nDiki : 次の行動リスト

2005年9月29日 (木)

やはり「次の行動」は今日の分をわけない方が良い

PalmDateBk5 (+ Progect)で GTD を実践している。 「DateBk5 + Progect で GTD」でまとめたとおり、次の行動To Do の機能を利用してリスト化している。

当初は「今日の分」の次の行動を「優先度1 の To Do 項目」とし、それ以外の次の行動を「優先度2 の To Do項目」として入力していた。 これにより優先度順の並び換えにより優先順位の高いものが上に来るため見やすいかなと考えていた。

その後、項目名に【状況名:時間】をつけて

 【家:15】○○掃除
 【家:30】データバックアップ

のように入力し、状況別のグループ化と時間順のソートをするようにするように方法を改良。 これによってGTDにおける「行動を選ぶための基準となる四つのモデル」の「状況」「利用できる時間」別にさっと目を通せるようになる。

しかしそうすると「今日の分」と「そうでない分」をわけてていることで、同じ「状況」の次の行動リストを2つに分断されてしまい、目でスキャンしなければならない場所が2カ所になってしまう。 これは不便。

ということで最近は、全て同じ「優先度2 の To Do 項目」として「次の行動」を入力し、そのかわり優先度の高いものはボールドや大きいフォントサイズを設定することで目立つようにしてみた。

この方がリストをチェックしやすい感じだ。

まだまだ運用方法には改善の余地あり。

スポンサード リンク
[ 9月29日全て ]

2005年10月3日 (月)

先送りに立ち向かう

GTD次の行動リストにいつまでも完了しないタスクがある。 どれもやりたい/やらなければならないモノだからリストの登録されている筈なのだが、なぜかいつまでもそこにある。

なぜ先送りしてしまうのか。タスクを見てみる。

  1. 後回しにしても大丈夫そうなタスク。後でやればいいやといつも思ってしまうタスク。
  2. エネルギーが沢山いりそうなタスク。時間がかかりそうなタスク。面倒なタスク。
  3. 着手すると、新たなタスクがさらに増えて困ることになりそうなタスク。
  4. リストをチェックした時に限って実行できないタスク(タスクが実行可能な時にはリストをチェックしないので、忘れてしまっている)
  5. 実行不可能なタスク (本来「次の行動」として適切ではないもの)
  6. 依存関係ですぐに実行できないタスク。
  7. 具体的ではなくて、すぐに行動に移せないタスク。
  8. 他人と調整しないと着手できないタスク。
  9. 苦手な相手が関係するタスク。

どのタイプかにもよるが、それぞれのタスクについて勇気をもって向きあわねばらない。

次の行動として適切でなかったものについては、

など整理しなおすべきか。

心理的障壁によるものについてはどうするべき? より心理的障壁の低いものにコンバートするのがいいのかな?

参考

[ 10月3日全て ]

2006年3月27日 (月)

DELFONICS の Rollbahn Memo を GTD ツールに投入

去年からはじめた GTD であるが当初は Palm 1本でやっていたのである程度うまくいっていたのだが、ほぼ日手帳A6 方眼ノートTask Coach 等いろいろ手を出しているうちにちょっと運用が滅茶苦茶になってきてしまった。

一旦ツール群を整理しよう。 基本部分は紙ベースにしようかと思う。 Palm も捨てがたいが、速記性と常時確認性の点でちょっとストレスを感じる部分があるんだよね。

収集バケツ

いつでも身近に置いておける RHODIA No11 に集約することにする。 ついその辺の裏紙にやる事リストを作ったりメモを取ったりしてしまうが、これだと1個所に集まらないので基本は全部 RHODIA にしたい。

各種リスト

それぞれ「ダイゴー ハンディピックリフィル C8106 方眼17」1冊ずつ用意。 A6 方眼ノート比較の中で一番リスト向きと判断。

薄いので4冊でもまあ許せる範囲。

参照資料について最終的にはは PC 上で管理した方がよいかもしれない。 ハンディピックは一次保持領域として。

予定表

今年はほぼ日手帳で。ログも兼ねている。

次の行動リスト

デルフォニックス ロルバーンポケット付メモ [S] を試してみることにした。

  • リングノートなので RHODIA と違って、複数ページにリストが増えても問題ない (RHODIA だと1枚以上のチェックリストを保持しにくい)。
  • 表紙がしっかりしているし、ゴムバンド付きなので携帯に便利。
  • RHODIA No11 とほぼ同じサイズでこれまた携帯に便利。
  • 方眼なのでチェックリストにも最適。

rimage:/nDiki/Flickr/120732610.jpg

その他「ミシン目があって切り取りメモ帳的な使い方もできる」など優れもの。 万年筆での書き心地も良い。

もっと上のサイズであるが Rollbahn を使っている人が1人いて、なかななか洒落た感じがして好印象でもある。

つい外出時に RHODIA No11 にチェックリストを作ってしまっていたが、考えるとこれだと 'IN' と 'Next Actions' がごっちゃになってしまってよろしくなかった。

別途 'Next Ations' 用のノートを物理的に別に持ち歩いた方が良いかと。

しばらくこれでやってみよう。


[ 製品レポート ]

[ 3月27日全て ]

2006年3月30日 (木)

そうか、備忘録ファイルがあればいいのか

今週から GTD の実装を見直して各種リストを整理している。

収集バケツにあるアイテムを処理する際に迷うのが「後でやる必要があるのだけれど……」てやつ。

例えば

  • (前提条件が未定だったりして)今は具体的に物理的なアクションに変換できない
  • 次の行動リストに入れるには早過ぎる
  • 予定表に書くほど特定の日に実行すべき内容ではない

のようなもの。

いつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと定期的にレビューするとはいえ、タイミングを逸してしまう可能性があって不安である。 そのようなものをいつか/もしかしたらリストへ入れてしまうと、リストのレビュー頻度を上げて、かつ全スキャンが必要になりコストが高い。

ということで GTD 本を読み替えしてみる。

備忘録ファイル (tickler file)

そうか 43 folders として実装されたりする備忘録ファイルがこの用途にはあるのか。

いや、もちろん本を読んでそういうツールがあることは知ってはいたけれど、GTD の処理フローチャートには現れないのでオプション扱いだと思っていたよ。

私自身、「備忘録」ファイルを使いだして何年にもなりますが、今ではこれなしではやっていけないほどです。-- 仕事を成し遂げる技術 p.228

う。かなり効果的なツールだったのか。 読み返すと、いろいろな個所で備忘録ファイルを使うと書いてあるし。

さっそく導入。

さすがに43個のフォルダは大変なので、まずは他とそろえてハンディピック 方眼17 で実装してみておく。 1日1ページ、月毎のページは1月を見開き2ページとして、ページに日/月を見出しとして全部書き込む。

で特定の日に受けとるアイテムはその日付のページに、月番号付きのチェックボックスリストとして書き込んでおくことにする。

これで朝1度その日のページをチェックすれば思い出すことができるので、忘れておくことができる。

このあたりはやはり DateBk5 (Palm) を使った方が便利なんだけれど、総合的に今回は一旦紙中心にしてみるということでこのようにしてみた。

しばらく使って使い勝手を確認して再検討することにしよう。

[ 3月30日全て ]

2006年4月27日 (木)

会社に置き忘れた定期券の所在ををライブカメラで確認

rimage:/nDiki/Flickr/136868717.jpg

今日は誕生日ということで早めに会社を出たのだが、駅の近くまできてフリースジャケットのポケットに何も入っていないことに気がつく。 「あ、定期券忘れた」。

慌ててでたせいで、定期入れを忘れてきてしまったらしい。 GTD 用の RHODIA と、次の行動リストも一緒に忘れてきてしまったのもかなり痛い。 しかしここまできて取りに戻ると早く会社を出た意味がなくなってしまうので、泣く泣く切符を買って帰宅。

明日出社すれば定期入れはどこかにあるはずだが、はてしかしどこに置いてきたのだろう。

あ、そういえばライブカメラがあるじゃないか。 ということで帰ってさっそくアクセス。 Web ブラウザから BL-C10カメラ方向を移動させて机の上に向けてみると、ぽつんと置いてあった。 こういう時には、向きの変えられるライブカメラは非常に便利。

まだオフィスに残っている(カメラのモータ音で、私が家からアクセスしているだろうことは感ずいている)同僚に Skype チャットで話しかけたら、あれよあれよとデスクの上が大変なことに。

主犯は zakwa 女史だな。ばっちり腕が写ってますぜ。

http://www.naney.org/img/2006/webcam/2006-04-27-185008.jpg

とりあえず定期入れを端に寄せてもらって一安心。

[ 4月27日全て ]

2006年9月26日 (火)

GTD アクション確保のための時間割

複数の提案書レビューをショートサイクルで繰り返すというスタイルのフローをいま実践中で、そのため最近はスケジュールにミーティング時間がどんどん書き込まれるという状態である。

自分の中でルールを確立していないため、ミーティング時刻の設定はなんとなく。 何も考えずにこのまま続けていくと、スケジュールがミーティングで埋まってしまいそうだ。 しかしそうなるとその他のアクションが実行されず、責任ある仕事ができなくなってしまう。

いい機会なので、GTD にある次の行動リストの項目を実行するための時間帯とミーティング時間帯をある程度分けて決めてみてしまうことにした。 生理的な「はかどる時間帯」等も考慮してタイムテーブルを考えてみた。

行動代替備考
10:00GTD プランニング / 論理系アクション実行
11:00論理系アクション実行
12:00
13:00アクション実行*1
14:00メール処理 / GTD 待つリストチェック・巡回 / アクション実行社内ミーティング*1
15:00社内ミーティング単調アクション優先実行 *2
16:00社内ミーティング単調アクション優先実行 *2
17:00メール処理 / アクション実行社内ミーティング
18:00GTD in-box 処理、キャッチアップ

論理的な仕事に向いている午前中には社内ミーティングを入れずに、頭を使うアクション(計画や提案立案など)を実行したい。

14:00 - 15:00 は眠くなる時間帯のようなので、待つリストをチェックして他の人に状況を確認するなど、コミュニケーション用時間とする。

社内ミーティングは原則 15:00 - 17:00。場合によっては前後 1時間もミーティング設定可。この時間帯にミーティングがない場合は、単調作業があればこなすようにする (貴重な午前中にやらないように)。この時間帯は繰り返し作業などに向いているらしい。

そういえば社内ミーティング 13:30 開始っていうのがあるのだが、これは準備する側の時には楽だけれど、そうではない側の時はその30分が中途半端であまり効率が良くないというのが最近の印象だ (その隙間時間を活用するのが GTD の極意ではあるのだが)。

最後の1時間は日によって無かったりする可能性があるので、バッファ的な時間としておく。in-box もここで処理しておく。

まずはこれでトライ。

[ 時間管理 ]

[ 9月26日全て ]

2006年10月30日 (月)

腰リールって痴漢と間違えられないだろうか?

rimage:/nDiki/Flickr/284197279.jpg

いつでもメモを書けるようにするためのツールとしては腰リールが有名である。

自分は流石にそこまで進歩的なスタイルは取れないので、腰に HEAD PORTERPDA ポーチを下げ、最近使わなくなった CLIE のかわりに inbox 用の RHODIA No11 と次の行動リストを書いた Rollbahn を入れている。

これで街歩きや出勤中でも好きな時にメモが取れる。

いや、取れないシチュエーションがある。

それが電車の席に座った時。

電車の座席に座ったら、左右に幅をとらないように PDA ポーチごと腰の後に回して腰とせもたれの間に押しこむようにしている。 そうすると隣に人がいる場合、もはや到着駅までメモが取り出せなくなってしまうのだ。

下手に取ろうとすると、隣が女性なら痴漢と勘違いされそうだし、女性でなかったとしてもスリと間違われるかもしれない。

これは腰リール派の人も同様な悩みをかかえているのではないかと思うのだが、どうなのだろう。

やっぱり、胸ポケットかネックストラップにサブのメモツールを用意することを考えた方が良いのかもしれない。

[ 10月30日全て ]

2007年3月19日 (月)

GTD 次の行動リストノートをワンサイズアップ

rimage:/nDiki/Flickr/426659550.jpg GTD Next Actions リストについては、去年の3月27日以来、デルフォニックス ロルバーンポケット付メモ [S] を使っていた。 このサイズだとカバーをつけた RHODIA No11 と一緒に HEAD PORTER TANKER PDA ポーチに放り込んでおけて、これはこれで便利である。

外出先での次の行動リスト携帯電話

ただ1年間使ってみた結果、「次の行動」のうち外出先で参照するのは主に買い物リストのみであることが判明。 これぐらいであれば「外での次の行動」は、最近買った携帯電話に入力してそちらで済ませてしまった方が、身につけておくものが減って楽そうだ。 今後はしばらくそのようにしてみることにする。

Rollbahn はワンサイズ上に

そうすると「その他の次の行動リスト」を書いておくノートは持ち運びに適した A7 ノートでなくても良くなる。

Project リストや Someday / Maybe リストを書き込んであるダ・ヴィンチ ジャストリフィルサイズ システム手帳にマージしてしまうというのも手であるが、今使っているリング径 8mm では実は既にちょっと限界。

ということ今度は同じくロルバーンポケット付メモ [M] を使ってみることにした。

もうソニプラとは呼べない

近所の PLAZA で調達。

先週3月15日に Sony Plaza (ソニープラザ) から PLAZA (プラザ)に変更されたため、もうソニプラと呼べない。 なんか慣れない感じ。

ちなみに社名自体は(元?)親会社のソニー2006年2月に発表した小売事業の再編に伴う方針の流れで、既に去年の5月1日に株式会社ソニープラザはプラザスタイル 株式会社に変更されている。

さらばソニプラ。

[ DELFONICS ]

[ 3月19日全て ]

2008年6月23日 (月)

Task CoachGTD

今月の頭あたりから仕事関係の GTD プロジェクトを手帳から Task Coach に移して GTD を運用していた。

手帳から Task Coach にした理由だ。

RTM で済ませられればそれでいいのだが、RTM はサブタスクツリーが作れないのが致命的につらい。

プロジェクトリスト

Task Coach 上のタスク・サブタスクを使って、プロジェクト・サブプロジェクト・次の行動とブレイクダウン。

次の行動リスト

次の行動用に「Action」というカテゴリを作っておき、Task list view を Action カテゴリでフィルタリングすることで、次の行動リストが得られる。 その状態で HTML エクスポートして Web ブラウザ印刷すれば、次の行動リストシートができる。

完了予定日

完了予定日を設定することで、タスクリスト・タスクツリーを日付順にソートできる。 期限のあるプロジェクト・アクションをを優先的にレビュー・実行していくことができる。

総評

ということで2週間ちょっとやってみた。 その後 ThinkingRock に出会ってしまったため、移行してしまうことにした。

やはり GTD 用にデザインされたツールの方が、一般用のタスク管理ツールよりも運用しやすいことを実感。

[ 6月23日全て ]

2008年7月22日 (火)

ほぼ日手帳復帰

今年は1月に入ってすぐに「ミニ6穴見開き1週間ダイアリー」に乗り換えてしまった(記事)ため、ほぼ日手帳は半年ほど眠ってもらっていた。

見開き1週間ダイアリーで NG だった点

で結果としては「ミニ6穴 システム手帳 + 見開き1週間ダイアリー」は自分にとってはあまりよろしくなかった。

  • (これは無印良品ミニ6穴手帳の問題なのだけれども)「パタン」と開いていてくれないので、机の上であまり活用する気にならなかった。
  • 結局ペンホルダーをつけなかったので、さっと書くためのペンが手帳のそばになかった。
  • 厚さの問題で3カ月分のダイアリーしか入れないようにしたのだが、毎週入れ替えていくのが面倒だった。
  • スケジュールのマスターは完全に Google カレンダーにしてしまったので、見開き1週間ダイアリーに書くのは tickler file 項目とミーティング時参照用に重要アポイントメントの転記のみで1日1回程度しか参照しなくなった。

あたりが NG な点。

ThinkingRockミニ6穴手帳のポジションを奪われる

ミニ6穴手帳を使い始めた(記事)のは、GTD のリストの一部を Remember The Milk (RTM) から紙ベースに戻すためで、次の行動リストプロジェクトリストについてはミニ6穴手帳で半年ほどやってみていた。

が1カ月前から使い始めた ThinkingRock (記事)がかなり良くて、この2つのリストはほぼ完全にこのソフトウェア上に移行してしまった。 ということで紙を交換できるシステム手帳のメリットが減ってしまった。

ほぼ日手帳の実用性

ミニ6穴 システム手帳を使ってみて、ほぼ日手帳の実用性を再認識。

  • 方眼
  • 1日1ページ
  • 「パタン」と開く
  • バタフライストッパー

はやっぱりいいわ。やっぱり復活させよう。

[ 7月22日全て ]

About Me

Naney Naney

Naney (なにい)です。株式会社ミクシィで SNS 事業の部長をしています。

About nDiki

nDiki1999年1月に始めたコンピュータ日誌を前身とする NaneyWeb 日記(兼パーソナルナレッジベース)です。

#nNote タグがついている記事は他の記事に比べて、より断片的・未整理・不完全なちょっとしたノートです。まだ結論に至っていない考えなども含まれます。頻繁/大幅に更新したり削除したりすることがあります。

※本サイトの内容は個人的見解であり所属組織とは関係ありません。

Other Notes

ナレッジベースアプリケーション Obsidian で書いているノートの一部を notes.naney.org で 公開しています。

最近検索されている記事

月別インデックス
Process Time: 0.0539s / load averages: 0.31, 0.45, 0.62
nDiki by WATANABE Yoshimasa (Naney)
Powered by DiKicker