今週から GTD の実装を見直して各種リストを整理している。
収集バケツにあるアイテムを処理する際に迷うのが「後でやる必要があるのだけれど……」てやつ。
例えば
のようなもの。
いつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと定期的にレビューするとはいえ、タイミングを逸してしまう可能性があって不安である。 そのようなものをいつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと、リストのレビュー頻度を上げて、かつ全スキャンが必要になりコストが高い。
ということで GTD 本を読み替えしてみる。
そうか 43 folders として実装されたりする備忘録ファイルがこの用途にはあるのか。
いや、もちろん本を読んでそういうツールがあることは知ってはいたけれど、GTD の処理フローチャートには現れないのでオプション扱いだと思っていたよ。
私自身、「備忘録」ファイルを使いだして何年にもなりますが、今ではこれなしではやっていけないほどです。-- 仕事を成し遂げる技術 p.228
う。かなり効果的なツールだったのか。 読み返すと、いろいろな個所で備忘録ファイルを使うと書いてあるし。
さっそく導入。
さすがに43個のフォルダは大変なので、まずは他とそろえてハンディピック 方眼17 で実装してみておく。 1日1ページ、月毎のページは1月を見開き2ページとして、ページに日/月を見出しとして全部書き込む。
で特定の日に受けとるアイテムはその日付のページに、月番号付きのチェックボックスリストとして書き込んでおくことにする。
これで朝1度その日のページをチェックすれば思い出すことができるので、忘れておくことができる。
このあたりはやはり DateBk5 (Palm) を使った方が便利なんだけれど、総合的に今回は一旦紙中心にしてみるということでこのようにしてみた。
しばらく使って使い勝手を確認して再検討することにしよう。
現在 GTD の各種リスト
については、ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」を1冊ずつ割り当てている。 このスタイルで1カ月半ほどやってみたが、薄いリフィルだとはいえ4冊バラは扱いにくい。 またリストの全ての項目が終わったページは不要になるので、自由にページの用紙が差し替え可能な方がやはり良いことも確認。
差し替え可能な手帳というとシステム手帳が真っ先に思い浮かぶ。 ハンディピックと同じ程度の書き込みスペースというとバイブルサイズか。
学生時代の頃バイブルサイズのシステム手帳を使っていたが、この時はいろいろ詰め込んでいたこともあってそれは結構大きなものだっという印象がある。
今回は薄く小さく、できればハンディピック4冊分と同じ程度の厚さ(1.5cm ぐらい)に抑えたい。果して希望に合うものがあるだろうか。
ということでちょっと調べてみたところ、レイメイの Davinci ジャストリフィルサイズのシステム手帳がとてもコンパクトに作られているようだ。 さっそく取扱のある大丸東京店7Fの文房具売場に見にいく。
本体サイズは 105 x 180 x 16mm。 リング径 8mm の金具を用いて薄く作られている。 ペン差し部分等も省略されて非常にコンパクトいい感じだ。
ネイビーとグリーンの両方を在庫からから出しててもらう。 どちらもかなり黒に近いカラーリング。 今回はグリーンを購入してみた。
実は昨日も浜松町の談へ行って商品を確認したのだが、この日は欲しい色が見当らなかったので手ぶらで帰ってきたのであった。 ちなみにブラウンは「Davinci」ロゴ入りの裏布地が明るすぎて格好悪い。
ダ・ヴィンチリフィルはほぼ日手帳と同じトモエリバーを採用していて用紙が薄いというのが売りなのだが、残念ながら方眼リフィルは店頭には見つからなかった。
かわりに KNOXBRAIN の方眼メモ100を購入。 万年筆のインクの乾きも速くてまずまず。
これからは順次 GTD の各リストをこの手帳にまとめていく予定。
[ 製品レポート ]
ダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳 (参考) に16枚の方眼リフィルを入れ、各ページを1日から31日に割り当てて GTD 備忘録ファイル(ticlker file) として4カ月ほど運用してみた。
やってみたところ
というような状況であった。 特にデイリーチェックが確実にされないと、tickler file は全く価値が無くなってしまう。
件数を考えると、毎日見るスケジュール帳へ統合してしまって良いようだ。 ということで、tickler file 項目は全て、ほぼ日手帳のデイリーページに直接書き込んでしまうことにした。
ただし、ここで「今日やる行動」と混同してしまうのはいけない。明確に分けないと各リストの意味が無くなってしまう。
ということでほぼ日手帳のページの右上を従来通り「今日やる行動」、右下を「tickler」のように場所を分けることにした。 さらに、チェックボックスルール(参考)に種類マークを追加。
予定 | メモ | マーク | 意味 |
o | o | 丸囲み A | アクション |
o | 丸囲み T | tickler (今回追加) |
と使い分けることにした。
ほぼ日手帳に書いてある「丸囲み A」は今日やるべきアクション。実行可能な項目が書かれてる。「丸囲み T」は tickler 項目。その日のうちに in-box に再投入して処理されるべき項目。
ここしばらく GTD 運用では以下のツールを使っていた。
RHODIA No11 | inbox |
システム手帳 | プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、参照ファイル |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file |
ロルバーンポケット付メモ | Next Actions リスト |
howm | 参照ファイル |
無印良品 A4 2穴ファイル | 参照ファイル |
システム手帳についてはコンパクトなものをと思っていたので Davinci ジャストリフィルサイズのもの(記事)を使っていたのだが結局リング径8mm では一杯になってしまったので、しばらく前からとりあえず無印良品のシステム手帳を使っている。
しかしこのサイズアップにともない、バッグの中のノート・手帳関係が随分かさばるようになってしまった。 ということで独立していた Next Actions リストをシステム手帳へ統合することにした。
ページをミシン目で切り取ってシステム手帳のリフィルにペタペタ貼り付けて移行完了。
最近携帯電話も使うようになったので、現在の実装は以下。
RHODIA No11 | inbox |
携帯電話 メモ帳 | inbox、Next Actions リスト (買い物リスト) |
メールボックス (携帯電話より送信) | inbox |
システム手帳 | プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、待つリスト、Next Actions リスト、参照ファイル |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール、その日にやるべき行動、tickler file |
howm | 参照ファイル |
無印良品 A4 2穴ファイル | 参照ファイル |
紙の inbox の場合レビューまで間があきがちなので、急ぐもの・その後の処理がデジタル上で流れるものは携帯電話のメールから PC のメルボックスに送るようにしてみている。
携帯電話の利用をもっと工夫したいところ。
ほぼ日手帳はいろいろ書いておけて、あとで見返してキュンとなれるので離れがたい。 しかしシステム手帳とあわせて手帳を2つ持ち歩くのも不便なので、ほぼ日手帳には一旦第一線を退いてもらうことにした。
ということで、旬を過ぎた手帳コーナーでダイアリーリフィル探し。
去年のほぼ日手帳での上記の書きっぷりを見ると、見開き1週間でなんとかおさまりそう。
箇条書きするので各日タテ・横そこそこあったほうがいい。
で結果、ASHFORD のNo.1505-008 週間ダイアリー(セパレイト)見開き1週間をチョイス。罫線がうるさくなくて良い。月曜始まりというのも良い。方眼が理想だがそれは諦めた。
今のところ2カ月先ぐらいまで入れておけば十分そう。
さてこれでうまくまわるかな。
今年は1月に入ってすぐに「ミニ6穴見開き1週間ダイアリー」に乗り換えてしまった(記事)ため、ほぼ日手帳は半年ほど眠ってもらっていた。
で結果としては「ミニ6穴 システム手帳 + 見開き1週間ダイアリー」は自分にとってはあまりよろしくなかった。
あたりが NG な点。
ミニ6穴手帳を使い始めた(記事)のは、GTD のリストの一部を Remember The Milk (RTM) から紙ベースに戻すためで、次の行動リストとプロジェクトリストについてはミニ6穴手帳で半年ほどやってみていた。
が1カ月前から使い始めた ThinkingRock (記事)がかなり良くて、この2つのリストはほぼ完全にこのソフトウェア上に移行してしまった。 ということで紙を交換できるシステム手帳のメリットが減ってしまった。
ミニ6穴 システム手帳を使ってみて、ほぼ日手帳の実用性を再認識。
はやっぱりいいわ。やっぱり復活させよう。
ほぼ日手帳使用再開したんで、GTD をサポートしているツールを久しぶりに書き出してみる。 今後は以下の体制で。
RHODIA No11 | inbox |
Remember The Milk (RTM) | inbox (携帯電話からメールで入力)、次の行動リスト(リピートものと買い物リスト) |
システム手帳 | いつか/もしかしたらリスト(願望系) |
Gmail | 外出先参照ファイル (KB ラベル) |
Google カレンダー | 時間を決めたスケジュール (マスター) |
ThinkingRock (TR) | inbox、次の行動リスト、プロジェクトリスト、いつか/もしかしたらリスト、tickler file |
ほぼ日手帳 | 時間を決めたスケジュール(コピー)、tickler file、次の行動リスト(Personal なものを ThinkingRock からプリントアウトしたものを挟み込む) |
キャプチャツールとしてのRHODIA No11 は使用開始(記事)以来3年ほど経つが健在。手書き時のキャプチャはこれ。 移動中で片手で入力したい時はケータイから Gmail フィルタ経由で Remember The Milk (RTM) 受信箱へ。
これらは ThinkingRock (TR) の inbox に投入される。PC に向かっている時は直接 TR へ。
基本は TR 上。階層化したプロジェクトの下に直接アクションを書いておけるのが非常に便利。それと次の次の行動を一緒にプロジェクト上に inactive として作成しておくと、前の行動を完了にすると同時に自動的に ASAP にしてくれる機能がある。これのおかげで思いついた先々の次の行動を積んでおけるのでグッド。
Personal なアクション・自宅がコンテキストなアクションについては、PC レスで参照したいので今のところデイリーで TR から PDF エクスポートして A4 で印刷し手帳に挟み込んでいる。これは工夫の余地あり。
ケータイから参照できるようにするため、買い物リストは RTM に。
ルーチンワークなどのリピート系も RTM。
TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
これも TR に全面的に移す予定。一部まだシステム手帳に残っている。
Google カレンダーがマスター。
という点で紙ベースより便利。
アポイントメント等の重要項目は、手書きでほぼ日手帳と同期する。 これはミーティングや自宅など PC レスでさっと確認できるようにしたいため。 同期の手間の削減と、同期漏れをないようにするのが課題。
Someday/Maybe については、指定した期日に再度通知させたい場合はやはり TR に入れておくことにしよう。 ただ、行きたい場所リストや願望的なリストは紙で眺めた方がよさそうなので、これはしばらくシステム手帳に。
これはそれぞれ適宜。 システム手帳に書いておいてもほとんど参照しなかった。 ケータイ用プライベート Wiki (記事)も結局使わなくなった。 TR の Reference も多分使わない。
外出先で参照する可能性のあるメモは、Gmail 上に KB (knowledge base の意で) ラベルをつけて置くようにしている。 ケータイから参照するのにはまずはこれで。
tickler については今までほぼ日手帳/ダイアリーのリマインドしたい日にメモしておくことで実現していた。これは継続。
TR の Someday/Maybe からの Tickle on も確実に inbox に入れてくれるという点で良さそげなので、一部使ってみることにする。
などの数年スパンで固定的あるいは逆に差し替えがおきるものについては、綴じ手帳だと融通がきかないのでやはりシステム手帳を潰せないんだよなあ。 これも今後の課題。
Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。
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