nDiki : 電話会議

効果的な複数人電話会議は?

年初あたりから社内で Skype が利用されはじめて、複数人による電話会議もよく行われるようになっているようである。 離れている拠点のスタッフ間での連絡が密になるなど、効果はあるようだ。

しかし自分は特に複数人における効果的な電話会議手法を見い出せていないので、積極的に利用していない。

長所

• 物理的に離れているスタッフを含めた会議が可能
• 既存のインターネット接続上で Skype を使う分には通信コストが余計にかからない

短所

• 顔が見えない
  • 聞いているのか、理解できているのわからない
• 通常の会議より時間がかかる / 同じ時間で決まることがすくない
• 回線断などがあると、しらける

効果的に行うには?

アジェンダにしても参加者の下準備にしても、集合して行う時以上に周到に準備しておく必要があるであろう。 Skype だと気軽に召集できる感があるが、ミーティング中に伝達できる情報量は少ないのだからそれぞれ事前に資料を用意してメールなり、Wiki なりで情報を共有しておく必要がある。

たとえば、共同創造に必要な情報は顔を突き合わせてやり取りしたほうが効果的なのに対して、情報伝達に必要な情報は紙や電子ファイルの形態でも直接やり取りするのと同じぐらい効果的である。-- 適応型ソフトウェア開発 p.119

普通の会議と同様、情報伝達と共同創造の区別が重要である。

いわゆるミーティング、特にコラボレーションが、否定的に捉えられがちなのは、共同創造と情報伝達という2種類の基本的な相互作用が区別できていないためである。--- 適応型ソフトウェア開発 p.118

ほとんどの組織では情報伝達を濫用している。--- 適応型ソフトウェア開発 p.119