nDiki : Remember The Milk

タスク管理とノートを TaskPaper に集約する

2週間前に使い始めた TaskPaper が使い勝手が良く重宝しています。アウトライナーとしてプロジェクトや課題について整理するだけでなく、その日の一次ノート先としても使うようになりました。

TaskPaper を使っていると自然と「やること」が思い浮かんでくるので、そのまま TaskPaper に書き出しています。 TaskPaper はもともとタスク管理ツールなのでそのままタスク管理できちゃうんですね。ただ今は Remember The Milk をメインのタスク管理ツールとして使っているので、TaskPaper にもタスクリストがあると面倒なことになってしまいます。

さてどうしようかなーと思ったのですが

• タスク管理ツール: Remember The Milk
• 思考ツール: TaskPaper
• ノートツール: Ulyssess

と使っている中で一次ノートの書き出し先は TaskPaper で済ませらそうなので、タスク管理ツールも TaskPaper に寄せてみることにしました。これで Mac でのワークスペースを TaskPaper に一本化まとめられそうです。タスク管理を TaskPaper でするにあたり気になる点は

• 繰り返しタスクに関する機能がほとんどない。
• TaskPaper フォーマットに対応した良い Android アプリがない。

あたり。

繰り返しについては、デイリータスクやウィークリータスクは Toggle Done コマンドで一括完了外しをすることで運用できそうなのでしばらくそれでやってみるつもりです。

Mac を開かないとタスク管理できないとさすがにプライベートなものは困るので、やはり Remember The Milk も引き続き使うことはします。シチュエーションにに合わせて Remember The Milk で管理するものと TaskPaper で管理するものとを分けようと思います。

• https://www.taskpaper.com/

Remember The Milk のかわりに TaskPaper を使って気付いたこと

3月下旬にタスク管理ツールを Remember The Milk から TaskPaper に替えて1カ月弱経ちました。基本 MacBook Pro を開いている仕事に関するタスク管理では引き続き TaskPaper を使い、逆に PC を開いていない時間も多い個人のタスク管理はメインを Remember The Milk に戻すことにしました。

Remember The Milk を離れて TaskPaper を使って気付いたこと

• ソート機能で並べられたリストよりも、主体的に手で並べたリストの方がより重いタスクをやる気になる。Doing リスト良い。
• そのかわり Remember The Milk で「日時順にソートしてやることを確認できる」「開始日時指定を使って夕方以降のタスクを隠しておける」などはあらためて便利だと思った。
• 「次の行動(GTD)」を抽出したリストでタスクを進めていくと「重いタスクを後回しにしがち」「WIP が増える」。 TaskPaper で Doing リストに「プロジェクト(GTD)」を入れるようにしたら同じプロジェクトのタスクをまとめて取り掛かりやすくなった。
• TaskPaper ではメモも気軽に一緒に書いておけて便利。
• TaskPaper はサブタスクを展開した状態で見渡せるのも良い。 Remember The Milk ではサブタスク単位でしか見られないのでサブサブタスクまであまり使わずにできるだけフラットにした方が良さそう。
• TaskPaper ファイルは1つにしておいた方が煩雑でなくて良い。

TaskPaper のメリットというよりは Doing リストのメリットに気付けたかなという1カ月でした。

今日のさえずり: TaskPaper が超便利なんだけれど、やはりモバイルが弱い。あとそれなりにエネルギーが必要。

2017年04月25日

• 23:20 プライベートは TaskPaper メインだとちと厳しいな。メイン Remember The Milk でサブに TaskPaper か。
• 23:22 デスクワークに限っていえば TaskPaper が超便利なんだけれど、やはりモバイルが弱い。あとそれなりにエネルギーが必要。

個人タスク管理を TaskPaper から Remember The Milk に

昨日考えた通り、個人タスク管理は Remember The Milk に戻しました。

Remember The Milk 内に手で並べる Doing リストを作って活用します。

それから過去 Remember The Milk を使っている時には機能的に便利なこともあってルーチンワークを繰り返しタスクとしてたくさん登録していたのですが、やれないとどんどん溜まって見通しが悪くなるのでできるだけ減らすことにしました。朝ルーチンワークや週次レビューなどの一連のルーチンワークは TaskPaper 上でチェックリストを作って進めることにします。

今日のさえずり: 今シーズンの花粉症対策に買った60枚入り不織布マスク29枚残った

2017年05月06日

• 07:40 RT @rememberthemilk: You can now import your tasks from Wunderlist into Remember The Milk! ➡️🐮 http://blog.rememberthemilk.com/...
• 11:05 久しぶり。 (@ イオン 品川シーサイド店 in 品川区, 東京都) https://www.swarmapp.com/c/2CSIzLNnM3C
• 12:02 今シーズンの花粉症対策に買った60枚入り不織布マスク29枚残った。最初は去年の残りを使っていたというのもあるけれど、要マスクの期間自体短かった気がする。

全部 TaskPaper から Remember The Milk に戻す

TaskPaper に飽きてきたこともあって、ルーチンワークも含め全面的に Remember The Milk にタスク管理を戻し始めました。

ついリストをルーチンワークだらけにしがちなことを反省して、一連のルーチンワークはサブタスクとしてまとめて親タスクをリピート設定してみることにしました。これで見通しが良くなりました。

それからこれを機会に1日分の WILL DO リスト(クローズリスト)を作るようにしてみます。毎朝その日にやるタスクを決めて優先度1にし、それを抽出した @today スマートリストを WILL DO リストとする運用にしてみようと思ってます。

マニャーナの法則本にある緊急レベルで Remember The Milk の優先度を変える

金曜日の会社帰りに買った「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版」読み終わり。

昨日 Remember The Milk の優先度をちょっと変えて

• 優先度 1: WILL DO リスト(クローズリスト)
• 優先度 2: 今日中にする緊急のタスク
• 優先度 3: 明日(翌営業日)やる
• 優先度 4: 明後日以降にやる

としてみています。今まではこの 1 と 2 を分けていなかったのを分けるようにしてみてます。その他のプラクティスはもうちょっと整理してから取り入れてみるつもり。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

Remember The Milk でやり残したタスクに backlog タグをつける

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版で、やり残しの仕事は「やり残し」のフォルダに入れクローズリストにし、毎朝一番にファースト・タスクとして切り崩しましょうとありました。やり残し・先送りはずっと悩ましい問題だったので、このアイデアを今週から取り入れてみることにしました。

夜、その日にやるつもりだったけれども終わらなかったタスクについては Remember The Milk のタスクに backlog タグをつけます。

そして翌日ファースト・タスクとして backlog のものをまずやるようにしました。必ず backlog を先にクリアしきれているわけでないですが、以前のように何日も先送りし続けるというのはかなり減った気がします。

ファースト・タスクというアイデア、なかなかいい感じです。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

タスク管理の記事を読んでいると「マニャーナの法則」というキーワードがよく出てきます。今までスルーしていたのですがここ最近クローズリストの考え方を取り入れてみているので、その辺りの話が書かれている「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 (Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management)」を読んでみました。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

マニャーナの法則

まずマニャーナの法則ですが

• 原則1 新しい仕事は「明日やる」を基本にする
• 原則2 クローズリストを使う

という2つの原則のこととあります。日本語ではマニャーナの法則と訳されていますが the mañana principle なので「(行動)原則」の方が適切に感じました。

「すぐやる」ことの弊害

すぐやると「忙しいだけの仕事」ばかりが進み「本当の仕事」が進まないと指摘しています。新しくきた仕事にすぐとりかかってしまうのではなく、既存の仕事より価値があるかをまず考える必要があると説いています。

「すぐやる」は自分の行動原則の一つなのでショッキングな指摘です。言われてみれば主体的な仕事よりも反応的な仕事に時間を使いがちです。

ただ「すぐやる」については

• 「後回しにしてチャンスを逃す」ことのないようにする。
• 先送りすることで増大するコストを最小化する。

というメリットがあるのも事実。このあたりは本書で言うところの「緊急レベルの判断」とバランスを取っていく感じなのでしょう。

全員がマニャーナの法則をやるとどうなるか?

個人個人がマニャーナの法則に従ってバッファリングすると組織全体のリードタイムが伸びるのではという懸念を持ちました。個人の稼働が最適化されるかわりに、作業の手待ち(idle work)が多く発生することになるからです。

このあたり要注意に思われます。

緊急レベルを判断する

入ってきた仕事はまず緊急レベルを判断するというのが本書の考え方です。

• 緊急レベル1「今すぐ」
• 緊急レベル2「今日中に」
• 緊急レベル3「明日やる」(ベスト)

本書では「明日やる」がベスト。

これはすでに2週間前からRemember The Milk の優先度設定に取り入れてみています。

WILL DO リスト

その日にやるとコミットしたタスクを入れておくクローズリスト。自分は Remember The Milk でタスクの優先度を1にすることでリスト化しています。

処理する順番はファースト・タスクが最初で「明日のリスト作成」が最後です。それ以外はまったく自由。

1日の最後に何をおいても明日の WILL DO リストは作成することが必須とあります。仕事については実践していますが、プライベートでは翌日の WILL DO リストを夜に作るのがまだ習慣にしきれていません。

ちなみに本書ではタスクにかかる時間の見積もりについてはほとんど触れられていません。翌日時間が足りず WILL DO リストを完了できそうもない場合もいつもどおりリストを作成し翌日は「できるとこまでやる」「完了できない日が続くなら対策をとる」という感じになっています。

やり残しをどうするか?

WILL DO リストで完了できなかったものは、「やり残し」フォルダに放り込み、ファースト・タスクで処理しましょうとあります。

これは今週から Remember The Milk で backlog タグを付けるようにして実践中です。

ファースト・タスク

ファースト・タスクは「毎日の最初に行い、そこから1日をスタートさせるのが望ましい仕事」とのこと。毎朝最初にできる仕事は1つしかないので、常に1つ。

• 原則1 とにかく、する (Do)
• 原則2 一番始めに、する (First)
• 原則3 毎日、する (Every day)

ファースト・タスクに向いている仕事は

• 「やり残し」を片付ける
• 仕事のシステムを修正する
• プロジェクトを進める

です。今は「やり残し」を片付けるのに使っています。先送りし続けることが減りました。

実際のところ実際に一番最初にはやれてなくてまず「セットアップタスク」なるものをやってたりします。これらを前日に済ませるようにできれば本当のファースト・タスクにできるのかも。

ダッシュ法

ダッシュ法はポモドーロテクニックにつながるところを感じました。ちょっとマニアックでテクニカルなやり方だというのと、マルチタスク型な印象なのとで今回はスルー。

二分等法 すべての仕事を半分にする

プロジェクトをタスクに分解する方法。 GTD でプロジェクトに対して具体的な行動を設定するのと同様、本書でも具体的な行動に落とし込むよう指導しています。

その具体的なやり方として二等分法というのが紹介されていました。プロジェクトを二等分し、先にやる方をまた二等分にするというのを繰り返して「抵抗感が問題にならない状態」になるまで分割を続けるという方法です。

全てをブレークダウンすることはせず直近取り組む部分だけ具体的にするというやり方がスクラムにおけるプロダクトバックログリファインメントの考え方に似ていて気に入りました。

行動の合間に考える習慣をつける

最後の方の「考える」ということについての話で「行動の合間に考える習慣をつける」エクササイズが紹介されていました。

• 「毎日15分」など時間を決め確保する。
• 邪魔が入らない場所でノートと筆記用具を用意し、浮かんできたアイデアや考え方をノートに書き留める。
• 時間の終わりに近づいたら書いたものについて考える。良いアイデアや行動が必要なことに下線を引く。

というものです。時間(期限)を決めその時間の最後まで考え抜くというのがポイントだそう。ぜひ取り組んでみたいなと思います。

冒頭にキーワードが説明されているのが良かった

最後に本書の構成について。

本書では冒頭で「本書に登場する18のキーワード」として

• 「クローズ・リスト」「オープン・リスト」「チェック・リスト」
• 「コミットメント」「本当の仕事」「忙しいだけの仕事」
• 「バッファー・ゾーン」「マニャーナの法則」
• 「タスク」「プロジェクト」
• 「タスク・ダイアリー」
• 「デイリー・タスク」「ファースト・タスク」
• 「TODOリスト」「WILL DOリスト」
• 「ダッシュ法」「期限の効果」
• 「ラベリング」

が列挙されてそれぞれに簡単な説明がついています。簡潔でわかりやすく、本を読み進める助けになります。

本では「はじめに」で第1章では◯◯、第2章では△△とずらずらと書かれていたりしますが、前提知識が無いとわかりにくい書き方のものが多いです。それに対して、本書ではキーワードという見出しでサマリと流れをうまく説明していて素晴らしいなと感じました(ちなみに本書も「はじめに」では構成が手短に説明されています)。

• 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版

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[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

Alfred Powerpack の Mega Supporter License 買った

先週 Alfred 3 for Mac を使い始めてみたところなかなかいい感じ。

いろいろ活用したいので workflow を使えるように Alfred Powerpack のライセンスを買いました。 Single License (£19) だとメジャーバージョンアップした場合にまた買わなければならないので、ここはアップグレードしても追加料金の発生しない Mega Supporter License にしました。ユーティリティアプリで £35 は結構お高いですね。

今後 Alfred から Remember The Milk にタスク追加できるように設定します。

rumember でコマンドラインから Remember The Milk にタスク追加できるようにする

Alfred から Remember The Milk にタスクを追加できるようにするため、コマンドラインからタスクを追加できる rumember を MacBook Pro (macOS) に入れました。

• https://github.com/tpope/rumember

RubyGems でインストール

とりあえずホーム以下に入れておきたいので GEM_HOME を指定してインストール。

 mkdir ~/local/rumember
 GEM_HOME=$HOME/local/rumember gem install rumember

rumember を実行して認証

ru コマンドを実行すると最初に認証が動きます。

 GEM_HOME=$HOME/local/rumember $HOME/local/rumember/bin/ru

を実行するとデフォルトブラウザが開いて Remember The Milk の認証画面が表示されます。ここでボタンを押せば認証されるようなのですが、エラー画面になって失敗。どうも gem になっているバージョンだと今は認証エラーになるようです。とりあえず認証のところだけ GitHub 上の最新のを取ってきて実行しました。

 cd ~/tmp
 git clone https://github.com/tpope/rumember.git
 cd rumember
 GEM_HOME=$HOME/local/rumember LAUNCHY_HOST_OS='mac os' bin/ru

今度は成功(ブラウザを起動する時に警告が出ていたため一応 LAUNCHY_HOST_OS も指定)。 ~/.rtm.yml が作られてそこにトークンが保存されました。以降は最初に gem で入れた方で動いているのでしばらくそのまま使います。

rumember が入ったので Alfred で 「ru タスク内容」と入力したら ru コマンドが実行されるように workflow を作成して Alfred からタスクを追加できるようになりました。めちゃ捗るようになりましたよ。

今日のさえずり: PLAZA をソニプラと呼んじゃうの、オッサンですね

2017年08月31日

• 12:48 PLAZA をソニプラと呼んじゃうの、オッサンですね。
• 19:34 「一日ずれていて」「確保できた時間が少なくて」「スクラムマスターが不在で」「新しいメンバがいて」「リファインメント不足で」今日はぐだぐだなスプリントプランニングなってしまった。
• 23:55 Remember The Milk に Alfred からタスクを追加できるようにした。良い。