nDiki : GTD

GTD - Getting Things Done

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2016年2月6日 (土)

ついにサブタスク機能が入った Remember The Milk

image:https://www.naney.org/nDiki/2016/02/06/rtm.png

(画像The new Remember The Milk is here! より。)

2007年10月04日に Remember The Milk (RTM) に登録してしばらく使っていた後、サブタスク機能が無くて ToodledoGoogle TasksTodoist に浮気していましたが、なんとついに Remember The Milk にサブタスク機能が入りました! 衝撃です。

今回はサブタスクだけでなく「開始日」「ドラッグ&ドロップによる並べ替え」などの機能の入りました。

サブタスク

サブサブタスクまで作れるようになりました。Toodledo の「リスト4階層 + タスク4階層」から比べるとちょっと浅いのですが、3階層あれば十分 GTD での「次の行動」をブレイクダウンして入力できます。

開始日のサポート

これもかなり嬉しいです。RTM の非常に優れている点として、スマートリスト(保存可能な検索)で時刻単位でのフィルタリングができる点があります。

 dueBefore:1分後

でフィルタリングしておけば例えば期限が 17:00 のタスクは 17:00 より前には表示しないようにできます。実行可能な「次の行動」だけチェックすることができるので心理的負荷が軽くなります。

ただ今までは期限しか指定できなかったので、「特定のタグをつけたものは開始日時として扱い、そうでないものは期限日時として扱う」というハックで検索式を作って運用していました。これが今回からはストレートに指定できるようになりました。また開始と期限を独立して設定できるようになったのもも便利でした。

ドラッグ&ドロップによる並べ替え

これも結構強力で嬉しい改良です。 Todoist の良いところとしてタスクを好きな順番に並べ替えられるというのがありました。ただ Todoist はフィルター結果はドラッグ&ドロップでの並べ替えができないので、頭の中で考えた「今日やる順」にできず不便でした。

RTM では各リスト毎に並べ替え方法が指定でき、ドラッグ&ドロップ順の場合の並び順はスマートリストも含めて個別に記憶されます。すばらしい。

Remember The Milk Pro 契約

ということで心の中で小躍りして Remember The Milk Pro 契約をしました。 昨年 App Store のレートが上がる前にと Todoist を長めに契約してしまってまだ1年残っているのですが、これはもう Remember The Milk に戻るしかないという感じです。

今日はあとは1日 Todoist から RTM への移行をしていました。やはり Smart Add が秀逸で使っていて心地よいですね。

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[ 2月6日全て ]

2016年4月8日 (金)

ガッツリ GTD 週次レビューでようやくストレスフリーに【日記】

今日は朝から気温が上がり、パーカーで平気な1日でした。身軽身軽。

お昼は4月からの新しい部署のメンバと南国亭へ。異動前はほぼぼっちだったので新鮮です。注文は貧血対策としてニラレバ炒めにいたしました。

午後はガッツリ GTD 週次レビュー。しばらくやれていなかったので、ようやくストレスフリーな状態が戻ってきました。

今日のさえずり: 餃子なら納豆、シチューならふりかけ

2016年04月08日

  • 09:02 今日はパーカーで平気。
  • 13:04 “Peatix、突然のプロフィール設定デフォルト公開 - Togetterまとめ” http://bit.ly/1UMcSb6
  • 22:33 今日は仕事関連の GTD 週次レビューをきっちりやれました。これでストレスフリーな週末を過ごせます。
  • 23:27 餃子なら納豆、シチューならふりかけ。
[ 4月8日全て ]

2016年4月13日 (水)

Google Keep はひらめきツール

Google Keep再び使い始めるようになってから2週間経ちました。あらためて使ってみると閃いたことをさっと書いておくツールとしてとても便利で、使っていて楽しいです。アイコンの電球がよくサービスを表していますね。

inbox zero にしない inbox

ソーシャルメディアドラフトストックツール用途として使い始めたのですが、どんどん放り込んでおく用途にも使いやすいので、最近は何でもいったん Google Keep に入れています。GTD における inbox の役割です。

しかし私は Google Keep ではメモを見返してレビューしても完全に inbox zero にはしないでおいています。 GTD 的には空にするのが鉄則ですが、敢えて何度も心にひっかかておいて欲しいものを残しておいています(Remember The MilkGmail は inbox zero を実践)。

繰り返し目にしたタイミングで再考したりメモを書き足したりすることが考えが深まっていく気がしています。

日付区切り

Google Keepメモは編集日時がざっくりわかる程度で、作成日時がわかりません。作成日時必要なメモは自分で日時を書いておく必要があります(Google 日本語入力で「日時」を変換して入力しています)。

それから今はだいたい1日毎に整理をしているので、「2016年04月13日(水)」などと日付だけ書いたメモを毎日作って区切りにしています。このメモを区切りにして他のメモがか何日に書いたものかぱっとわかって便利です。

リマインダー

あとは場所リマインダー機能は使ってみています。Remember The Milk の場所リマインダーは繰り返し出てきてしまうことがあったりして使いにくいのですが Google Keep だとそのあたりの精度がいい感じです。

まさに keep しておくツール

Google Keep は思い浮かんだこと・あとで思い出したいことを放り込んで keep しておくのに良くできているツールですね。

[ 4月13日全て ]

2016年4月17日 (日)

Toggl でタイムトラッキングするだけで時間の使い方が良くなる

image:https://www.naney.org/nDiki/2016/04/17/Toggl-Web.png

GTD では使える時間を基準に行動を選ぶ

GTD では次の行動を「状況」「時間」「エネルギー」「優先度」の順の基準で選びます。

今使っているタスク管理ツール Remember The Milk はタスクに予測時間を設定しておくことができます。そして検索やスマートリストで使える時間に応じたタスクをリストアップすることができます。

タイムトラッキングしてタスクの時間見積もり精度を上げる

ただこの予測時間の見積もりはだいたいこれぐらいかなと思って入力することがほとんどだったりします。もう少しきちんと入力できるようにタイムトラッキングしてどれぐらい時間がかかっているか実測してみることにしました。Remember The Milk にはタイムトラッキング機能が無いので、今回はタイムトラッキングサービスでは有名な Toggl 試してみます。

Toggl

サインアップすると Toggl サイト上でタイムトラッキングできます。Google Chrome 拡張を入れると Remember The Milk のタスクの横にも Toggl のボタンがついて1クリックでトラッキングの開始・終了ができるようになります。Remember The Milk のタスク名がきちんと Toggl のエントリの description に設定されるなど良くできています。これは便利。

スマートフォン向けアプリもあってそちらでもトラッキングの開始・終了ができます。以前ちょっとタイムトラッキングをしてみていた時(2007年前後)は Task Coach を使っていましたが、この頃は特定の PC でしかトラッキングできませんでした。スマートフォンの登場でかなり便利になりましたね。

タイムトラッキングすると時間の使い方が上手になる?

費やした時間を記録してあとで精査することで所要時間の見積もり精度を上げたり無駄な時間を見つけたりすることがタイムトラッキングの大きな目的だと思っていました。

しかし実際にやってみると

  • 「トラッキング中はネットサーフィンなどのような計測している実際のタスクとは違うことはしたくない」という気持ちになって集中してやるようになる。マルチタスキングもしなくなるのでコンテキストスイッチのコストが無くなる。
  • タイマーを設定することをイメージして「そもそもこんなことに時間を使わない方がいいな」と考えるようになり、無駄に思われる行動をやめるようになる。

など、ふりかえりをせずとも即行動に影響が現れたので驚きでした。家計簿をつけたり食べた物を書き留めるのと同じで、無駄に対する意識が高まるようです。

これは楽しいですね。しばらく続けてみることにします。

(画像https://blog.toggl.com/media-kit/ より)

[ 4月17日全て ]

2016年6月24日 (金)

今日のさえずり: 7月からのグループの方針を GTD の6つのレベルで作ったり

2016年06月24日

[ 6月24日全て ]

2016年6月27日 (月)

Mission, Values and Vision の順

MVV は Mission, Vision and Values (ミッション・ビジョン・バリュー(価値観))という順番で書かれる方がメジャーのようですが、個人的には Mission, Values and Vision の方がしっくりくる気がします。考える順番がこの順番なのです。

GTD では見通し (Persepctive) が上の方から

  • 目的 (Purpose)
  • 価値観 (Principles)
  • ビジョン (Vision)

であったり、同じく GTDナチュラル・プランニングモデル

  • 目的 (Purpose)
  • 価値観 (Principles)
  • 結果 (Outcome)

の順であったりすることの影響かもしれません。

(GTD の訳語ははじめてのGTD ストレスフリーの整理術より。)

[ 6月27日全て ]

2016年12月28日 (水)

ふりかえりを残しつつ仕事納め

今日は仕事納め。細かいタスクをクリアしたり前倒しでやった GTD 週次レビューで時間が経ってしまって、1年のふりかえりやら来年の計画やらをあまり整理できずに終わってしまいました。ちょっともやもや。

そういえば去年は1年分の one-on-one ミーティングノートのふりかえりもしたんでしたっけ。今年も近いうちにやっておきたいところです。去年の教訓から one-on-one ノートは日付順にしたので上から読んでいきやすくなってます。

[ 12月28日全て ]

2017年1月11日 (水)

Remember The Milk で予測時間を入力してみる(何度目か)

GTD では行動を選択する際に「状況」「使える時間」「使えるエネルギー」「優先度」をチェックします。

Remember The Milk に入れてある「次の行動」のタスクにはコンテキスト別にタグを付けしてあるのですが、今は予測時間は入力してありません。しばしば「予測時間入力しようかなー」と思うのですが長続きしないんですよね。Toggl を使っタイムトラッキングしたりなど過去しているのですけれども。

ただ最近細切れ時間が多くなってきたので、使える時間をまた意識しようという気になってきました。

ということでリピートタスクを中心にストップウォッチで時間を測りながら予測時間を設定してみることにしました。あわせて予測時間でソートしたバージョンのスマートリストも作成。

すき間時間はこの予測時間順にならんだリストをチェックすることにします。

[ 1月11日全て ]

2017年1月15日 (日)

Remember The Milk で必要なエネルギーによるタグ付けをしてみる

先週また Remember The Milk予測時間を入力し始めたのですが、合わせて GTD で行動を選択する際の判断材料「使えるエネルギー」のために、昨日から必要なエネルギーを見積もってタグ付けしておくことにしました。

  • low: low energy
  • med: medium energy
  • high: high energy

夕方・夜になるとやる気が起きづらいのですが、無理に夜にやる気を起こすよりもエネルギーのある午前中・日中にエネルギーの必要なタスクをきちんと実行し、夕方・夜はエネルギーのあまり必要のないタスクをやるようにする方が効率良くストレスも少ない気がしてきました。

[ 1月15日全て ]

2017年1月22日 (日)

WIP を下げるために GTDプロジェクトリストからバックログを分ける

スクラムソフトウェア開発をしていて仕掛り(WIP)を減らすことのメリットを体感しています。そして考えてみるとプライベートを含め個人でやる事がどんどん増えてしまっている理由の一つに WIP が多すぎるのではと思えてきました。

GTD では次の行動を決めてリストに放り込み、あとはその時の状況で実行可能なものを選んでやっていきます。局所的には一番効率が良いように見えるのですが、気をつけないと WIP なプロジェクトがどんどん増えてしまいがちで、自分の場合、気がつくとあまり何もできていないなという状態になってしまいます。

Someday/Maybe リストが GTD にはあるので、すぐにやらないものはそこに入れておくという方法もあります。しかしこのリストはかなりぼんやりしたものも混ざっているので「既に ready だけれど WIP を上げないためにまだやらないプロジェクト」を一緒に入れておくのはかなり気持ち悪い。

ということでプロジェクトリストについて「(狭義のやっている/やる)プロジェクトリスト」と「バックログリスト」の2つに分けてみることにしました。タスク管理ツール Remember The Milk でバックログリストの方のタスクは拾わないようにスマートリストを修正。毎朝軽く眺めてバックログリストから今日仕掛ってもいいものをプロジェクトリストに移すようにします。

今日やり始めてみたところ前よりは集中して取り組めて捗りました。いいかも。

[ 1月22日全て ]

About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィの SNS の企画開発を行うグループでマネージャー・プロダクトオーナーをしています。CS 向上・ユーザーサポート・健全化などにも取り組んでいます。

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。ちょっとしたノートは nNote にあります。

※内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

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