nDiki : 電子化

紙ベースのファイリング

自分のかかわっているプロジェクト関連ドキュメントの管理を、今年の春ぐらいから紙でのファイリングベースに移しつつある。

会社でも家でもPC漬けの生活であり基本は電子的な管理が中心ではあるのだが、人からもらう資料が紙であることも少なくない。 結局ミーティングでは紙を広げた方が効率的だし、印刷された資料に書き込んだ手書きメモを後で全て電子化するのも面倒。 図なんかもアイデアレベルでは手書きの方が圧倒的にはやい。

ということでまだまだ紙ベースのファイリングも捨てたもんじゃない、というかファイリングしておかないと情報が散逸してしまうという感じだ。

三色ボールペン情報活用術

テレビにもよく出演されている齋藤孝氏の三色方式の本。 実はこの方式については最近まで知らなくて、はじめて知ったのはミカンせいじん学習帳だったりする。 いや本当のことを言うとこのDVDが出るちょっと前に、妻が齋藤氏の三色ボールペンの本を読んでいたのを隣で見ていたのがほんとの最初だ。

38ページにある

• 赤 - 客観的に見て、最も重要な箇所
• 青 - 客観的に見て、まあ重要な箇所
• 緑 - 主観的に見て、自分がおもしろいと感じたり、興味を抱いたりした箇所

がポイント。

3色ボールペンで線やマークをつけて読んだり、メモをとったり手帳をつけたりする。 いや重要なのは、それらの作業を通じて情報を整理し、思考する技術を会得する事にある。

齊藤氏というとどうしてもあの高い声が印象的で読み初めは頭の中でぐるぐるしていたのだが、読み進めていくうちにそれもなくなりグッと魅きつけられた。

残念ながら、妻が自分読む前に貸してくれた本なので三色方式は実践できなかったのがもどかしい。

貧乏性なのか本への書き込みはどうも躊躇してしまうのだが、これを読むとそれよりも中身が自分のモノにならない方がよほどもったいないということに気がつかされる。 そういえば、20歳前後かその前ぐらいに読んだ、カーネギーの本に引いてある赤い線は今でも非常に重宝している。

よし騙されたと思って三色実践してみるか。明日にでも緑色のボールペンリフィルを買いにいこう。

• 三色ボールペン情報活用術

印象的だったところ (緑?)

まず、「あとで時間があるときに読もう」という「あとで」の機会など、ほぼありえないと考えるべきだ — p.19

耳が痛い。はてなブックマークへの「とりあえず登録しておくか」が何と多いことか。

あるいは、何かというとパソコンやワープロで打ち直しをする人。手書きの現行、メモ、書類、なかには本の抜き書きまでもわざわざ入力する人がいる。 — p.30

今年に入ってから自分の中での電子化する/しないのバランスが変わってきた。 綺麗に整理しなおすことのコストと価値のバランスが重要。 紙のままがいい場合もあるし、当然電子化しておいた方がいい場合もある。

次はいつ情報を捨てるかが自分の課題。

大事な仕事は、外堀から埋めるのではなく、本丸から攻める。-- p.32

再確認。「デール・カーネギーもいっています。『大仕事を先にやることだ。小仕事はひとりでに片がつく』と」*1とある通り。頭の片隅にはあるのだけれど、ついつい小さな仕事にのめりこんじゃうんだよね……。

[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

雑誌切り抜きの整理

最近妻がしてくれていた掃除機がけをした。 掃除機をかけるという行為を自分でしないと、床に置いてある(散乱している)自分のモノがどんどん増えてしまうのだ。

今日はついでに山積みになっていた雑誌切り抜きクリアファイルを整理して、半分ほど処分することにした。

切り抜きするのも面倒だけれど、捨てるのもこれまた面倒。 かといって捨てないと場所を取るし。

雑誌の切り抜きの効率的な整理方法って何かないのかな。 クリアブックだとかさばるしすぐ一杯になってしまう。 貼るタイプのスクラップブックは両面記事があると駄目だし。

やっぱり今の時代、スキャナで電子化するのが一番なのかな。

買ってもそのスキャナの置き場所にきっとまた困るんだろうけど。

iCalendar 形式経由でスケジュールを社内 Blog に表示

仕事用に Skype 名を作成し、ついでに社内 Blog に Skype ボタンを貼りつけてログイン状態を表示できるようにしてみた。

そういえば電話もそうなんだけれど、本社に連絡を取るとき「もしかして会議中?」などと勘繰ってかけるかどうか迷ってしまうことがある。 かけたい人の予定がわかればいいのになと。

ならば逆もしかりだろうということで、自分の仕事のスケジュールを晒してみようと思いついた。 グループウェアとかそういうのは大袈裟なので、まずは社内 Blog のサイドバーに表示するようにしたい。

ということでこの3連休に実装してみた。

構成

入力

完全なスケジュールはほぼ日手帳に手書きで管理しているので、ミーティング・外出など晒しカテゴリのイベントだけを、電子化する必要がある。 手で HTML 毎回ごりごり書き直すのも嫌なので、スケジュール管理ソフトを使いたい。 この部分は KDE の KOrganizer を使うことにした。

サーバへアップロード

で、KOrganizer のスケジュールを iCalendar 形式でエクスポート。 このファイルを社内 Blog を配信しているサーバに rsync で転送。

この処理はちょっと手間なので自動化したいところ。

社内 Blog 内表示用 JavaScript Include ファイル生成 CGI プログラム

この iCalendar 形式ファイルを読み込んで、今日以降の10件(程度)を HTML フラグメントに変換し JavaScript プログラム (document.write() 列) として出力する Perl CGI プログラムを作成。

iCalendar の形式の読み込みについては Data::ICal や iCal::Paraser などの Perl モジュールを利用できる。 今回はシンプルに使えそうな iCal::Parser をチョイス。 基本的には

 use iCal::Parser;
 my $parser = iCal::Parser->new;
 my $calendar = $parser->parse($ics_file_name);

で読み込んだデータがハッシュリファレンスとして $calendar に設定される。 イベントは $calendar->{2007}->{01}->{01}->{$uid} のように「年、月、日、イベントUID」のハッシュ階層として格納されているので、これを読み出せばよい。

社内 Blog サイドバーに表示

で、この CGI プログラムが生成する JavaScript プログラムをサイドバーで JavaScript Include。

まずは表示までできるようになった。

これで

• [未来] スケジュール
• [現在] 在籍状況 (Skype ボタン)
• [現在] 顔色 (ネットワークカメラ画像の貼り付け)
• [過去] 業務情報 (Blog 記事)

をまとめて公開できる社内 Blog にアップグレード。

おいおいスケジュールの表示デザインとかは改良していきたい。 hCalendar 形式にしてスタイルシートでデザインするのがいいのかな。

週次レポートは社内 Blog には邪魔

去年の11月から会社で、電子化した週次レポートをベースに週次定例ミーティングを行うようになった。 それにあわせて、書いた週次レポートを DiKicker で立てている 社内 Blog に毎週載せておいたのだが、これが思ったよりよろしくない。

DiKicker でキーワード串刺し表示を行うと、これらの週次レポートが記事リストに毎度のように沢山表示されてしまうのである。 自分が担当している各プロジェクトの1週間の成果・進捗報告なので当然各プロジェクトのキーワードを使って文が書かれているわけで、キーワードで一覧表示すると大概ひっかかってしまうというワケ。

週次レポートはその他のプロジェクトの情報も浅く広く書かれているから、串刺しで見るには邪魔なのである。肝心のキーワードに関する情報も、週次レポートという要約記事の前に別途詳細の記事があることも多いし。

ということでとりあえず週次レポート専用に社内 Blog を作って、それらの記事はひとまとめにしておくことにした。 社内 Blog にしておいて役立つかどうかちょっと様子見。

電子化が進んだので今日の出社は無し【日記】

ゴールデンウィーク明け2日目。取引先からの月初書類対応で出社が必要かもと思っていたけれども、電子化してもらうことができたので今日も在宅勤務。今日は座卓の場所を 1m 横に移動して気分を変えてみた。上の方に窓があるので避けてたけれど最近は Snap Camera で背景を変えているのでココもアリだな。

『あつまれ どうぶつの森』生活2日目。焚き火をつけた。

[ COVID-19 ] [ WFH 2020 23回目 ]