nDiki : コミットメント・リスト

2005年5月27日 (金)

すごい会議」をしてみる

昨日購入した「すごい会議」が面白いので俄然実践してみたくなった。 出社してから午前中に残りを読み終える。

「書いてから発表する」

すごい会議」では「書いてから発表する」のが大きなポイントになっている。 別に裏紙でもいいのだろうが、進行役の自分も初体験のミーティング方法なので、書籍の付録を参考に TeXミーティング用記入シートを作成しておいてみた。

これは作っておいた良かったと思う。今後調整を加えて使いやすいシートを作っておこう。 シートを作るのが面倒な人は、書籍の付録のシートをそのままコピーして使うだけでも良さそうである。

会議開始

自分を含め開発者3人で、ミーティングを開始。 「すごい会議」のことをついつい「できる会議」と口にしてしまう。うーん、何と混同しているのだろう。

ミーティングは前半1時間、あいだに別のスケジュールをそれぞれした後、夕方に後半2時間弱。

以下雑感:

  • 「書いてから発表」はそれぞれの考えの発表漏れが無いという点で良い。
  • 書く時間をどれぐらいに設定すれば良いかが微妙。人によって書く時間に違いがあるので、待ちの人が出る。
  • それぞれが発表した後の議論の進め方に工夫が必要。どういう雰囲気にするのがいいのかはまだ掴めず。
  • 「達成したいことはなにか?」「この会議で、達成したいことはなにか?」という点では、3者3様。それぞれどのような立場・意気込みでプロジェクト・ミーティングに臨んでいるかがわかって興味深い。さて、興味深いことがわかったとしてそれらをどうまとめて議論していくのがよいのか、はたと悩む。
  • 「どのようにすれば〜」への書き換えは、実際書いている途中で解決案がひらめきやすく効果を実感。
  • 問題点リストアップのところでタイムアップ。全手順をするにはそれなりに時間が必要(それとも議論 or 不要なコメント交換の時間が多すぎ?)。「戦略的フォーカス決定」「分野の抽出と担当割り当て」「コミットメント・リスト」というプロジェクトをドライブするのに必要な部分まできまらなかった。

参加者全員が慣れれば、事前にアナウンスしたアジェンダに対してすごい会議流に準備できて、よりスムーズに進むのかもしれない。 そもそも今までもミーティング開催アナウンスを効果的にできていないから、ここら辺も含めて見直す必要あり。

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2005年5月30日 (月)

すごい会議コミットメント・リスト影舞

すごい会議」のコミットメント・リストの話の部分を読んでいてすぐ思い浮かんだのは、影舞上にリストを作るということ。

影舞は比較的自由にフィールドをカスタマイズできるので、実際に作ってみた。

  • 「状態」は悩んだ結果、とりあえず「割当済み, 提案, 完了」とした。「提案」は無くてもいいかもしれない。
  • ゲストでも「状態」と「担当者」以外は書き換えられるようにした。ゲストによる変更を許可しないと、空にしたくないフィールドにはデフォルト値を設定しておかなければならないが、適切なものが思い浮かばなかったので。
  • 期日でソートとかできるといいけど、まあできなくてもいいか。
  • トップページで表示される一覧表で「最初の報告者」は表示しなくてもいいので report_index.rhtml をコピーして編集。

それなりに形になったかな。 後で簡単に導入できるように(不完全)影舞プロジェクトテンプレート化しておく。

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2005年6月3日 (金)

すごい会議」2度目

1週間前のとは別のプロジェクトで「すごい会議」を開いてみた。 といっても参加者は、前回のメンバとほとんどかぶっていて、新たに一人加わった4人。 3人はすでに前回途中まで「すごい会議」をやっているので、勝手がある程度つかめているかなといった感じ。

いま、うまくいっていることはなにか?

最初の手順であるが、これが意外と時間がかかる。 4人で30分弱。 ただ、雰囲気作りと書いてから発表するという手順に慣れるという効果を得るにはそれぐらい費すべきか。

達成したいことはなにか?

前回もそうだったが、本の通り「〜(精神的意味合い)となる」という形で考えるとなかなか困ってしまうようである。テンプレートを再考した方がよさそう。

この会議で、達成したいことはなにか?

それぞれの立場が列挙される。 「自分自身が一番影響を与える」という意識に参加者を導くという意味合いがある手順であるが、ここであげられた各人のテーマを司会者としてどう組んでいくべきのか悩む。 前回と同様の悩み。

いま直面している問題はなにか?

これが今回一番ブレイクした手順。 今回は以下のルールのもと進めてみた。

  • 「どのようにすれば〜」を順番にホワイトボードに書いていく時、思いついた解決策を思いついていればその場で赤で併記する。
  • すでに書いてある(自分の/他人の)「どのようにすれば〜」に対して、解決策が思いついたら好きなタイミングで赤でホワイトボードに書いてよいことにする。
  • 赤で書いてある解決策について、問題点を発見した場合はそれをまた「どのようにすれば〜」という形にして、ホワイトボードに黒で書き足す。これの解決策が思い浮かんだら同様に赤で書く。

このルールによって、面白いようにホワイトボードアイデアが書きこまれていく。 「どのようにすれば〜」は分割統治法で問題を解くエンジンではないかとこの間ちょっと思ったのだが、今回それを実感。

残り時間が少なくなってきたので、忙がなければならない解決策は担当決め。 後できちんとコミットメント・リストに入れる必要あり。

時間切れ

結局ここまでで、今日の予定2時間が経過したので、終了。 やはり、最低もう倍ぐらいの時間はないと最後までまとまらなさそうだ。

ホワイトボード

そういえばこのまえ雑談で「1人1台PC + プロジェクタ + Wiki」を使うことで、ホワイトボードに書く時間を減らして効率的にできるのではという話が出た。

1度はそいういう形式でやってみたいのだが、ホワイトボードに手を動かして書いていくというのも捨てがたい。

それから、噂のポスト・イット イーゼルパッドもぜひ使ってみたい。 ホワイトボードだと、先に書いた手順は消していってしまうから後で参照できない。 巨大ポスト・イットに書き込んでいって、会議の後の方でも壁に貼っていつでも参照できるようにするといった進めかたをしてみたい。

議事録

全員がそれぞれノートを取るのはちょっともったいないかも。 ミーティングのテンションが上がって、ホワイトボードへの書き出しが多くなるほどノート取りが大変になって、アイデア出しに使う頭が奪われてしまう。

  • デジカメで撮る (前回はそうしてみた)
  • イーゼルパッドを使う
  • 誰かが書記担当になる (少人数だと専任というわけにもいかない)

あたりのルールを決めて始めた方が良いかもしれない。

そうそう自分は FreeMindノートを取ってみた(結局自分も皆と同様ノートを取っていたのである)。 どんどん追記されていくホワイトボードをメモるのは、紙に書くより圧倒的に楽(紙だと書くところがなくなる)。 図がででくると困りそうだけれど。 やはりその時は手書きやデジカメ併用で、後で清書するしかないかな。

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2005年6月15日 (水)

すごい会議」と問題解決のスコープ

前回は松下君と2人で。 2人だとホワイトボード1枚で書ききれて、ある程度手書きでノートできる範囲。 3人を越えると厳しくなってくる印象。

今日は別のプロジェクトで、体調不良のプロジェクトマネージャーと飛び入り総務部スタッフ。 2時間で「いま直面している問題はなにか?」+「コミットメント・リスト作成」まで。 過去3回と同じ進み具合。

若手出席者中心で適用してみた今までとは違い、今回は「いま、うまくいっていることはなにか?」「達成したいことはなにか?」「この会議で、達成したいことはなにか?」はサクサク進んでいく。 この辺りは年の功か。

この方法でミーティングを進めていくと核心をついた問題解決に辿りつけるのだが、スコープが大きくなりすぎるきらいがある。 プロジェクトの範囲を越えて、組織の体制のプロセスの改善まで包含してしまうものもしばしば。

裏を返せばそこから改善しないと適切な問題解決にならないということで、それを実行すれば効果も大きい。普段なおざりになっている部分も出てくるし。

しかしながら労力とコストも結構なものになるので、どの程度までやっていくかのバランスが難しいところだ。

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2005年6月16日 (木)

TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究

TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究 すごい会議コミットメント・リストを作成していくと、コミットメントが明確になるぶんやる事も多くなってくる。問題解決のためにやってこなかった事だっだり、今まで気がつかなかった事だったり。

これらを達成していくと効果的に前進していけるはずであるが、さすがに多いと目がくらむ。重要度を把握し時間管理するスキルを高める必要がありそうだ。

ということで、まずはフランクリン・プランナーで有名な 「TQ - 心の安らぎを発見する時間管理の探究」を読んでみることにする。


[ 読書ノート ] [ お薦めの本 ]

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2005年7月1日 (金)

すごい会議はじめての全手順(2/2)

rimage:ISBN:4479791183

昨日の続き。

戦略的フォーカスを達成するのに、必要不可欠な担当分野はなにか? 15:00 - 16:00 (60分)

一人6つ程度担当分野を考えホワイトボードに書いた後にそれぞれ番号をふり、「n番とm番は一緒」という風にマージしていく。

結局4人のチームに対して8つの担当分野が決まった。

ここからは「一番効果的な担当者」を決める作業。 まずそれぞれの担当分野に適任と思う人を手元の紙に1人づつ書いてもらう。 書き終わったら挙手で人数を数える。

参加者の中で自身を少な目に投票した人がいて、その人が最初担当に浮かびあがってこないという事があったが、未決担当を再投票しなおして確定。

皆で決めた担当に対して反対意見はなし。 逆にちょっとそれがこわかったりするけど、皆それが一番効果的という事で納得したということでいいのかな。

それから一つの疑問は「どのようにすれば学習的配慮を含む担当決めができるか」。 この手順だと一番効果的な担当者が決まるのだが、もし「多少効果が低くなるけれど、スタッフの学習を考えた担当決めにしたい」時にはどうするのがよいだろう?

それぞれの担当者が、いつまでに何を達成すれば戦略的フォーカスが確実に達成されるのか? 16:00 - 17:30 (90分)

コミットメント・リスト作り。

皆それぞれ手元に書いてから、ホワイトボードにリストアップ。 依存関係をチェックして期日を調整したり足りないコミットメントを追加したりして、最終的に30強のコミットメントが確定。

自分も含めまだ、コミットメントのタイトルづけは不慣れ。 作業として書きがちな部分もあるが、慣れればコミットメントらしい表現ができるようになるだろう。

メジャーメントは今回明示的に書かなかった。 影舞上のコミットメント・リストに登録する際に、整理して決めることにする。

いまから1ヶ月以内に、自分の起こす一番大きな、インパクトはなにか? 17:30 - 17:45

チャレンジに必要なエネルギーのプレゼント手順。

自分にもチャージしておく。

終了 (合計約6時間、休憩含まず)

2日に分けて全手順完了。

全手順やったという満足感と同時に、担当決めとコミットメント・リストを獲得。

すごい会議」全手順は、プロジェクト開始時に1日かけてばっちりやるのが一番効果的なんだろう。で、チェックポイントでは「集団解決の型」を使う。

そういえば「集団解決の型」はまだ実践してないな。 今度使ってみよう。

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2005年7月4日 (月)

すごい会議の正しい手順

すごい会議FAQによると、付録の手順には誤りがあるらしい。

「最初の1、3、5が準備段階で一人でやる部分で、2からが参加者と一緒にやる部分」 すごい会議FAQより。

とのこと。すっきり!

  • 手順5がミーティング前に行うというのは自明なのでミーティング時にはパスしていた(事前の招待メール時に適用)。
  • その前に手順1、手順3 がくる事で手順5がパワフルかつ明確にできるようになると。
  • 手順3。どおりで出席者が悩むわけだ。今回は既に走っているプロジェクトのメンバだった事からある程度方向性を共有していたのでそれなりに書けていたんだけれど、これは1人でやる手順なワケね。手順3と手順9がかぶっていて進をちょっと迷ったのだが、これですっきり。

答えを作らない場所

また次の点も非常に参考になった。

ここでは、手順6、7、8は答えを作る場所ではないのです。 問題を前向きな形でたな卸しするだけです。 「答え」を提示する人がいたら、それはストップします(経営者自身がやってしまいそうになることも多くみます) ここで、誰かが「答え」を言ってしまうとドチッラケなのです。その答えが、各自、意識的または無意識のうちに手順11でコミットメントとしてその解決策が約束される可能性を最大化するためにやっているとお考えください。-- すごい会議FAQより。

もしや、思いっきりドッチラケだった?

さすがに手順8では答え作りしなかったけど、手順6、手順7では思いっきりアイデア出しに利用しちゃってたからなぁ。

  • 初期の頃やっていたミーティングでは、手順6までしか時間的に進まなかったこともありそこでコミットメントに落としてしまっていた(担当と期日設定)。
  • 先週の木金でやったミーティングでは、全手順を通してやるために手順6、手順7ではアイデア出しまでやった後、先に進めてみた。手順11でコミットメントを作る際、手順6、手順7で上がったアイデアを漏らしてしまわないかちょっと心配だったんだけれど、もともと答を作る場所でなかったのでなければ構わなかったということか。

リストにしてオシマイ

光栄な事にまた著者の大橋禅太郎氏よりコメントをいただいた。

初期のころの「この会議で達成したいことはなにか」を発表してもらってから、司会者がどうすればいいか? といったところがありましたが、司会者は特にそれについてはなにもすることはありません。そのほかにもグループとしての統一した「意思決定」がなくても進むやつは、リストにしてオシマイです。

ありがとうございます。非常に参考になります!

手順を眺めてみると、参加者と一緒にやる部分のうち前半はリストにしておしまいだ。確かにすごい会議の本文でも、実際に出席者が順に発言するところが描かれているけれどそれ以上は書かれていない。

そこに書かれていない何かをしているんじゃないかなとも思ったのだが、本当にリストアップだけで良かったのか。安心。

となると合意は

となる。

やはりすごい会議は最後の手順までやらないとオイシイところが食べられないわけだ。 ふむふむ。

はやく次のすごい会議の機会こーい。

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2005年7月7日 (木)

すごい会議で、どの手順で前のどの手順を参照する? 何を記録しておく?

すごい会議をしてみて

  • ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?
  • ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

という点が悩ましい問題であった。

その点について大橋禅太郎氏に質問して教えていただいた。 回答を私のサイトで掲載することのお許しをいただいたので、以下にとりまとめ。

ホワイトボードに書き出したもののうち、後の手順で参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

手順6,7,8,9,10,11。コミットメントリストをつくる際に、手順6,7,8,9,10の内容が見えればOK。 ホワイトボードでやるとはまるので、やはり巨大ポスト・イットを使うのがよい。

ホワイトボードに書き出したもののうち、会議終了後に参照できるようにしておけるようにした方が良いのはどれ?

手順6で思い浮かんだアイデアを活用するには?

目標達成に今役立つなら「コミットメント・リスト」に日付を入れた形で入れる。 そうでなければ(もしどうしても残したければ)どこか個人的にメモに残しておくのがお勧め(扱う情報は少ない方がよいとのこと)。

ぜんたろう節

上は私が要約しちゃったけれど、メールでいただいた返信は本の文章と同じ気さくでやさしい感じの文調であった。 いやむしろ、普段の雰囲気がそのままうまく本になっているというべきなのかな。

p.s.「すごい会議」で大きな敵は、「薄いホワイトボードマーカー」ですね。

には

そのとうりです。で近くにいいゴミバコがないことがほとんどなので、薄かったら、「床にすてる」が手順です。(あとでゆっくりゴミバコに入れればいいです)

とコメントいただいた。最高!

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2005年10月19日 (水)

コミットメント・リスト vs ガントチャート

会社の人が市販のガントチャートソフトウェアを購入して、現在本格導入を検討しているとのこと。

 社内にはコミットメントをコアにした管理手法もあり、
 その優位性は十分に認めている。

 しかし、単純にガンチャートがすきなのである。
 特に見た目、がね。

 -- GAKUさんの日記 「これは好みなのだ」 2005年10月18日 13:10 より

とのことだ。 コミットメント・リスト派とはまさに私の事である(多分)。 いい機会なので自分の中でも、コミットメント・リストガントチャートについて整理しておこう。

ここで言うところのコミットメント・リストというのはすごい会議で紹介されているものである。

ちなみに私はプロジェクトマネジメントについては教育を受けたこともないし、明確な手法を導入したプロジェクトマネージャーの下についたこともない。 「ガントチャートは駄目」だとも思っていない。 以下は試行錯誤を繰り返している中での現在の私見である。

どちらも特徴・欠点があり適材適所(と好み)があるのだと思う。 両方同時に使っているケースもあるであろう。 またこれらは一つのツールであるから、本来はもっと上位の管理手法まで議論しなければならないであろう。

モデル

コミットメント・リストでは「期日」という点で「成果」をリスト化する。 一方ガントチャートでは「期間」という点で「作業」をリスト化する(たいがい)。

  • 作業時間がある程度精度よく見積もれる
  • 作業時間と成果が比例的である

であるような場合はガントチャート計画しやすい。

逆に言うとそうでない場合は、コミットメントベースの方が合っているように感じる。

ガントチャートを利用したマネジメントの特徴

  • マネージャーからのトップダウン的なスケジュール向き
  • リソースの多重度を把握しやすい (本来はかけもちさせない方がいいと思うが)
  • 比較的多人数のチームでもいける
  • リソースがタスクに時間を割く割合を設定できる (やろうと思えば)
  • 人月計算/コスト積算できる
  • プロジェクト外からの割り込みの発生によって狂いやすい
  • 成果がみにくい
  • チェックしにくい
    • 「進んでますか?」「はい作業中です」「どれぐらい?」「うーん、30%ぐらい」
  • ぱっと見、計画できている気がする
  • 期間が長いと、チャートが見にくくなる
  • 1日単位で見積もりたくなる
  • 休日が気になりだす

コミットメント・リストを利用したマネジメントの特徴

  • 担当の裁量を尊重・重視
  • コミットメントのクロスチェックがしやすい (コミットメント、メジャーメントの明文化)
  • 期日前にせっぱつまりやすい
  • 依存関係が複雑だと把握しにくい
  • 専用のソフトウェアがなくても可能
  • 他のプロジェクトと兼任しているリソースの稼働状況がわかりにくい
  • 線表派からみると計画だと思ってくれないかも

自分がガントチャートでうまくいかなかった点

ソフトウェア開発で線を引いてみたときの感想

  • スケジュールの変更があった時に面倒
  • 現状とあわなくなってくるとだんだん見なくなった
  • 結局だんだんメンテナンスしなくなってしまう
  • 進捗チェック時に、ガントチャートで○○%と入力しても適当で意味がなかった

コミットメント・リストでうまくいっている点

  • 成果が達成できているか、そうでないかが明確
  • 達成できていないコミットメントのチェック、フォローができている
  • 担当自身が忘れていたコミットメントもクロスチェックで再認識できる
  • コミットメント一つ達成するたびに「いい気分を味わえる」

まとめ

現在自分がマネジメントしているような、ソフトウェア開発の含まれる少人数体制のチームではコミットメント・リストベースがかなりイケているように思われる。

必要であるならば適応型ソフトウェア開発にあるような、タイムボックス(サイクル)を設定してコンポーネントを割り当てる形で長めの計画をコミットすればよいであろう。

ガントチャートは、それこそ「依存関係のある工程が順番に進んでいく」「クリティカルパス重要」のようなプロジェクトにはいいんだと思う。 自分が扱っているプロジェクトがそういうものではないのだなと。

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2005年10月27日 (木)

情報カードを使って高速すごい会議

プロジェクトの後期フェーズのキックオフミーティングすごい会議スタイルで開催。 もろもろの制約条件があって2時間程度しか時間がとれないので、今日はスピーディに進めたい。 幸い参加者はみなすごい会議慣れしていて、結束力もある。

今までのすごい会議では参加者が「各発言時にホワイトボードに書く」という部分に時間がかかっているようなので、今回は買ってきた情報カードを利用してみることにした。

参加者は計4人。

今回の方法

  • 「書いてから発表する」にあたりワークシートに書き出すのではなく、直接B6の無地の情報カードに書く。
  • 基本的には1カード、1項目にする。
  • B6だと(机に広げるには)大きすぎるので適宜切る。
    • 問題点などを書く時は、情報カードを半分に切って書く。
    • 担当分野を書く時は、情報カードを6つに切って書く。

はっ、速い。

今回はミーティングスペースの都合から前半ホワイトボードが使えなかったこともあり、発表はテーブルの中央に情報カードを披露する形で行うようにした。 ホワイトボードに書く手間だけでなく、立って移動する手間もない。

さすがに時間が短いし参加者が慣れているということで、いくつか手順をはしょろうかと思っていたのだが、結局フルセットやって2時間15分で完了した。

巨大ポスト・イットも使ってみたいけれども、コスト的にもスピード的にもカード式もなかなか良いことを実感。

感じたメリット

  • 速い。
  • そのままカードが記録になる (後の手順で使える)
    • 担当決定後のコミットメント作成時に参照情報として、問題点カードを適任である担当へそれぞれ渡せる。
  • 同じ発言を集めて整理できる。担当分野の抽出も非常に効率的。
  • コミットメント・リスト作成時には簡単に日付順に並べ替え、挿入ができる。

ルール化すると良さそうなこと

  • 濃い目で太字のペンで書く。
  • 字は大き目に書く。
  • 手順名(キーワードでも可)を書く(あとでどれかわからなくなる)。
  • 誰のカードかわかるようにする(発言者名、イニシャルなどを書く)。

4人で着席してやるならば、情報カードは最初からもう少し小さいものでもいいかもしれない。

影舞でのコミットメント・リストの状態を改良

影舞コミットメント・リストを作成して運用している。

今までコミットメントに設定できる状態として

  • 提案
  • 割当済み
  • 完了

を用意していた。

担当は「割当済み」コミットメントを達成すると状態を「完了」に変更するのだが、そうすると割当済みリストから消え、よく見る影舞のプロジェクトトップページに表示されなくなる。 メンバにメールで通知がいくものの、全員で完了の合意が取れていないのがちょっとよくないな。なので、

  • 提案
  • 割当済み
  • 確認待ち
  • 完了

のようにしてみた。 担当が達成したと判断したら「確認待ち」とし、コミットメント・リストの進捗チェック時に皆で確認した上で「完了」とする流れに。 これでより、プロジェクトの状態を皆で共有できるのではないかと。

ちなみに「提案」は一度も使われていないので不要のようだ。

[ 10月27日全て ]

About Me

Naney Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

About nDiki

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。

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