nDiki : GTD

Google Keep はひらめきツール

Google Keep を再び使い始めるようになってから2週間経ちました。あらためて使ってみると閃いたことをさっと書いておくツールとしてとても便利で、使っていて楽しいです。アイコンの電球がよくサービスを表していますね。

inbox zero にしない inbox

ソーシャルメディアドラフトストックツール用途として使い始めたのですが、どんどん放り込んでおく用途にも使いやすいので、最近は何でもいったん Google Keep に入れています。GTD における inbox の役割です。

しかし私は Google Keep ではメモを見返してレビューしても完全に inbox zero にはしないでおいています。 GTD 的には空にするのが鉄則ですが、敢えて何度も心にひっかかておいて欲しいものを残しておいています(Remember The Milk や Gmail は inbox zero を実践)。

繰り返し目にしたタイミングで再考したりメモを書き足したりすることが考えが深まっていく気がしています。

日付区切り

Google Keep のメモは編集日時がざっくりわかる程度で、作成日時がわかりません。作成日時必要なメモは自分で日時を書いておく必要があります(Google 日本語入力で「日時」を変換して入力しています)。

それから今はだいたい1日毎に整理をしているので、「2016年04月13日(水)」などと日付だけ書いたメモを毎日作って区切りにしています。このメモを区切りにして他のメモがか何日に書いたものかぱっとわかって便利です。

リマインダー

あとは場所リマインダー機能は使ってみています。Remember The Milk の場所リマインダーは繰り返し出てきてしまうことがあったりして使いにくいのですが Google Keep だとそのあたりの精度がいい感じです。

まさに keep しておくツール

Google Keep は思い浮かんだこと・あとで思い出したいことを放り込んで keep しておくのに良くできているツールですね。

Toggl でタイムトラッキングするだけで時間の使い方が良くなる

GTD では使える時間を基準に行動を選ぶ

GTD では次の行動を「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で選びます。

今使っているタスク管理ツール Remember The Milk はタスクに予測時間を設定しておくことができます。そして検索やスマートリストで使える時間に応じたタスクをリストアップすることができます。

タイムトラッキングしてタスクの時間見積もり精度を上げる

ただこの予測時間の見積もりはだいたいこれぐらいかなと思って入力することがほとんどだったりします。もう少しきちんと入力できるようにタイムトラッキングしてどれぐらい時間がかかっているか実測してみることにしました。Remember The Milk にはタイムトラッキング機能が無いので、今回はタイムトラッキングサービスでは有名な Toggl 試してみます。

• https://toggl.com/

Toggl

サインアップすると Toggl サイト上でタイムトラッキングできます。Google Chrome 拡張を入れると Remember The Milk のタスクの横にも Toggl のボタンがついて1クリックでトラッキングの開始・終了ができるようになります。Remember The Milk のタスク名がきちんと Toggl のエントリの description に設定されるなど良くできています。これは便利。

スマートフォン向けアプリもあってそちらでもトラッキングの開始・終了ができます。以前ちょっとタイムトラッキングをしてみていた時(2007年前後)は Task Coach を使っていましたが、この頃は特定の PC でしかトラッキングできませんでした。スマートフォンの登場でかなり便利になりましたね。

タイムトラッキングすると時間の使い方が上手になる?

費やした時間を記録してあとで精査することで所要時間の見積もり精度を上げたり無駄な時間を見つけたりすることがタイムトラッキングの大きな目的だと思っていました。

しかし実際にやってみると

• 「トラッキング中はネットサーフィンなどのような計測している実際のタスクとは違うことはしたくない」という気持ちになって集中してやるようになる。マルチタスキングもしなくなるのでコンテキストスイッチのコストが無くなる。
• タイマーを設定することをイメージして「そもそもこんなことに時間を使わない方がいいな」と考えるようになり、無駄に思われる行動をやめるようになる。

など、ふりかえりをせずとも即行動に影響が現れたので驚きでした。家計簿をつけたり食べた物を書き留めるのと同じで、無駄に対する意識が高まるようです。

これは楽しいですね。しばらく続けてみることにします。

(画像は https://blog.toggl.com/media-kit/ より)

今日のさえずり: 7月からのグループの方針を GTD の6つのレベルで作ったり

2016年06月24日

• 12:57 ちょっと気になるのがあったので来てみましたが欲しいカラーのが無く残念。 (@ バンナイズ 渋谷店 in 渋谷区, 東京都) https://www.swarmapp.com/c/6uuz3kcaZQj
• 13:29 奇跡は起きる。挑戦するものに。 #東京カメラ部 https://flic.kr/p/Jm3eaD
• 22:16 7月からのグループの方針を GTD の6つのレベルで作ったり。

Mission, Values and Vision の順

MVV は Mission, Vision and Values (ミッション・ビジョン・バリュー(価値観))という順番で書かれる方がメジャーのようですが、個人的には Mission, Values and Vision の方がしっくりくる気がします。考える順番がこの順番なのです。

GTD では見通し (Persepctive) が上の方から

• 目的 (Purpose)
• 価値観 (Principles)
• ビジョン (Vision)

であったり、同じく GTD のナチュラル・プランニングモデルが

• 目的 (Purpose)
• 価値観 (Principles)
• 結果 (Outcome)

の順であったりすることの影響かもしれません。

(GTD の訳語ははじめてのGTD ストレスフリーの整理術より。)

ふりかえりを残しつつ仕事納め

今日は仕事納め。細かいタスクをクリアしたり前倒しでやった GTD 週次レビューで時間が経ってしまって、1年のふりかえりやら来年の計画やらをあまり整理できずに終わってしまいました。ちょっともやもや。

そういえば去年は1年分の one-on-one ミーティングノートのふりかえりもしたんでしたっけ。今年も近いうちにやっておきたいところです。去年の教訓から one-on-one ノートは日付順にしたので上から読んでいきやすくなってます。

Remember The Milk で予測時間を入力してみる(何度目か)

GTD では行動を選択する際に「状況」「使える時間」「使えるエネルギー」「優先度」をチェックします。

Remember The Milk に入れてある「次の行動」のタスクにはコンテキスト別にタグを付けしてあるのですが、今は予測時間は入力してありません。しばしば「予測時間入力しようかなー」と思うのですが長続きしないんですよね。Toggl を使ってタイムトラッキングしたりなど過去しているのですけれども。

ただ最近細切れ時間が多くなってきたので、使える時間をまた意識しようという気になってきました。

ということでリピートタスクを中心にストップウォッチで時間を測りながら予測時間を設定してみることにしました。あわせて予測時間でソートしたバージョンのスマートリストも作成。

すき間時間はこの予測時間順にならんだリストをチェックすることにします。

Remember The Milk で必要なエネルギーによるタグ付けをしてみる

先週また Remember The Milk で予測時間を入力し始めたのですが、合わせて GTD で行動を選択する際の判断材料「使えるエネルギー」のために、昨日から必要なエネルギーを見積もってタグ付けしておくことにしました。

• low: low energy
• med: medium energy
• high: high energy

夕方・夜になるとやる気が起きづらいのですが、無理に夜にやる気を起こすよりもエネルギーのある午前中・日中にエネルギーの必要なタスクをきちんと実行し、夕方・夜はエネルギーのあまり必要のないタスクをやるようにする方が効率良くストレスも少ない気がしてきました。

WIP を下げるために GTD でプロジェクトリストからバックログを分ける

スクラムでソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。

GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。

Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。

ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。

今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。

TaskPaper で Doing リスト

2週間ほど前からタスク管理に TaskPaper を使い始めています。アウトライナーとしてプロジェクトやタスクをいろいろ検討しながら分解していけますし、近くにノートを書けるフォーマットなので気軽に補足を書いておけたりするしで、とても便利に使っています。ただ1点不便だなと思うことがあります。検索による絞り込みで今日やるタスクをざっと眺められる点は良いのですが、それらを今日やりたい順番に並べることができないのです。

一方 GTD をしている中で「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で次の行動を選んで実行していくと、 WIP がどんどん増えてしまうなと最近思うようになってきました。やはり仕掛かるプロジェクトを減らしてその中のタスクをどんどん進めた方が良いなと最近感じています。

そんなことを考えて手動で TaskPaper 上に Doing リストを作ることにしました(過去にもたまに紙でやったりしたことがありました)。ルーチンワークのリストアップなどが面倒かなと思っていたのですが、雛形からコピーするのが思ったより苦ではなさそうです。あとはプロジェクトの中からどう抜き出してくるか(プロジェクトごと Doing リストに移動してくるか、 Doing には端的に書いておいて詳細はプロジェクトの方を参照するのか)がちょっと迷っていますが、ここはやりながら考えていくつもりです。

フィルタされてきたタスクリストから実行していくよりも Doing リストから実行していく方が「自分で決めたことを上からやっていくぞ」と覚悟を決められので、ガッツのいるタスクを先送りを減らせそう。

Remember The Milk のかわりに TaskPaper を使って気付いたこと

3月下旬にタスク管理ツールを Remember The Milk から TaskPaper に替えて1カ月弱経ちました。基本 MacBook Pro を開いている仕事に関するタスク管理では引き続き TaskPaper を使い、逆に PC を開いていない時間も多い個人のタスク管理はメインを Remember The Milk に戻すことにしました。

Remember The Milk を離れて TaskPaper を使って気付いたこと

• ソート機能で並べられたリストよりも、主体的に手で並べたリストの方がより重いタスクをやる気になる。Doing リスト良い。
• そのかわり Remember The Milk で「日時順にソートしてやることを確認できる」「開始日時指定を使って夕方以降のタスクを隠しておける」などはあらためて便利だと思った。
• 「次の行動(GTD)」を抽出したリストでタスクを進めていくと「重いタスクを後回しにしがち」「WIP が増える」。 TaskPaper で Doing リストに「プロジェクト(GTD)」を入れるようにしたら同じプロジェクトのタスクをまとめて取り掛かりやすくなった。
• TaskPaper ではメモも気軽に一緒に書いておけて便利。
• TaskPaper はサブタスクを展開した状態で見渡せるのも良い。 Remember The Milk ではサブタスク単位でしか見られないのでサブサブタスクまであまり使わずにできるだけフラットにした方が良さそう。
• TaskPaper ファイルは1つにしておいた方が煩雑でなくて良い。

TaskPaper のメリットというよりは Doing リストのメリットに気付けたかなという1カ月でした。