nDiki : GTD

GTD - Getting Things Done

5つのステップ

  1. 収集する
  2. 処理する
  3. 整理する
  4. レビューする
  5. 実行する

邦訳

rimage:ISBN:4893613332

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2017年8月6日 (日)

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズドリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

「すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

「すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

  • 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
  • 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

  • 緊急レベル1「今すぐ」
  • 緊急レベル2「今日中に」
  • 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

will do リスト

本書では「WILL DOリスト」と表記。その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズドリスト(本書ではクローズ・リストと表記)。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の will do リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の will do リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず will do リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

will do リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

  • 原則1 とにかく、する (Do)
  • 原則2 一番始めに、する (First)
  • 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

  • 「やり残し」を片付ける
  • 仕事のシステムを修正する
  • プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二分等法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

  • 「毎日15分」など時間を決め確保する。
  • 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
  • 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

  • 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
  • 「コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
  • 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則」
  • 「タスク」「プロジェクト」
  • 「タスク・ダイアリー」
  • 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
  • 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
  • 「ダッシュ法」「期限の効果」
  • 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

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2017年11月13日 (月)

Remember The Milk でタスクと親タスクを別々にレビューできるようにスマートリストを追加

Remember The Milk Pro はサブタスクを作れて便利。ただ何かストレスだなと思っていたのですがその理由に今頃気が付きました。

1つのリストに入れた「通常のタスク」と「サブタスクを持つタスク(GTD で言うところのプロジェクト)」をそのままレビューしているからですね。やはり高度が違ったものが混ざったままレビューするのは負担がかかります。

かといって高度別にリストを分けると操作が面倒。もともとプロジェクトには prj タグをつけていたので、レビュー用にこれを抽出するスマートリストを追加しました。

Remember The Milk は3階層までタスク階層を作れます。プロジェクトを1つにまとめておきたいことはあるので、そのようなプロジェクトには bigprj というタグをつけて、これまた別途レビューできるようにしました。

さらにその上の「重点的に取り組む分野 (Areas of Focus)」レベルまで Remember The Milk で扱うようにすると破綻するのでこれで十分かなと思ってます。

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2017年11月15日 (水)

今日のさえずり: もしかしてスマートフォン2台あればビデオ会議で自分の耳の穴の中を見られるのでは?

2017年11月15日

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2017年11月21日 (火)

GTD 週次レビューを分散してやる

GTD 週次レビューについて、仕事のものは金曜日に、プライベートなものは土曜日にやる予定にしています。しかしながらまとまった時間がとれずやり切れないことがしばしば。

収集フェーズについては分割して先に少しずつやっておいた方が良いのかも。Remember The Milk 上で独立したタスクに分けて週次レビュー前に別々にやれるようにしてみました。これで金曜日・土曜日の週次レビューがコンパクトになると良いなと。

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2017年12月31日 (日)

2017年ふりかえり

年末に1年をふりかえって出来事を中心にまとめ日記を書いたりしていましたが、今年は今後の改善に向けて KPT でふりかえってみることにしました。

ちなみに買って良かったものは12月始めにまとめずみ。

日記に書き残してあることは思い出せるし、書き残していないことはなかなか思い出せないものです。日記を書く習慣は続けていきたいことの筆頭です。

続けたいこと

テキストファイルでのノート管理

昨年の年末に Evernote と Day One 上にあった日記系データをテキストファイル化を完了し、以来1年間ノートと日記をテキストファイルに書くようにしました。テキストファイル化することで様々なツールで読み書きできる自由を手に入れることができ、また特定のサービスやアプリを使っている場合の終了の不安からも解放されました。

今のところ Mac アプリケーションの Ulysses が最高のテキストファイル管理アプリで愛用しています。

1日ごとに1ノートフォルダというスタイルも確立できました。引き続きテキストファイルでノート・日記/日誌を書いていきます。

Remember The Milk

タスク管理ツールはやはり Remember The Milk。テキストファイル化を推し進めなかで TaskPaper も試しましたが、タスク管理についてはいつでも様々なデバイスでさっとアクセスできるネットサービスの方が便利でした。

マニャーナの法則

という2つの原則であるマニャーナの法則。 GTD とのハイブリッドでやっています。「今日はここまでやる」と明確にすることで、「やり残してしまった」という気持ちを減らすことができました。

nNote

永続的に残しておくほどではないちょっとしたノートを置いておく公開スペースとして nNote を作ってみました。そんなにしょっちゅう使うものでもないですが、あると便利。来年も使います。

六面立体パズル(いわゆるルービックキューブ)

9月ぐらいから再び始めたルービックキューブ。このまま練習を継続して30秒は切りたい。

歩く会

今年は神田川沿いを踏破。それからソロで東急大井町線沿線も歩きました。充実感のある遊びなので来年も続けたいです。

改善したいこと

プロダクトについて費やす時間不足

仕事においては人・組織・プロセスに力を注ぐことになった1年でした。そのかわりなかなかプロダクトについての取り組みが弱かったので、来年はプロダクト面の仕事のウェイトを上げていきたいと思ってまいます。

メタボリックシンドローム

今年も健康診断で指摘されました。自重筋トレもなかなか続いてません。運動・食事に気をつけていきたいところ。

夜すぐ眠くなる

仕事から帰って夕食を食べて少しすると眠くなってしまい、ついゴロゴロ寝てしまいがち。好きなことができる貴重な時間なのでもったいないです。眠くなりにくい食事の摂り方にするとか、体力をつけるとか何かいい方法があるのかな。

読書不足

前述の通り眠くなってしまうというのもあるのですが、なかなか読書する時間が取れてないの反省です。

トライしたいこと

行動の合間に考える習慣をつける

去年少し「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズをやったのですが忙しくなったタイミングでやめてしまっていたので、来年またやってみることにします。

体力アップとメタボリックシンドローム解消

毎日の運動を継続する仕組みを何か考えて取り組みます。

本を読む

ネットサーフィンの時間を減らして本を読みます。

Web 日記ふりかえりの間隔

1年に1回だと少なすぎますね。今後四半期に1回は Web 日記ふりかえりやっておこうかなと思います。

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2018年2月6日 (火)

今日のさえずり: チームのかんばんの優先順位会議というかレビューをした

2018年02月06日

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2018年2月9日 (金)

GTD 週次レビューを金曜日の午後から午前中に変えてみる【日記】

毎週金曜日にやっている仕事関連の GTD 週次レビュー、いつもの午後ではなく午前中にしてみたら集中できたし捗りました。やはりじっくり考える仕事は昼下がりより午前中の方が効率的。今後も午前中にやれるようにスケジュールを調整しようかな。

平昌オリンピック

帰ってきたらテレビでオリンピックの開会式やっていて、聖火持って手をふっている人が映ってました。ああ今日からでしたね。聖火台点火を見られて満足。

2年後のオリンピック、東京がどのような雰囲気になるのかまだイメージが湧わかないのですが、どんな感じになるんでしょうね。

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今日のさえずり: 一度はちょっと遅い時間に手土産に寿司折をさげて帰ってみたいものである

2018年02月09日

  • 15:15 毎週金曜日の GTD 週次レビュー、いつもの午後ではなく午前中にしてみたら集中できたし捗った。これから午前中に変更しようかな。今日は1.5時間ぐらい。
  • 17:15 神田川にいた。 #VQ1005 https://t.co/HMD9u0edtD
  • 19:55 App Store & iTunes ギフトカードの10%ボーナスコードキャンペーン、一斉に来たな。
  • 21:44 駅間に停車して30秒も経っていないのに「絶対に電車から降りないよう……」って車内放送が流れて、どんだけせっかちな人が乗ってるんだろうと思った。
  • 21:53 Google Keep の場所リマインダーより先にトイレットペーパー買うの思い出してスーパーに寄った自分優秀。
  • 22:06 帰ってきたらオリンピックの開会式やってて聖火持って手をふっている人が映ってた。
  • 23:30 一度はちょっと遅い時間に手土産に寿司折をさげて帰ってみたいものである。
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2018年2月26日 (月)

今日のさえずり: 責任範囲が変わったということもあるので、注意を向ける分野(AoF)を本日見直した

2018年02月26日

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2018年3月6日 (火)

今日のさえずり: カキフライ弁当品数多くて美味しかった!

2018年03月06日

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2018年4月1日 (日)

今日から2018年度【日記】

観そびれていたポプテピピック最終回を観て、ようやく2017年度が終わったなと。年度替わりでいいきっかけなのでプライベートの Areas of Focus をリストアップしながら GTD 週次レビューをやりました(最近ずっとできてませんでした)。

昨年末に「今後四半期に1回は Web 日記ふりかえりやっておこうかなと思います。」と書いた通りふりかえりもしようかと、週末ざっと眺めて出来事などピックアップまではしました。実際にそれについて考えるまでは辿り着けず。4月上旬にはという感じ。

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About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

nDiki は1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする Naney の Web 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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