nDiki : 読書ノート

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズドリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

• 原則1 新しい仕事は「明日やる」を基本にする
• 原則2 クローズドリストを使う

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

「すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

「すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

• 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
• 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

• 緊急レベル1「今すぐ」
• 緊急レベル2「今日中に」
• 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

will do リスト

本書では「WILL DOリスト」と表記。その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズドリスト(本書ではクローズ・リストと表記)。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の will do リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の will do リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず will do リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

will do リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

• 原則1 とにかく、する (Do)
• 原則2 一番始めに、する (First)
• 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

• 「やり残し」を片付ける
• 仕事のシステムを修正する
• プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二分等法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

• 「毎日15分」など時間を決め確保する。
• 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
• 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

• 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
• 「コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
• 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則」
• 「タスク」「プロジェクト」
• 「タスク・ダイアリー」
• 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
• 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
• 「ダッシュ法」「期限の効果」
• 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

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[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

キキの少女らしい繊細な気持ちと成長が感じられる原作「魔女の宅急便」

神奈川近代文学館で開催されている企画展「角野栄子『魔女の宅急便』展―魔女とおばけと―」に今週行ってこようと思っています。せっかく行くのだからと「魔女の宅急便」を読んでみることにしました。

最初、読み慣れない文体な感じがしてちょっとおやっと思ったのだけれど、気が付いたらその文体が醸し出す世界観にすーっと惹き込まれていきました。アニメ映画の魔女の宅急便の記憶がやはり強烈で、最初はアニメとの差分を追いかける感じにどうしてもなってしまっていたのですが、途中からはこの原作こそが魔女の宅急便の世界なのだと思えるようになってきました。

キキの少女らしい繊細な気持ちと成長を通しての心の変化の描写は、小説ならではの良さがありますね。心温まるストーリーです。原作はその6まであり、このあとどうキキがどう変わっていくのか、先が気になって仕方ありません。

• 魔女の宅急便
• 文庫版 魔女の宅急便6冊セット

[ 読書ノート ]

「くまのパディントン」と黄金パターン

4月28日から Bunkamura ザ･ミュージアムで開催されている「生誕60周年記念 くまのパディントン展」行く予定だったので、先日映画「パディントン」を観たのですが、さらに原作も読んでみたくなって文庫本を買って読んでみました。

• くまのパディントン (文庫)

なるほど映画「パディントン」は原作をベースにキャラクターとストーリーを映画向けにより洗練し生き生きとした感じにアレンジしたんだなというのが読んでわかりました。

「くまのパディントン」のパディントンはよりトラブルメーカーですぐベトベトな感じになって読んでいて「もう」ってなっちゃいます。1冊の半分ぐらいでこの先オチがあるんだろうかと心配になってきたのですが、「トラブルからの結果オーライ」という黄金パターンが見えてきたところで急に読むのが心地よくなりました。

[ 読書ノート ]

ハービー・山口氏の 「良い写真とは? 撮る人が心に刻む108のことば」

Twitter で本書を知ったあと、先日青山ブックセンターで見かけたので購入。ハービー・山口氏の Tweet をまとめたフォトエッセイです。

対象をとらえた時、レンズは目の延長になり、撮影者や見た人の感情が動けばレンズは心の延長となる。 p.15

という言葉が詩的で印象的でした。意識をもって写真を取り続けていると、世界との境界が無くなる瞬間が訪れるのでしょうか。わくわくしますね。

「自分しか撮れない写真の追求」という節では、これはプロかアマチュアか関係なくやはりひとつの目指すところだと感じました。

それから

どんな分野で活躍されていようと心には、ときめきと未知のものへの好奇心と希望が必要なんだと思います。 p.77

という話、これは写真という枠組みを超えて持ち続けたい気持ちだなとあらためて思った次第です。

とても物腰の柔らかい雰囲気の言葉で心が温まる1冊でした。

• 良い写真とは? 撮る人が心に刻む108のことば

[ 読書ノート ]

広報・PRの基本

パブリックリレーションズについて学んだことが全くなかったので、基本的な考え方をまずは知っておきたいと思い「広報・PRの基本」を読んでみた。広報・PR の仕事に就くことになった人を想定してゼロから理解できるよう書かれているのが嬉しい。

記者からの問い合わせについて広報担当が業務中に割り込んできてちょっと面倒な事が起きたと思ってしまうこともあったのだけれど、

記者を顧客・社会の「代表者」として接することが肝要です。するとマスコミが味方になってくれましょう。

というのを読んで心を改めた。つい不利益な事を書かれるのではと身構えてしまうけど

メディアのお客様である「読者・視聴者」は、企業の「既存顧客か潜在顧客」なので「客様が共通」です。つまり両者は明らかに「協力かつ対等関係」にあるのです。

とある通り協力者だと思うべきなんだなと。

記事や情報に関して常に“私見”を述べる気概を持つことが大事です。この訓練を積んだ人とそうでない人との成長の差は歴然となります。

はグサッときた。みかけた記事をついそのままシェアしてしまうのだけれど、きちんと考えを添えないとなあと。

広報担当にならなくても広報・PR についての考え方が身につく読んで損のない1冊だった。

• 広報・PRの基本
• 広報・PRの基本 Kindle版

[ 読書ノート ]

#シェアする美術 キャラ作りしない企業アカウント運用

• シェアする美術 森美術館のSNSマーケティング戦略

企業のソーシャルメディアアカウント運用について、森美術館広報・プロモーション担当として「中の人」をされている洞田貫氏の本。ソーシャルメディアを使った PR についてあらためて考えるのに読んでみた。

企業アカウントの運用方針についての考え

では、どうやって認知を得ていけばよいのでしょうか? それは、画面の向こうにいるお客さんを想像し、彼らが本当に必要としている情報を淡々と投稿していく。これだけです。「中の人」のキャラクターを作って面白くする必要はないと思っています。

ソーシャルメディアアカウント運用方針には様々なものがあるが、「中の人」のキャラクターを作って面白くする必要はないというのが氏の方針だ。

ファンを獲得するには面白い投稿が必要だと頭を悩ませてしまいがちだけれど、画面を見ている顧客が本当に必要としている情報をきちんと届けていくことが一番重要。確かに確かに。

キャラクター作りをしないことで1人の担当者に依存することなく引き継いでいきやすいというのもうなずけた。

また最初に「自分たちが伝えたいこと」と「そのさきにあるもの」を明確にしたいとも述べられている。これについては note でも「所信表明」が大切と言われているところでぜひやっておくべきところだと感じた。

心構え

気を抜くと17万人が1つのかたまりのように見えてしまうときがあります。相手を意識できていない状態です。この状態では、あまりうまくいかないような気がします。

先の引用にもあったとおり、血の通った顧客がいることを意識し「家族や友達に話しかけるときと同じ気持ちで投稿を考える。」べきとのこと。結局のところ顧客を考えて伝えていくの1点に尽きるということだ。

必ず受け取ることになるネガティブな反応に対しては

それを怖がっていては、世の中を揺さぶるような問いを投げかけることができませんし、そもそも、「中の人」の仕事が務まりません。「中の人」は、ユーザーと真正面から対峙していることで影響力をもつことができるのです。

と書かれていた。「真正面から対峙」というのカッコいい響きでいいな。 PR しようとしているプロダクト/ブランドによっては美術館とは桁違いの批判にさらされるものもあり覚悟はいるけれども、しっかり顧客と向き合っていく必要があるなと。

企業アカウント運用のポイント

以下は本書で述べられている企業アカウント運用のポイントのうち意識したいなと思ったもの。

• 休日の緊急対応方法を決めておく。
• 計画を立てて投稿する。
• エンゲージメント率・インプレッション・何人に見てもらえたかを重視する。
• 投稿の記録をとる。

Twitter でのテクニック

本書ではその他ソーシャルメディア別の「現時点」で使えるテクニックがいろいろあげられていて参考になる。Twitter・Instagram・Facebook について主にあげられているが、ここでは Twitter で役に立ちそうなものをメモ。

• 公式ハッシュタグは長さに関係なく、正式名称にする。
• 1行目をタイトルに。本文の2行目まででなるべく伝わるようにする。
• 広告的な投稿ではなく日常を少しだけ豊かにする提案を。
• Retweet や感謝の意味のいいねもうまく使う。
• 「政治や思想」「スポーツ」「宗教」「性」について気をつける。

「中の人」の考え方がまとまった書籍って多くない。そいういう意味でこの本は「中の人」や「中の人になろうとしている人」にとって今とても参考になる1冊である。

• シェアする美術 森美術館のSNSマーケティング戦略

[ 読書ノート ]

すぐやる!「行動力」を高める“科学的”な方法

リハビリテーションの専門職である作業療法士が著者の本。脳と体の仕組みに基づいた日々の行動をちょっと良くする方法が詰まった良書。「すぐやる」ようにするがテーマの本だが、それ以外にも様々な行動改善のエッセンスが詰まっていて参考になる。

• すぐやる!「行動力」を高める“科学的”な方法

ちなみにここでいう「すぐやる」は依頼があったらすぐ対応するといったことではなく「先送りしない」というニュアンスと理解している。

で、特にこれは応用してみたいなと思ったのは以下。

脳に入る情報を絞る

脳に余計な情報を入れないようにすることで「ついやってしまう」を止めるという話。意識を変えるのではなくそういう環境になるように行動を変えようというのがポイント。

• 使ったものは、もとの場所に戻す
  • 視覚に入ったものに自動的に手を伸ばす「モデルフリーシステム」を働かせない。
• 作業の区切りでモニターを消す
  • 視界に入ることで脳が判断のためにエネルギーを使ってしまうのを無くす。
• テーブルの上にスマートフォンを置かない。

フィードフォワードしやすくする

脳が「次の行動」を予測できるところまで「前の行動」をし、「新しい作業の区切り」を脳に植え付けることで行動に移しやすくなるという話。ちょっと手をつけておいてみるというもの。

優秀な人を真似る

他人を真似るように脳ができているので、優秀な人(本書のテーマではすぐにやる人)が視界に入るようにするという提案。横並びになる・共同作業するのがより効果的。優秀ではない人(すぐやらない人)が目に入らないようにする。

経験的な言葉を話す

今の状況をどのように感じているかを表す「経験的な言葉」を普段から発することで脳がその気になるという話。

自分が体験したことを「感じたことや体の様子」を付け加えて雑談しておくことが大切だそう。相手の話の良し悪しをいちいち判断しがちな人はそれを止めることで自分が使ってこなかった「経験的な言葉」を学ぶ機会が得られるとのことだ。

個人的日誌で「事実・感情・発見」を書くというのに関連しているなと思った。このあたりの脳の動きについてもっと深く知りたい。

まとめ

こうして自分がまずやりたいポイントだけメモとしてピックアップしてみるとどこかで聞いたことがあるのが多いなという感じになっちゃたけれど、本書内では脳の働きについてや事例などを交えて説明されているので読むことでなるほどと感じてやってみようと思えてくると思う。

「つい先送りしてしまう、やりたいことがあるのについ違うことをしてしまう」を改善したい人にお薦めの1冊。

• すぐやる!「行動力」を高める“科学的”な方法

[ 読書ノート ]

今日のさえずり: 手術待っている間に本1冊読んで読書ノートまで書き終わった

2019年08月29日

• 06:45 想像以上の雄大な見晴らし。パークビューガーデン。 #東京ミッドタウン日比谷 RICOH GR III #GR #GRIII #GR3 https://t.co/f3lrfzmj7J
• 12:33 手術待っている間に本1冊読んで読書ノートまで書き終わった。
• 14:28 問題なく終わって家まで送ったので会社に向かってる。残りの半日遊ぶには暑いし。
• 17:45 弦楽器のよう。 テレポートブリッジ RICOH GR III #GR #GRIII #GR3 https://t.co/FdsNce3OT5
• 22:45 ワクワク。 #東京総合車両センター RICOH GR III #GR #GRIII #GR3 https://t.co/Azny0z5vfk

コンピテンシーがわかる『人事の超プロが明かす評価基準』

人事評価における等級と評価基準について学びたくて『人事の超プロが明かす評価基準』という本を読んでみた。

• 人事の超プロが明かす評価基準

著者が長年人事関連の仕事をしてきた経験によると「会社が社員に求めていることはどんな会社でもほとんど同じ」だそう。本書で紹介している「45のコンピテンシー」では「新人・一人前・チーフ・課長・部長・役員」という職位クラスで求められるコンピテンシーを示しているのだけれど、なるほど自社の等級制度もかなり近そうだ。

評価する上での参考にと読んでみたけれど、評価される立場としてどう自己成長していくべきかを確認していくのにも良い本だった。

評価者/育成者視点

本書では45のコンピテンシーについて「OK な行動」「NG な行動」「チェックポイント」「推奨行動」が説明されているので、コンピテンシーを満たすスキルを持ち行動できているのかをより具体的に確認できる。それをもとに評価したり成長を促したりしていくのに活用できそうだ。

個人視点

まず「評価される人」=「影響力のある人」という点が重要。

評価される側という視点では「会社が社員に求めている普遍的な評価基準」を理解しスキルを伸ばしながら求められる行動を取っていけばきちんと評価されるわけである。

コンピテンシーに対する自己評価について漠然とふりかえって作文しがちだけれど、現在や次の等級・職位に求められるコンピテンシーを本書を参考に理解すればより客観的に書いたりアピールできそうだ。

自分の評価に不満がある人、人事評価の低い人の特徴として、上司と話し合うことが苦手で、上司を避ける傾向が見られます。

というのはきちんと向き合いたい指摘である。

4つの道

部長・役員クラスを目指さない人はどうすればいいのか、スペシャリストになりたい人はどうすれば良いのか。キャリア・ポジションについて「オペレーター(新人・一人前クラス)」「オペレーションマネージャー(チーフ・課長クラス)」「スペシャリスト」「コア(部長・役員クラス)」という選択肢があるとしている。年収重視なのか時間・自由重視なのか。等級テーブルを上がっていくこと・引き上げていくが唯一の正解ではないということをあらためて考えられた。

ここではスペシャリストもコアと同様に45のコンピテンシーすべてを獲得していることが求められるている。コアが組織成果の最大化に向かっていくのに対し、スペシャリストは専門領域について高い能力をもち社内外に影響力を与えることで個人成果の最大化をしていく。こんなイメージだ。

その他ポイントだと思ったところ

• 人事評価は「絶対評価」を基本にすべき。
• 給与に直結する人事評価の方法として360度評価は勧めない。
• 評語のお勧め運用「SS スペシャルすげえ!!」「S すげえ!」「A ありがとう」「B 挽回しましょう」「C かなり挽回しましょう」

会社の規模や自身の職位にかかわらず、会社で働く人は読んでおきたい1冊だ。

• 人事の超プロが明かす評価基準

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登場人物の気持ちがしっかり分かる『小説 天気の子』

「天気の子」展を観に行く前にこの土日で『小説 天気の子』を読み切った(1カ月以上前に買っていたのだ)。

• 小説 天気の子

新海誠監督自身が執筆した小説で、かつアレンジ無く映画と同じ内容(あとがきでそう書かれている)なので「なんか違う」といったことが一切無いのが嬉しい。

また映画では直接言葉で表現されていない心理描写も小説では書き下されていて、しっかりうかがい知ることができて楽しい。細かいところで「そうだったのか」と理解が深まり満足度高かった。

読み始めは、読み慣れない癖のある文体に感じられたけれど、それも途中から慣れて気にならなくなった。

あと p.112 に mixi が出てきてちょっと嬉しくなった。

ずっと一緒にやってる趣味友がいてね、それこそmixiの時代から。

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ストーリーでわかる財務3表超入門

会計の話をするのに貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書についての基本的な関係をまず理解しておかねばということで「ストーリーでわかる財務3表超入門」を昨日・今日で読んだ。

株式会社を起こし資金を調達し、お金を借り、材料を仕入れ、商品を売る。ビジネスの流れとそこで発生する取引が財務3表にどう反映されていくかという形で説明されていくので非常に理解しやすい。

「試算表を2つに分けると貸借対照表と損益計算書になる」

というのを恥ずかしながら本書で初めて知り、そしてそれで多くのことが理解できるようになった。そして「これは貸借対照表の左? 右?」なんていつも迷っていたことが本書を読むことですっきりした。その場しのぎで「この勘定科目は借方はコレで貸方はコレ」みたいなのを都度調べて小難しいなあと思っていたけれど、基本が理解できれば怖くないという感じ。

• ストーリーでわかる財務3表超入門―お金の流れで会計の仕組みが見えてくる
• ストーリーでわかる財務3表超入門―お金の流れで会計の仕組みが見えてくる (Kindle本)

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