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TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

すごい会議でコミットメント・リストを作成していくと、コミットメントが明確になるぶんやる事も多くなってくる。問題解決のためにやってこなかった事だっだり、今まで気がつかなかった事だったり。

これらを達成していくと効果的に前進していけるはずであるが、さすがに多いと目がくらむ。重要度を把握し時間管理するスキルを高める必要がありそうだ。

ということで、まずはフランクリン・プランナーで有名な 「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を読んでみることにする。

• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

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[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

30分早く起きて「プランニング・タイム(計画する時間)」

TQによれば

毎朝一〇分から十五分の時間を取って、その日の計画をしていただきたいとうことである。-- TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.195

だそうである。またこうも書かれている:

計画のために時間を使えば使うほど、全体にかかる時間は少なくてすむ。-- p.196

そういえば学生の頃から今まで何度か、朝あるいは就寝前に行動リストのチェックにトライしてみた事があったれども継続しなかったな。

今回はもう少しシステマティックに手法を適用して試してみよう。

ということで今日から30分早く起きて、計画を立てる時間にあててみることにした。 初日の今日は、DateBk5 にたまっていた To Do の整理も含めて、30分ほどかかってしまった。

フランクリン・プランナーは使っていないので、 DateBk5 ベースで「日課のリスト」作成ししばらく使ってみよう。

重要度・優先度

「DateBk5 (Palm) の To Do の優先度」を、「TQのABC価値分析における重要度 A、B、C」に対応付ける。A はmust、B は should、C は could。Palm の方は5段階あるので、A、B をそれぞれ2段階に分けてみた(意味があるかどうかは不明)。

Palm 優先度	TQ 重要度
1	A
2	A
3	B
4	B
5	C

さらに TQ ではA、B、C のグループ内でそれぞれ優先順位順に番号をつけて A-1、A-2、…、B-1、B-2、… のようにする。 DateBk5 では直接この値を入力できない。 今回は DateBk5 が To Do を自動的にソートする事を利用して、項目名の先頭に NN: (NN は二桁の数字)をつけておくことで順序付けするようにしてみた。20: よりも 10: の方がリストの上の方に表示される。

あとは必要に応じて実行する時間を決めて、予定表の方に転記する。

心のやすらぎ

で、実行。 リストの上(重要度+優先度の高いもの)から着手していく。

ここで「困難」なものはつい後回しにしたくなるが、できるだけふんばって上からこなしていく。

ちょっと辛どい時もあるけれども、項目が一つづつ完了していくと何とも気持ちが良い。

To Do のリストに溺れかけていたところに、真っ直ぐロープがはられた感じ。 TQ のABC価値分析における、must / should / coluld も明快で良い。

今まで、何となく1〜5の優先度をつけたあとに(重要なのかもしれないのに)緊急度や「やりたくない度」に応じて調整してしまっていた自分にも気づかされた。

「私の人生で何が最も大切なものだろうか」

「私の人生で何が最も大切なものだろうか」 — TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 p.101

「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探求」の第二章「『価値観』を発見する」を週末を利用してやり始めてみる。

学生時代

自分の基本的価値観(governing values)を明確にし直すのはいつ以来だろう。 20歳前後の頃に挙げたのは以下のものだったと思う。

• 信じる (自分を信じる。自信を持つ。等々)
• 本質を見極める
• 楽観的に考える
• ゆとりを持つ

その頃の手帳に書き記したものを探してみたけれど見あたらなかったのでうろ覚え。 なのでちょっと違うかもしれない。 当時は「価値観」という名前ではなくて、「信念」とかそんな感じの題目で列挙していたはず。 あと何かあった気がするけど忘れた。忘れたということは、重要でなかったか心の底からのものでなかったか身にならなかったのどれかなのだろう。

10年以上経ったが、さて今の自分はどうだろう。 そんなにブレてないと自分では思うが、他人から見てどう感じるであろうか。

今

今回はもう少し洗い出してみようと思う。 列挙してみると、それらは上位概念・下位概念の関係で整理できるものもあるな。

じっくり時間をかけて練ってみよう。

TQ 読了 - ちょっとずつ実践中

「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を昨日読み終えた。 途中まで読んだところで妻に貸してしまい、その間に「金持ち父さん貧乏父さん」を読みはじめたので気がつけば3週間。

感想

第I部「あなたたは『時間』をコントロールできる」は、それほど癖がなくすんなり読めた。基本的価値観(governing values)から、長期目標、中間ステップ、日課のリストへとおとしていくというのは生活でも仕事でも活用できる仕組だ。

第II部「あなたは『行動』をコントロールできる」は、リアリティー・モデルの話。 説明されている事はよくわかるのだが「思いの窓」「想い」というキーワードがどうも抵抗感があって、そのせいでどうもすっきりしない。 それぞれ原著では belief window、beliefs のようだ。

心理的欲求	needs
思いの窓	belief window
ルール: もし～ならば～	rules (if-then)
行動パターン	behavior
結果	results

訳語はどうも微妙にニュアンスが違うような気がする。

第III部「あなた『人生』をコントロールできる」は、ポジティブ・シンキング、奉仕の精神、前2部の統合など。リーダーシップの真髄につながる話などもあり面白い。

第I部は比較的形式化されているため実践しやすい。 ここを読むだけでも得るものがあると思う。

実践

「プランニング・タイム」については、なんとかちょっぴり早起き継続中。 眠い時は普通に起きて朝食の後に時間をとるようにしてみている。

must / should / could による To Do の整理はなかなか有効。 気がのらないアクションの先送りが減ってきた。いい傾向である。

基本的価値観については、まだとりまとめ中。 はやく整理して、長期目標、中間ステップ化したいところ。

• TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

DateBk5 + Progect で GTD

帰省中から、DateBk5 + Progect で GTD を運用してみることにしてみた。

整理

日時指定の行動

DateBk5 の予定表へ

次の行動(今日)

DateBk5 上の 優先度1 To Do でリスト化。

次の行動

DateBk5 上の 優先度2 To Do でリスト化。

待ち

DateBk5 上の優先度3 To Do でリスト化。

備忘録

DateBk5 上の優先度4 To Do でリスト化。

収集バケツ

DateBk5 上の優先度5 To Do でリスト化。

派手な色を設定した「ラベル」To Do カテゴリを作成しておいて、各優先度毎にそれぞれ区切り用の To Do を登録。各優先度中ソート表示で1番上に来るように適当な prefix を To Do 名につけておく。

収集バケツ

To Do 新規作成時には「優先度5」、「カテゴリ 収集バケツ」になるようにしておくことで、まずは収集バケツに突っ込んでおくことができる。

時間のある時に収集バケツから「やる/予定/次の行動/委譲して待ち/プロジェクト/いつもし」へ。

次の行動

次の行動は【<状況名>】を prefix としてつけるようにして、ソートにより同じ状況のものがリスト内で連続して配置されるようにする。

プロジェクト

「(GTDにおける)プロジェクト」は Progect 上の progress として整理。 そのプロジェクトの「次の行動」を優先度2の子actionとして入力し To Do Link で To Do リストに表示させるようにする。

ここで DateBk5 上の To Do からそれの属しているプロジェクトへジャンプできるようにしたい。これは PsLink の機能を使うことにする。例えば

 【会社】[机の上を掃除する]

と入力しておく。 [、 ] を PsLink で Progect へのリンク用タグと設定しておくことで、To Do から1クリックで Progect 上のプロジェクトへジャンプできる。

いつか/もしかしたらリスト

これも収集バケツから Progect の方へ整理するようにする。

行動をおこせる To Do リストへ

今までは To Do リストには行動不可能なもの(複数の行動で構成されているもの、ネタ、いつか/もしかしたら)が混在して、いつまでも残っている不快なものがあったのだが、これが整理されてすっきり。

ABC分析はやめ?

1カ月半ほどTQのABC分析をベースに「日課のリスト」として To Do に入力していたのだが、重要度/優先順位づけが実践しにくかった。

今回は重要度/優先順位づけなしのGTDでやってみる。

• GTD - 仕事を成し遂げる技術--ストレスなく生産性を発揮する方法

方眼手帳と方眼ミーティングメモ

ほぼ日手帳の使い道であるが、Palm でやっているスケジュール管理をこちらに持ってこようと思う。 スケジュールと、あとログ。

さて、そうとなったら書き方だ。 せっかくなので、何か自分流のスタイルで方眼上でびしっとキメてみたい。

方眼といえば RHODIA。 ミーティングの議事メモなんかは RHODIA No19 にカリカリと書いている。 メモ毎に方眼上にチェックボックスを書いておき、ミーティングが終わったら Palm にスケジュールやアクションを転記したり、その場で処理したりしてそこにチェックを入れていって全部チェックできたらオシマイ。

ここでちょっともやっとしているのが「何でもかんでもチェックボックス」にしている点。これだと処理の必要のない項目までチェックボックスになってしまっており、後でチェック印がはいらないのですっきりしない。

ということで、ミーティングメモも含めて共有の俺スタイルを考えてみた。 基本的にはチェックボックスを踏襲することにした。

種類マーク

チェックボックスの前にマークをつけて区別

• 「→」アポイントメント
• 「C」コミットメント
• 「A」アクション (To Do)
• 「W」待ち
• 「I」情報
• 「!」思い浮かんだこと。
• マーク無しは大項目、あるいはスケジュール欄における「→」の省略
• (→、C、A、W は要処理なので○で囲む)

写真撮ってから、→にも○があった方が整合性があることに気がついた。

処理マーク

チェックボックスに入れるマーク。

• 「レ」完了
• 「→」転記済み (将来のスケジュール欄、Palm 上の GTD、プロジェクトファイル等へ)
• 「×」削除 (キャンセル他)
• 「－」アクション不要

アクション不要マークを用意することで、処理後全部のチェックボックスにマークを入れた状態にできるのですっきりする。

その他

• 「UMLのアクターアイコン + 名前リスト」議事メモにおける出席者。
• 「UMLのアクターアイコン + 名前 + 時間」発言、コミットした人の名前と時間。
• 「スケジュール欄のスケジュール項目名の後に(MM/DD)」アポイントメントを取ったときの日付(TQ に書かれているテクニックより)。

とりあえずこんな感じ。

凡例を書いてほぼ日手帳の下敷きに貼り、しばらくはこれでやってみることにする。