ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。
RHODIA No11 | inbox |
Remember The Milk (RTM) | inbox (携帯電話からメールで入力)、次の行動リスト(リピートものと買い物リスト) |
システム手帳 | いつか/もしかしたらリスト(願望系) |
Gmail | 外出先参照ファイル (KB ラベル) |
Google カレンダー | 時間を決めたスケジュール (マスター) |
ThinkingRock (TR) | inbox、次の行動リスト、プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、tickler file |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール(コピー)、tickler file、次の行動リスト(Personal なものを ThinkingRock からプリントアウトしたものを挟み込む) |
キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。
これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。
基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。
Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。
ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。
ルーチンワークなどのリピート系も RTM。
TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
Google カレンダーがマスター。
という点で紙ベースより便利。
アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。
Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。
これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。
外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。
tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。
TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。
などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。
キーボードのスタンドが届いたので、午前中にプチ模様替えをしてキーボードを置いた。毎回出したりしまったりしないで出しておけると、気軽に弾けていいね(自分は弾けないけれど)。
午後は Remember The Milk のスマートリストをがっつりリニューアル。ガチ GTD として「見極め」「整理」を必須にするフローで運用できるように、次の行動リストにはコンテキストと予測時間入力をしたもののみ出して、そうでないのは未処理扱いで inbox に残るようになるようなスマートリストを組んでいたんだけれど、これだと週末にその日にやることをささっと書き出して実行するのには逆にちょっと使いづらくなっていたのでその辺りを改善。added を使って昨日以降に追加したタスクも !today スマートリストに表示されるようにしておいた。あと優先度の扱いも見直し。
それからポモドーロテクニックのアイデアを取り込んで、25分単位のものとそれ以外の次の行動を分離してみていたんだけれど、ちょっとやりすぎだったのでこれも無くして一本化。
KISS!
去年末から仕事でポモドーロテクニックを取り入れてみていたんだけれど、どうも今の自分には合わないのでやめることにした。今まで通りストレートに GTD の次の行動リストベース1本にする。
1日に何回かミーティングがあって、例えば 14:00-15:00 と 16:00-17:00 の予定になっていたりすると 15:00 から 16:00 の1時間が微妙なんだよね。2ポモドーロ入るわけだけれども、準備やら移動やらを考えると実際には2ポモドーロはできない。では1ポモドーロだけやって、あとは25分以下のアクティビティをやるかということになるのだけれども、やはり中途半端なんだよね。25分/5分 のリズムにのれる場合は有効なんだけどね。
ポモドーロテクニックをやって良いなと思ったのは見積もりの精度。タスクにかかる時間を過小評価しすぎるといのがよくわかった。あと25分毎に5分休むというのもメリハリがあって良い。なので一度は取り組んでみる価値があるよ。
ポモドーロテクニック原理主義からは離れるけれども、集中したい時にはポモドーロタイマーは活用していくつもり。
これらのカテゴリーには重複部分があってはいけない。(中略)「区別があいまいになったとたん、「整理」のメリットの大部分は失われてしまう。 — はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 p.150
原理主義に立ち返り。
特定の日にやりたい行動(GTD で言うところのカレンダーに記入すべき行動)について、今まで Remember The Milk 上の「次の行動リスト」に入るようにスマートリストを設定し、優先度や期日で上に表示されるようにしていたのだけれど、あらためて別リストに分けた。
さすがにカレンダーへのガチ転記は手間なので、時刻指定の予定はカレンダーに入れるとして、その日内実行モノはこのリストで追うようにしよう。
去年は支払い方法変更をしようとバタバタしたけれど、今回は何もせず Apple In-App Purchase (IAP) 払いで自動更新。
先週から Doing リストを TaskPaper で運用してみていたのだけれど、結局併用は今日やめにして、 Doing リストも Remember The Milk でやることにした。タスク項目が2重になり(あるいは分散され)何かと面倒だった。
「ドラッグ&ドロップで並び替え」るためのリストをスマートリストで作ってそこで Doing リスト運用することにする。
GTD の次の行動リストベースで厳密にやると、つい細切れタスクを進めがち。もうちょっと柔軟に、いくつかの行動からなるプロジェクトも次の行動リストにピックアップできるようスマートリストをちょっと変更することにした。一昨日に変更してお試し中。300m ぐらいのプロジェクトならいけるんじゃないかと。
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Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。
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