか身にならなかったのどれかなのだろう。

10年以上経ったが、さて今の自分はどうだろう。 そんなにブレてないと自分では思うが、他人から見てどう感じるであろうか。

今

今回はもう少し洗い出してみようと思う。 列挙してみると、それらは上位概念・下位概念の関係で整理できるものもあるな。

じっくり時間をかけて練ってみよう。

GTD アクション確保のための時間割

複数の提案書レビューをショートサイクルで繰り返すというスタイルのフローをいま実践中で、そのため最近はスケジュールにミーティング時間がどんどん書き込まれるという状態である。

自分の中でルールを確立していないため、ミーティング時刻の設定はなんとなく。 何も考えずにこのまま続けていくと、スケジュールがミーティングで埋まってしまいそうだ。 しかしそうなるとその他のアクションが実行されず、責任ある仕事ができなくなってしまう。

いい機会なので、GTD にある次の行動リストの項目を実行するための時間帯とミーティング時間帯をある程度分けて決めてみてしまうことにした。 生理的な「はかどる時間帯」等も考慮してタイムテーブルを考えてみた。

	行動	代替	備考
10:00	GTD プランニング / 論理系アクション実行
11:00	論理系アクション実行
12:00
13:00	アクション実行		*1
14:00	メール処理 / GTD 待つリストチェック・巡回 / アクション実行	社内ミーティング	*1
15:00	社内ミーティング	単調アクション優先実行 *2
16:00	社内ミーティング	単調アクション優先実行 *2
17:00	メール処理 / アクション実行	社内ミーティング
18:00	GTD in-box 処理、キャッチアップ

• *1 金曜日は GTD 週次レビュー時間
• *2 単調作業 / 事務処理 / 整理等

論理的な仕事に向いている午前中には社内ミーティングを入れずに、頭を使うアクション(計画や提案立案など)を実行したい。

14:00 - 15:00 は眠くなる時間帯のようなので、待つリストをチェックして他の人に状況を確認するなど、コミュニケーション用時間とする。

社内ミーティングは原則 15:00 - 17:00。場合によっては前後 1時間もミーティング設定可。この時間帯にミーティングがない場合は、単調作業があればこなすようにする (貴重な午前中にやらないように)。この時間帯は繰り返し作業などに向いているらしい。

そういえば社内ミーティング 13:30 開始っていうのがあるのだが、これは準備する側の時には楽だけれど、そうではない側の時はその30分が中途半端であまり効率が良くないというのが最近の印象だ (その隙間時間を活用するのが GTD の極意ではあるのだが)。

最後の1時間は日によって無かったりする可能性があるので、バッファ的な時間としておく。in-box もここで処理しておく。

まずはこれでトライ。

[ 時間管理 ]

GTD ワークタイムテーブル再考

昨年仕事のタイムテーブルについて以下のように決めてトライしてみていた。

10:00-12:00	アクション時間: 集中系
13:00-15:00	アクション時間: 集中系
15:30-16:00	ルーチンワーク: メール処理、inbox 処理
15:30-16:00	プロジェクトレビュー
16:30-17:30	アクション時間: 整理などはここ
17:30-18:00	ルーチンワーク: メール処理、inbox 処理、日誌系作業
18:00-	アクション時間: バッファ

午前中に集中作業をあて、午後に2回ルーチンワークを設定。 午後にプロジェクトレビュー時間を設定して、その日の残りの時間で追加された次の行動を取れるようにした。

しかしやってみるとすっきりしなくて結局この流れに沿って仕事しなくなった。 考えてみると以下の2つが大きな理由かなと思う。

• 仕事のはじめにメール処理を含む GTD inbox 処理をしておかないとその日にやらなければならない仕事など出遅れそうで不安になる。
• 15:30 にGTD プロジェクトレビューをやる気にならない。午後一番の仕事をまだ続けたい状態か、もしくは集中が切れている状態でどちらにしても頭が切り替わらない。

ということでやはり午前中に GTD を一巡まわしておいた方が自分にはよいようだ。 午後のタイムテーブルについても再整理が必要だな。

[ 時間管理 ]

ワークタイムテーブルを簡素化して管理時間を削減

仕事の時間をいくつかに分割して「GTD 次の行動実行時間」「ルーチンワーク」「レビュー」などをそれぞれ行うタイムテーブルにしてみているんだけれども、どうもやりすぎてしまっているようだ。

今は Remember The Milk 上に時間帯別にスマートリストを作ってそれぞれやることをリピートタスクとして登録しペースメーカーとして使っている。 朝夕の GTD inbox 処理や日報作成などデイリールーチンワーク、またその他ウィークリールーチンワークは漏れなくやっていくことができるのでうまく機能している。

ただ日中の時間帯は主にプロジェクト関係の作業や開発・ミーティングなどがあるのでやる事が日によって違うし、集中具合によってどの時間にやるかも変わってくる。 逆に Remember The Milk 上のタスクが精神的にうっとおしく、また実際に(やらなかった場合を含む)完了処理の時間もばかにならない感じだ。ちなみに Google Chrome だと RTM ちょっと遅い。

ということでルーチンワークは、出社後と夕方の2つの時間帯のみに集約することにした。時間帯別の Remember The Milk のスマートリストも [AM]・[PM]・[夜](パーソナルなタスク用)の3つになりすっきり。

何ごともやりすぎは良くないな。

[ 時間管理 ]

アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門

去年末に読んでその後実践してみているんだけれど、その本についてはまだ書いてなかった。ポモドーロテクニックやってみるなら必読書。ポモドーロテクニック自体はシンプルなので、基本的に何をやるかは Web で調べられる。ただ「なぜ」というところにはなかなか辿りつけない。その本書には「なぜ」がいろいろ書かれている。

そういえこの間「集中してノッている時は25分経ってもそのまま続けたいよね。続けちゃってるし。ポモドーロ本的には休憩マストだけどどうよ。」って書いたんだけれど、本書を読み返したら、

フローは創造的な状態です。では常にフロー状態になれば、とても効率良く活動できるのでしょうか? 答えはノーです。フローは全体を眺めるような場面にはうまく適応しません。(中略) まず、フロー状態に入る前に、後で意識が戻ってくるようにタイマーをセットしておきます。フロー状態から戻ってくれば、一時的に戦略思考の帽子をかぶって、全体像を見ることができます。-- pp.58-59

と説明されていた。あとは FAQ であろう「25分の途中で終わってしまったら」については、

ポモドーロの途中でアクティビティを終了させたときは、残りの時間は強化学習に合ててください。たとえば、もし早めに終わったとしたら、キッチンタイマーが鳴るまではやったことを見直したり、学んだことを繰り返したり、その仕事を改善できるか考えたり、または新しい結論を紙にメモしたりします。-- pp.95-96

と説明されている。その他、1日に完了するポモドーロが少ないことは良いことなのか悪いことなのか、ポモドーロの破棄は失敗を意味するのかなどの疑問についても書かれている。

定期的に読み返すことでポモドーロテクニックについての再認識ができるので手元に置いておきたい。

• アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門

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[ 読書ノート ]